Cómo llevar a cabo reuniones efectivas

¿Tienes miedo de asistir a la reunión semanal del personal? ¿Alguna vez te encuentras sentado allí, girando tu pluma y resistiendo la tentación de echar un vistazo a tu teléfono inteligente, preguntándote por qué diablos estás allí cuando tienes tantas otras cosas que hacer? O peor, ¿estás a la cabeza de la mesa que dirige la reunión mientras observas el desinterés de los demás? No estas solo. Las reuniones mal administradas son un asesino de productividad y ciertamente no ayudan a la moral de los empleados.

Despídase de esas aburridas reuniones y aprenda cómo llevar a cabo reuniones efectivas que dejen a los empleados motivados y motivados.

7 Consejos para reuniones efectivas

Establezca el objetivo de la reunión

Antes de enviar una alerta de reunión y ponerla en su calendario, pregúntese por qué desea realizar una reunión y determinar el objetivo. ¿Es una reunión para poner a los empleados al tanto de un cambio en la gestión? ¿Estás tomando una decisión con respecto a un proyecto? ¿Es una sesión de lluvia de ideas para una nueva estrategia de negocios? Asegúrese de que la reunión de los empleados en una sala para la discusión y la interacción cara a cara es necesaria para su objetivo; si el propósito de la reunión es una actualización de estado, quizás enviar un correo electrónico grupal sea un mejor uso del tiempo de todos.

Comunique el propósito de la reunión

Al invitar a otros a su reunión, tenga en claro el propósito de la reunión. Esto no solo lo mantendrá enfocado sino que permitirá que los empleados asistan a la reunión preparados con documentos o con ideas sobre el asunto en cuestión.

La comunicación es esencial para una reunión efectiva.

¡Sea selectivo con los asistentes

Nadie aprecia asistir a una reunión que no tiene conexión con ellos ni con su trabajo. Determine quién realmente necesita estar allí y por qué. Cuya entrada necesitas? ¿Qué colegas deben participar y es probable que tengan preguntas al respecto?

Si alguien está en su lista que simplemente necesita ser informado de lo que se discutió, entonces hágaselos y quítelos de la lista. Se pueden actualizar fácilmente con un correo electrónico de seguimiento. El tiempo es valioso y ningún empleador quiere tener un impacto negativo en la productividad al hacer que los empleados participen en reuniones innecesarias.

Debe crear una agenda de reuniones

Celebrar una reunión sin una agenda de reuniones establecida es similar a subir a un velero y esperar que el viento lo lleve a donde quiere ir. Usted, literalmente, se perderá en el mar. La agenda de su reunión lo guiará a su destino final. Incluya los temas a discutir y quién abordará cada elemento si otros participan. Envíe la agenda por correo electrónico a los asistentes con anticipación para que todos sepan qué esperar y venga preparado.

Manténgase en su plan

Incluso la reunión mejor planificada saldrá mal si la discusión se descarrila y se inicia en temas tangenciales. Esta es la razón por la cual la mayoría de las reuniones no logran su objetivo: no se mantienen en el buen camino. Al comienzo de la reunión, establezca reglas básicas y una asignación de tiempo específica para cada elemento de su agenda, así como para la reunión general. Por ejemplo, "Gracias por venir hoy. El tiempo de todos es valioso y mi objetivo es mantener esta reunión en menos de una hora.

Mantengamos los artículos a la mano y reservamos el debate sobre otros temas para un momento posterior. "Retenga a cualquiera que esté monopolizando la discusión o presentando temas, no en la agenda.

Manténganlos comprometidos

Las ayudas visuales son importantes para mantener a todos enfocados en la reunión y no en sus teléfonos ni en el reloj. Publique la agenda en una Smart Board en el frente de la sala. Proyecte imágenes en una pantalla grande usando una computadora; cualquier cosa para mantener sus ojos al frente.

Resuma la reunión

¿Alguna vez dejó una reunión y tuvo una lección totalmente diferente a la de su colega? Asegúrese de que esto no suceda con su reunión enviando un seguimiento por correo electrónico dentro de las 24 horas. Incluya un resumen, resalte los temas clave abordados, las tareas asignadas e indique los plazos. Enviar esto de manera oportuna asegurará que los asistentes no se dirijan en la dirección incorrecta.