Cómo deducir los gastos de viajes de negocios

¿Viaja por su propio negocio? ¿Tiene empleados que viajan? Asegúrese de saber que los gastos de viaje son deducibles y cuáles no.

¿Cómo se determina el "viaje de negocios"?

Los viajes de negocios son un término específico determinado por el IRS para describir viajes fuera de su hogar fiscal que es "sustancialmente más largo que el trabajo de un día normal" y que requieren que duerma o descanse mientras está fuera de su hogar.

También debe dormir fuera de casa para poder deducir estos costos.

El viaje también debe ser "temporal" (que dure menos de un año).

Para viajes de negocios fuera de su hogar, puede deducir ciertos costos:

Puede deducir los costos de viajar en tren, autobús o avión entre su casa de impuestos y su destino de negocios. Para viajar en barco, consulte la sección sobre cruceros a continuación.

Automóvil / Camioneta

• Puede deducir los costos de operación y mantenimiento de su automóvil o camioneta, utilizando los gastos reales o el subsidio por millaje estándar del IRS. Si usa la asignación estándar por millaje, también puede deducir los peajes y los gastos de estacionamiento. Lea más sobre los gastos de viaje en automóvil / camión y la tarifa estándar de millaje del IRS.

Taxi, autobús de cercanías, limusina del aeropuerto

• Puede deducir los costos para llevarlo de un aeropuerto a su hotel o a una ubicación comercial.

Equipaje y envío

• Los costos para la entrega de equipaje o para el envío de materiales comerciales entre su ubicación de trabajo habitual o su domicilio fiscal y un lugar de trabajo temporal son deducibles.

Alojamiento y comidas

• Puede deducir los gastos de alojamiento y comidas fuera de su hogar en una tarea comercial. Puede enviar los gastos reales o utilizar las tasas de viáticos, según lo determine el IRS.

Deducciones por tipos especiales de viajes

Convenciones y ferias comerciales
Si viaja a una convención o feria comercial, es posible que necesite mostrar que la convención está directamente relacionada con su empresa o asociada a ella.

Si tiene un puesto de ventas en la convención, eso calificaría. Si usted es un delegado de una convención, el propósito de la convención debe estar relacionado con su negocio.

Cruceros El costo del viaje en cruceros, incluso para fines comerciales directos o asociados, es limitado. Es posible que tenga un costo total de $ 2 000 para el crucero, y es posible que se apliquen otras limitaciones. Esté preparado para proporcionar documentación de que las actividades del crucero estuvieron relacionadas con fines comerciales.

Cómo documentar los gastos de viaje

La parte más importante del proceso de deducción de los gastos de viaje es guardar todos sus recibos. No tiene que guardar copias en papel, pero debe poder sacar un recibo separado (no solo un artículo de línea en una tarjeta de crédito) para mostrar (1) fecha (2) detalles de gastos (3) monto gastado y ( 4) fines comerciales.Sea lo más específico posible.

No olvide que los gastos de viaje deben ser, según lo establece el IRS: "gastos ordinarios y necesarios incurridos mientras realiza su actividad comercial o comercial".

Para más información sobre deducciones fiscales para viajes de negocios, consulte la publicación del IRS 463 - Gastos de viaje, entretenimiento, regalo y automóvil.

Dónde mostrar estos gastos

• Para propietarios únicos y LLC de un solo miembro, muestre estos gastos en la sección "Gastos" del Anexo C
• Para asociaciones y sociedades de responsabilidad limitada de múltiples miembros, muestre estos gastos en "Deducciones "sección del Formulario 1065
• Para corporaciones, muestre estos gastos en la sección" Deducciones "del Formulario 1120.

Descargo de responsabilidad
Este artículo presenta información general; No soy un abogado de impuestos o un especialista en preparación de impuestos. Consulte las publicaciones del IRS y envíe las preguntas a su asesor fiscal.