Desarrollar una política efectiva de tarjetas de crédito para empleados

Hoy en día, tanto las pequeñas como las grandes empresas están intentando por todos los medios minimizar los gastos relacionados con los viajes o cualquier otra compra realizada por los empleados en beneficio de las empresas. Una de las mejores formas de reducir los gastos innecesarios de los empleados es crear una política de tarjeta de crédito para empleados. Para reducir el uso indebido de la tarjeta de crédito de la compañía, la empresa debe establecer reglas y regulaciones sobre cómo se debe usar la tarjeta de crédito comercial.

Sin embargo, no muchas empresas conocen las mejores formas de desarrollar políticas de tarjetas de crédito para el empleo. Muchos propietarios de negocios siempre tienen el deseo de crear estas políticas, pero carecen de orientación sobre cómo hacerlo. Debido a esto, aquí hay una vívida descripción de cómo las empresas pueden crear efectivamente políticas de tarjetas de crédito para empleados.

1. Responsabilidades del titular de la tarjeta

Si una empresa emite tarjetas de crédito a sus empleados, debe haber reglas establecidas que rijan el uso de la tarjeta. Los empleados deben ser responsables de la seguridad de la tarjeta, así como de la privacidad de cualquier información relacionada con la compañía. Los empleados deben asegurarse de que la tarjeta se guarde en un lugar seguro, la tarjeta esté libre de actividades fraudulentas y el número de identificación de la tarjeta esté protegido. La compañía también debe indicar que la tarjeta de crédito comercial solo está limitada para ser utilizada por el empleado y no por ninguna otra persona.

2. Límites de gastos de deletreo

La empresa debe poder establecer reglas que dicten actividades o transacciones en las que se debe usar la tarjeta de crédito.

De hecho, el gasto debe limitarse a las necesidades de empleados específicos. Cada departamento debe tener sus propios límites de gastos. Como compañía, es bueno informar a cada empleado sobre los límites de gasto en el momento de la emisión. Además, cada empleado no debe exceder este límite y, si lo hace, incurrirá en el límite de las tarifas.

Por último, las tarjetas de crédito de la compañía nunca deben usarse para anticipos en efectivo.

3. Informe de uso regular

Todas las empresas deben responsabilizar a los empleados por el uso de cualquier tarjeta de crédito de la empresa. Digamos que al final de cada mes, cada empleado debe presentar una explicación detallada de todos los cargos, recibos y los códigos contables correctos. Todos los empleados deben asegurarse de adjuntar los recibos de gastos al estado de cuenta mensual antes de presentarlos a la empresa para fines de verificación. Todo esto debe hacerse a tiempo para evitar retrasos en los pagos. Al hacerlo, se asegurará de que la empresa controle sus gastos mensuales con facilidad y la auditoría sea más simple.

4. Sin uso de tarjetas en gastos individuales

La compañía debe ser muy estricta con el uso de la tarjeta de crédito del empleado, ya que nadie puede usarla para gastos personales.En resumen, el uso de la tarjeta debe limitarse a actividades relacionadas con el negocio. La definición de uso personal, en este caso, es cualquier gasto no relacionado con la operación del negocio. La compañía debe ser muy dura con cualquier empleado que use la tarjeta en sus propios pagos.

5. Revisión de uso

Si una empresa emite tarjetas de crédito de empleados, se recomienda realizar una revisión de la tarjeta después de un período de tiempo específico.

La revisión de la tarjeta debe ser realizada por el supervisor inmediato de los empleados junto con un miembro del departamento de contabilidad de la compañía. El supervisor del empleado debe asegurarse de que el uso de la tarjeta se limite a lo que estaba destinado. Por otro lado, el departamento de contabilidad debe verificar si todos los recibos y otros documentos de gastos presentados por el empleado son auténticos.

Por lo tanto, todas las empresas deben contar con una política de tarjeta de crédito de empleados eficaz y confiable para impedir el uso indebido de la tarjeta por parte de las personas. Esto colocará a una compañía en una buena posición financiera ya que ningún empleado malversará su tarjeta para gastos personales. Además, la compañía debe asegurarse de que tanto el supervisor como el departamento de contabilidad comprendan todos los aspectos de la política.