La mejor manera de mantener la oficina de abogados Registros financieros

Si aspira a ser un abogado en ejercicio en su propio bufete de abogados, debe comprender qué registros debe conservar. Puede ser un experto en la práctica de la ley, pero es posible que no sienta tanta confianza en su conocimiento contable. Comprender los fundamentos y usar software de contabilidad especializado puede mantener su práctica segura.

Sistemas de contabilidad para una oficina de abogados

Un buen sistema de contabilidad para cualquier pequeña empresa incluirá fuertes controles internos para controlar tanto los ingresos como los gastos.

Como abogado, debe asegurarse de que su sistema contable tenga controles internos sólidos, tanto los honorarios facturados como los costos y gastos adelantados, para los clientes.

Independientemente de si las facturas se basan en un anticipo específico, un retenedor anual, un arancel contingente o una comisión de referencia, su tarifa se basa en el tiempo invertido en los proyectos de sus clientes. Esa es la razón por la cual los abogados generalmente mantienen registros detallados para rastrear el tiempo dedicado a los casos.

Puede usar sistemas manuales o electrónicos para rastrear su tiempo y sus gastos imputables. Las tarjetas de contabilidad del cliente se usaron para registrar esa información antes del advenimiento del tiempo legal y el software de facturación. Independientemente del método de conservación de registros que prefiera, generalmente querrá registrar esta pista el tiempo que dedica al cliente, junto con los gastos imputables, por parte del cliente.

De vez en cuando, puede pagar los gastos en nombre de su cliente por tarifas de presentación u otros cargos.

Registro de abogado más practicante Estos costos avanzados se registran en el sistema de manera similar a otras cuentas por cobrar.

El software de contabilidad tendrá diarios especiales para registrar un solo tipo de transacción frecuente. Para los abogados, el diario de recibos de efectivo mostrará un desglose de (1) tarifas recibidas y (2) reembolsos de gastos, incluida una asignación entre los gastos generales pagados y los costos pagados por el cliente.

La complejidad del diario de recibos de efectivo variará según el tamaño del bufete de abogados, el más básico de los cuales es solo el extracto bancario y las copias de cheques.

Otros registros esenciales

Además de los registros mencionados anteriormente, los abogados generalmente mantienen al menos lo siguiente:

1. Libro de citas: Un libro de citas contiene registros de citas, generalmente en un formato de calendario.
2. Diario de cuentas por cobrar: El diario de cuentas por cobrar muestra las cuentas por cobrar facturadas pero no recopiladas.
3. Libros contables de clientes individuales: Estas cuentas contables incluyen una descripción de los servicios prestados, cargos y créditos, un resumen de los cargos no facturables y las facturas finales.
4. Registros de tiempo de casos: Los registros de tiempo se registran para cada cliente.
5. Registro de casos en progreso: Este registro resume cualquier trabajo legal en proceso y generalmente está organizado por el nombre del cliente.
6. Informes de resumen de tiempo: Los informes de tiempo generalmente pueden ser ordenados por el abogado o por el cliente y contienen información como la hora, las fechas trabajadas, la facturación y otros gastos imputables.

Estos son los libros y registros básicos que la mayoría de los abogados, independientemente de la especialidad, tendrán registrada en sus empresas. Muchos abogados usan software de contabilidad y software de administración de práctica legal para mantener sus libros y registros en formatos electrónicos.

Mientras que algunas oficinas legales usan QuickBooks, muchas otras firmas usan programas de software legales específicos de la industria, como Abacus Next, Clio o ProLaw para administrar sus prácticas.

NOTA : este artículo está destinado solo con fines educativos; debe consultar con un profesional de impuestos para discutir cualquier pregunta o problema que tenga con su contabilidad, mantenimiento de registros o ingresos.