Cómo planificar una reunión de la empresa

Felicidades! Su empresa llevará a cabo una reunión para un grupo de empleados seleccionados de todos los niveles de la empresa. El CEO le ha otorgado la responsabilidad de Project Manager para el evento. Estos consejos y plan de proyecto de muestra demuestran una forma en que un Gerente de Proyecto podría abordar la construcción del plan del proyecto para una reunión de la compañía o un proyecto similarmente complejo.

Planifique previamente el proyecto

Su primer paso es planificar el plan.

Empiezas discutiendo el evento con las partes interesadas. Si esto se hizo el año pasado, ¿qué salió bien? ¿Qué salió mal? ¿Quién manejó el proyecto y pueden ayudarlo a evitar trampas este año? Dado que el CEO le asignó el proyecto, ¿qué quiere él / ella fuera del evento? ¿Cuándo será el evento? ¿Dónde? ¿Cuál es el presupuesto?

Reúna tanta información como pueda. Este será el esqueleto sobre el que construirá el plan del proyecto.

Build the Team

¿Qué otros recursos necesita para que este proyecto sea un éxito? ¿Hay personas en otros departamentos que puedan ayudarlo a que este evento sea un éxito? ¿Qué necesitas hacer para obtener ayuda? ¿Puedes preguntar o necesitas obtener la aprobación formal de su jefe? ¿Cuánto tiempo necesitas de ellos? ¿Qué habilidades específicas necesitas que brinden? ¿Alguien más puede proporcionar esa habilidad si la persona que quieres no está disponible?

Dado que esta es una reunión de toda la compañía, ¿cómo puede ayudar a RR.HH.?

¿Necesita ayuda del Departamento de Instalaciones? ¿Qué hay del Departamento de Marketing? ¿Necesitas ayuda en esa área?

Planificar la agenda

Una vez que sepa cuánto durará la reunión, comenzará a completar los bloques de tiempo. ¿Necesitas un altavoz de apertura? ¿Quien será? ¿Vas a mantener a los asistentes juntos o los dividirás en grupos más pequeños para una parte del programa?

¿Cuántos otros oradores necesitarás? ¿Quién instalará las sesiones más pequeñas si sales?

¿El evento tomará más de un día? ¿Cómo cerrarás el día uno? ¿Cómo va a volver a abrir en el segundo día?

¿Cómo terminará al final? ¿Necesitas un discurso de clausura? ¿Cómo manejará la logística de las personas que visitan el hotel si reserva una?

Encuentra el espacio

Descubre cuántas personas vendrán. A continuación, determine la cantidad de espacio que necesita. ¿Dónde se llevará a cabo el evento? ¿Hay espacio en la oficina corporativa o necesitas un espacio más grande? ¿Desea el CEO que la reunión se realice fuera del sitio para que la gente se pueda concentrar, o quiere que se retenga en la oficina para minimizar el costo?

¿Qué propiedades en su área pueden proporcionarle el espacio que necesita? ¿Es un hotel cerca del aeropuerto una buena opción para minimizar el tiempo de viaje para las personas que llegan desde fuera de la ciudad o si encuentra algo fuera de la ciudad que sea más tranquilo?

¿Qué cobran los diferentes lugares por sus instalaciones? ¿Qué incluyen y qué necesitarás comprar y haber traído? ¿Asignarán un individuo para que trabajes? ¿Cuál es su política con respecto a material y personas del exterior?

Pull It Off

Después de haber reunido las respuestas a al menos la mayoría de estas preguntas, puede comenzar a armar el plan del proyecto.

Recuerde que lo que estamos mostrando aquí es la lista de tareas del proyecto, la estructura de desglose del trabajo (WBS) solamente. No incluye ninguna de las dependencias entre tareas o las líneas de tiempo. Esos se agregarían más tarde.

Plan de proyecto de reunión de empresa de ejemplo

En Cómo planificar un proyecto utilizando las herramientas básicas de gestión de proyectos, discutimos el pensamiento detrás de la planificación de proyectos y el uso de habilidades de gestión de proyectos durante el proceso de planificación. Así es como una estructura de desglose de trabajo (WBS) del plan de proyecto podría buscar un proyecto para planificar una reunión de la empresa:

1. Planificar previamente el proyecto

1. Determinar el presupuesto
2. Discutir con el CEO para establecer los objetivos del proyecto
3. Contactar al anterior Project Manager (PM) para obtener consejos
4. Determinar la lista de interesados ​​
5. Comunicarse con los interesados ​​para obtener información.
6. Establecer la fecha preferida para el evento
7. Determinar cuántos oradores / presentadores se necesitan
8. Determinar cuántos miembros del personal de soporte se necesitan
9. Determinar cuántos empleados asistirán
10. Enumerar posibles ubicaciones para el evento > 2. Build The Project Team

Obtener representante de Marketing

1. Obtener representante de HR
2. Ver si Compras asignará a alguien para ayudarlo
3. Pedirle a Susan que maneje todos los detalles de los oradores
4. Obtener representante de las instalaciones > Programar la reunión de inicio del equipo del proyecto
5. 3. Desarrollar la agenda
6. 3a Plan Día uno

Establecer hora de inicio

Establecer hora, organizar el lugar y el personal para el registro

1. Establecer la duración de la sesión de la mañana
2. Establecer la duración de los discursos
3. Calcular el número de oradores necesario para la sesión de la mañana
4. Reclutar altavoces
5. Plan de descanso a media mañana (tiempo y duración)
6. Organizar la renovación de la sala de conferencias durante la pausa (agua, basura, etc.)
7. Planificar la hora del almuerzo (tiempo, duración , ubicación, menú, quién paga)
8. Planificar la sesión de la tarde (duración, número de oradores)
9. Reclutar oradores de la tarde
10. Plan Día 1 cierre (hora, quién, duración)
11. 3b Plan Día Dos > Establecer hora de inicio
12. Establecer la duración de la sesión de la mañana

Calcular el número de altavoces necesarios para la sesión de la mañana

1. Reclutar altavoces
2. Planear descanso a media mañana (tiempo y duración)
3. Organizar la renovación de la sala de conferencias descanso (agua, basura, etc.)
4. Planifique la hora del almuerzo (hora, duración, ubicación, menú, quién paga)
5. Planifique la sesión de la tarde (duración, número de oradores)
6. Reclute oradores por la tarde
7. PlanDiscurso de cierre (hora, quién, duración)
8. Organice el horario de salida con hotel
9. 4. Planifique el espacio
10. Determine el número de asistentes
11. Planifique la disposición de los asientos (filas vs. tablas)

Calcule el espacio necesario

1. Investigue los lugares disponibles con esa cantidad de espacio (costos, ubicación, servicios incluidos) > Cuente el número de oradores cada día y total
2. Determine el número y el tipo de personal de soporte necesarios
3. Averigüe cuántos asistentes / oradores necesitarán habitaciones
4. Negocie costos y fechas con las ubicaciones disponibles
5. Firme el contrato con la ubicación seleccionada
6. 5.Publicite The Event
7. Finalice todos los detalles con la ubicación del evento
8. Asegúrese de que los asistentes sean notificados
9. Notifique a todos los oradores sobre el tema y la hora / día de presentación

Notifique a todo el personal de soporte de deberes y turnos

1. Obtenga confirmaciones de los asistentes
2. Notificar a los asistentes de reemplazo según sea necesario
3. 6. Seguimiento
4. Obtenga discursos de borrador de todos los oradores
5. Revise los discursos finales
6. Obtenga etiquetas de nombre para todos los asistentes, ponentes, personal

Compre materiales y obsequios para los asistentes

1. Reconfirme con ubicación de evento
2. 7. Revisar y calificar
3. Enviar encuesta de satisfacción a todos los asistentes
4. Enviar encuesta de revisión a todos los oradores
5. Enviar gracias a todos los oradores y al personal

Celebrar reunión de cierre con el equipo de proyecto

1. Planificación posterior > La estructura de desglose de trabajo del plan de proyecto (WBS) anterior muestra una muestra para planificar una reunión de la compañía. Es solo un esquema. El equipo del proyecto todavía tendría que trabajar en estos artículos y ampliarlos en muchos de ellos. Además, tendrían que trabajar en el tiempo necesario para cada tarea, la importancia relativa de las tareas y las interrelaciones / dependencias entre las tareas.