Cómo el personal de RR.HH. tiene que pensar en asuntos

La pregunta del empleado parece simple, directa y debe ser fácil de responder. ¿Derecha? No si tu trabajo está en Recursos Humanos. Incluso la pregunta más simple de los empleados plantea innumerables señales de alerta para el equipo de recursos humanos de un empleador. Una vez más, caminas por ese camino de cinco puntas. ¿Cómo se satisfacen las cinco partes interesadas mientras se trata de forma justa al empleado actual?

¿Qué es lo mejor para el empleador? ¿Qué es lo mejor para el empleado?

¿Qué es legal o requerido por una agencia gubernamental? ¿Qué establece el precedente para las decisiones futuras sobre el trato justo de los empleados? ¿Qué decisión lo hará demandar con todos los costos concurrentes y agravantes?

No puede tomar una decisión a menos que la decisión satisfaga a las cinco partes interesadas, hasta cierto punto. ¿Es realmente sorprendente que a veces sea el stakeholder de los empleados el que sufre? Así es como la gente de Recursos Humanos tiene que pensar y tomar decisiones para responder una pregunta de un empleado. Usemos como ejemplo la modificación de la política de viajes de esta feria de la compañía.

Cómo el ser humano piensa, toma decisiones y responde preguntas

La pregunta que le hizo un lector parecía bastante simple. Un empleado, que viaja por negocios de la compañía para ferias comerciales y otros eventos de clientes, quería extender su tiempo en la ciudad del evento utilizando el tiempo de vacaciones. No hay problema.

No hay problema, es decir, hasta que HR le informó acerca de cómo se cobrarían los días contra su tiempo de vacaciones pagadas.

Con simpatía por los recursos humanos y el empleado, así es como una persona de recursos humanos tiene que pensar y tomar decisiones.

El empleado viajó el domingo a una feria comercial. (No hay problema con este tiempo de viaje; la compañía, por política, que todos los empleados entienden, no paga el tiempo de viaje de fin de semana para los empleados exentos.) El empleado trabajó de lunes a miércoles en la feria y quiso comenzar el uso del día de vacaciones después del evento .

De acuerdo, dijo el gerente de Recursos Humanos, el jueves y el viernes son días de vacaciones. No, respondió el empleado, el jueves, normalmente viajaría de regreso a la compañía; ya que ese día se pagaría como parte de mi semana normal de trabajo, no es justo que tome un día de vacaciones para cubrir el jueves. ¿Estás conmigo?

El pensamiento y la toma de decisiones de RR.HH. comienzan a rodar

De acuerdo, dice el gerente de recursos humanos, cuya primera inclinación es cobrar el jueves como día de vacaciones ya que el empleado no está, de hecho, usando el día para viajar de regreso a la empresa. La persona de Recursos Humanos, con razón, no quiere tener que tomar decisiones de tiempo libre para los empleados caso por caso, para los empleados que asisten a eventos patrocinados por la compañía.

Al consultar con un par de directores ejecutivos y otra persona de recursos humanos, ambas decisiones contaron con partidarios. Si se esperaba que el empleado regresara de la conferencia el miércoles y trabajara el jueves, entonces el jueves debería ser un día de vacaciones.

Si el jueves normalmente sería un día de viaje, contaría como un día de trabajo, no como un día de vacaciones. En circunstancias normales, viajaría de todos modos y la compañía no debería penalizarlo porque extendió su estadía con unas vacaciones.

Pero, él eligió no viajar, sino irse de vacaciones, dijeron los disidentes.

Ese no es el problema de la compañía y solo pagamos el tiempo de viaje si el empleado utiliza el día de la semana para viajar de regreso. Como no pagamos el tiempo de viaje los fines de semana y no existe el día de viaje, los empleados solo deben recibir pago si están trabajando.

Además, normalmente un empleado, a menos que haya sido asignado al desmontaje del stand, se espera que regrese el miércoles y se presente a trabajar el jueves. Podría organizar llegar tarde con su gerente si su vuelo era un ojo rojo.

En ese caso, sin dudas, el jueves debería ser cobrado como un día de vacaciones. Pero, ¿qué ha sido la práctica pasada en la compañía? ¿Se espera que los empleados viajen de vuelta el miércoles, de ser posible, o que el jueves sea el día normal de viaje para regresar?

En mi experiencia, la mayoría de los empleados desean regresar a su hogar y trabajar lo antes posible.

Por lo tanto, viajan a casa el miércoles si es posible realizar un vuelo, en lugar de pasar la noche en una ciudad extraña sin nada que hacer.

Esta es también una pregunta privada frente a la del sector público de empleados. Si usted es un empleado del sector público, a menudo trabaja bajo las condiciones negociadas de un contrato sindical, usted espera consideraciones tales como el pago por cada minuto que trabaje. Si no se trata de una compensación directa, un empleado del sector público espera un tiempo compensatorio por las horas trabajadas y también se espera que se le pague por viajar el fin de semana.

Este pensamiento es anatema para un empleador del sector privado que espera que los empleados exentos hagan el trabajo y cumplan con los objetivos. De hecho, pensar como un empleado por hora obstaculizará su carrera y lo hará menos valorado como empleado. Aquí hay algunas ideas anteriores sobre cómo compensar a los empleados por el tiempo de viaje.

Si el empleado es un empleado por hora o no exento, los empleadores deben tener en cuenta el tiempo de viaje pagado, más las horas trabajadas en la feria. Cuando un empleado es elegible para el tiempo extra, estas regulaciones se aplican incluso en el camino.

(Esta es una de mis teorías acerca de por qué los empleados no exentos rara vez se les pide viajar para eventos y capacitación de clientes.) Las regulaciones gubernamentales hacen que su costo de asistencia sea prohibitivo, o al menos, un dolor en la parte posterior para contabilizar y pagar empleadores. Y, por mucho que estas reglas puedan inhibir la utilización y el crecimiento profesional de los empleados por hora, mis simpatías están con los empleadores).

Obtenga más información sobre cómo el personal de RR.HH. tiene que pensar en los problemas y la decisión resultante.

¿No odias la jerga de RRHH? Comience con la palabra: incentivar.

Más consideraciones para la decisión de RR.HH. sobre la política de ferias comerciales

El siguiente problema que los recursos humanos deben tener en cuenta, en este caso, es que muchos empleados viajan con frecuencia para ferias y otros eventos de la compañía.Una decisión tomada, en este caso, tiene ramificaciones de gran alcance para el empleador y decisiones sobre otras solicitudes de empleados en el futuro.

¿Realmente quiere RRHH tomar estas decisiones caso por caso?

¿En qué punto termina el trabajo y comienzan las vacaciones? Cuando la feria termina a las 4 p. metro. ¿el miércoles?

¿Cuándo sale el último avión para la ciudad de origen del empleado el miércoles por la noche? ¿Qué pasa si no hay avión el miércoles? ¿Cuánta documentación e investigación requerirá RR.HH. en el futuro por parte de otros empleados para garantizar que las decisiones de contabilidad de la empresa sean consistentes y justas?

En algún momento, HR debe determinar que una decisión a favor de permitir que este empleado use el jueves como día de vacaciones tiene demasiadas ramificaciones para solicitudes similares en el futuro. El empleado se sentirá comprensiblemente infeliz.

Pero nadie en RR. HH., A quien conozco, quiere pasar su tiempo de trabajo como el policía de carga de tiempo de recursos humanos. El empleado elige no viajar en el tiempo pagado; él puede regresar si quiere un salario y luego irse de vacaciones. Cualquier otra decisión abre una lata de gusanos demasiado grande.

Un pensamiento final para la persona de Recursos Humanos involucra cómo se ha tratado a los empleados en el pasado.

¿Los empleados generalmente viajan los miércoles por la noche o el jueves? Si el jueves, ¿se espera que aparezcan en la oficina? Si el miércoles por la noche, ¿cuánto del jueves se espera que trabajen?

Si, en el curso normal de los negocios, regresaba el miércoles a la noche, el jueves debería contar como vacaciones.

Si, en el curso normal de los negocios, viajaría el jueves, pero se espera que también se presente en el lugar de trabajo el jueves, el jueves se cobrará como día de vacaciones.

Ah, ¿es la primera vez que te encuentras con esta pregunta? Estupendo. Usted tiene la oportunidad de establecer un precedente y establecer las políticas y prácticas de viaje de su compañía.

Probablemente incluso agregue su decisión al manual del empleado, para que todos los empleados conozcan la disposición de la tierra para guiar su toma de decisiones en el futuro.

Recursos humanos llega a una solución

¿Qué tal esto para una solución a la pregunta actual? ¿Cómo ha manejado la compañía los viajes de los empleados a ferias comerciales y eventos de clientes en el pasado? ¿Los empleados regresan volando esa noche y trabajan al día siguiente o la compañía les da margen de maniobra y les permite regresar el día posterior al evento e informar su trabajo al día siguiente?

Determine qué ha gobernado la administración de estas prácticas en el pasado, de acuerdo con varios de sus gerentes que son responsables de los empleados que asisten a los eventos orientados al cliente. La práctica anterior determinará el uso de un día de vacaciones, o no, para la ausencia del jueves.

¿Qué sucede si descubre, como es probable, que las prácticas han sido inconsistentes en todos los ámbitos y que no existe una práctica previa clara?

Dibujaba una línea en la arena. Dígale al empleado que está pidiendo actualmente, que no tenía reglas que lo guíen, que puede usar un día de vacaciones para el jueves. Luego:

• desarrolle su política,
• agregue la política al manual del empleado,
• capacite a los empleados que viajan sobre la política revisada,
• informe a los gerentes que la discreción de la administración ya no guiará las decisiones de viaje de los empleados porque las decisiones no han sido consistentes y justas, y
• usan la nueva política para tomar decisiones consistentes y justas en el futuro.

Idioma de política de viaje para el futuro

En una empresa donde los empleados viajan con frecuencia para negocios, y especialmente si el grupo de empleados es grande, sería una pesadilla para la compañía tomar decisiones caso por caso. y la compañía nunca podría ser justa en todos los ámbitos. Los requisitos de documentación para los empleados agregan una carga innecesaria.

Nitpicking con buenos, contribuyendo a los empleados sobre el seguimiento por minuto es insultante y degradante, para el gerente, los recursos humanos y el empleado. Y, esto frustra su propósito de confiar en los empleados, tratar a los empleados como adultos y esperar que los empleados tomen decisiones responsables dentro de las pautas establecidas.

Entonces, dependiendo de las necesidades de su compañía, esta es la política que recomendaría como parte de su política general de viaje. (Usted tiene una gran cantidad de decisiones adicionales para una política integral.)

¿Y, por cierto, si solo tiene un par de empleados que viajan? Ignora todo este pensamiento y toma de decisiones de recursos humanos. Duh! Los gerentes pueden tomar decisiones de contabilidad de tiempo caso por caso.

Viajes hacia y desde eventos patrocinados por la empresa:

En (nombre de la empresa), los empleados viajan frecuentemente por negocios. Los empleados asisten a reuniones de capacitación o asociaciones profesionales, visitan proveedores y competidores, se reúnen con clientes y asisten a ferias comerciales y otros eventos de interacción con clientes, por nombrar solo algunos ejemplos. Debido a que estos eventos a menudo se llevan a cabo en ubicaciones deseables, los empleados con frecuencia piden usar su PTO o tiempo de vacaciones para extender su estadía en el lugar del evento.

En estos casos, la empresa es responsable del costo de los viajes de los empleados, incluidos aviones, taxis, autobuses del aeropuerto y transportes necesarios desde el día en que el empleado viaja hasta el evento hasta que el empleado completa el negocio de la compañía en el evento. El empleado debe rendir cuentas por cada día adicional de la semana retirado del trabajo después del evento como tiempo de vacaciones pagadas, tiempo de PTO o permiso no pagado con permiso de la administración.

Todos los costos incurridos por el empleado, o acompañantes de viaje, para viajes, comida, alojamiento, transporte, etc., mientras toma tiempo libre, deben ser pagados por el empleado. La porción del boleto de avión, comprada por la compañía para el regreso del empleado después de la asistencia al evento, o contabilizada por el millaje, normalmente pagada por la empresa para el regreso del empleado, se puede usar para el regreso del empleado a casa.

La compañía no pagará ningún gasto adicional. El empleado debe dar cuenta de cada día que se toma después del evento patrocinado por la compañía.

Sí, esta es una respuesta larga a la pregunta del empleado sobre el uso del tiempo de vacaciones para extender su viaje de evento de la compañía. Sin embargo, es un buen ejemplo de todos los factores que los recursos humanos deben tener en cuenta en el pensamiento y la toma de decisiones de recursos humanos. No es divertido para RR.HH., pero es necesario pensar en los recursos humanos y tomar decisiones para satisfacer las necesidades de las cinco partes interesadas de la compañía.

Obtenga más información sobre cómo el personal de RR.HH. tiene que pensar en los problemas.

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