Formulario W-4 - Información para empleadores

¿Qué es una forma W-4?

Todos los empleados que trabajan en los EE. UU. Deben completar un Formulario W-4, de modo que el empleador sepa cuánto retener del cheque de sueldo del empleado para los impuestos federales sobre la renta. El empleado debe indicar:

• Estado civil
• Número de asignaciones y
• Importes de deducción adicionales.

¿Cuándo se debe completar un W-4 en el alquiler? ¿Cuándo entra en vigencia un nuevo W-4?

Un empleado debe completar el formulario en el alquiler antes de que se proporcione el primer cheque de pago.

El IRS dice que se requiere que los empleadores implementen un nuevo W-4 para el inicio del primer período de nómina que finaliza el día 30 o después de la fecha en que usted (el empleador) lo recibió.

Aquí hay un ejemplo. Josie te da un nuevo W-4 el 10 de noviembre; se le paga el 15 y el 30 de cada mes. Debe implementarlo antes de la nómina del 15 de diciembre. Por supuesto, es posible que pueda implementarlo antes, pero eso no es obligatorio.

Si un empleado desea realizar un cambio en un W-4 por un bono u otro cambio de sueldo por única vez, debe darles suficiente aviso para que puedan planificar el cambio de W-4. para estar en efecto con la misma nómina que la bonificación.

¿Con qué frecuencia un empleado puede cambiar un W-4? ¿Cuánto dura un W-4?

Los empleados pueden cambiar los montos en un formulario W-4 en cualquier momento y con la frecuencia que deseen. Se debe seguir el requisito de la línea de tiempo de implementación anterior para los cambios y para las nuevas contrataciones.

No hay un límite de tiempo en el tiempo que un W-4 permanece en efecto; permanece vigente hasta que el empleado lo cambie.

Al finalizar, el W-4 continúa vigente para la retención de los impuestos FICA por los pagos realizados después de la fecha de finalización.

El W-4 más reciente debe estar firmado por el empleado y mantenerse en la carpeta de nómina del empleado para verificar el monto de la retención del impuesto federal sobre la renta.

¿Puedo aceptar formularios W-4 por teléfono o correo electrónico?

No, no puede aceptar información de un empleado sobre un formulario W-4 nuevo o modificado por teléfono o correo electrónico.

La única forma de realizar un cambio es completando y firmando el formulario W-4 en persona o por correo.

Es posible que pueda aceptar información W-4 electrónicamente, a través de sistemas electrónicos que cumplen con las reglamentaciones del IRS.

U. S. Estados y formularios W-4

Muchos estados de los EE. UU. Usan su propia variación del formulario W-4 para registrar los montos de retención del estado. Y algunos estados no permiten la captura electrónica de información W-4. Consulte con el departamento de ingresos de su estado para obtener más información.

Problemas con los formularios W-4

Un formulario W-4 puede no ser válido por varias razones, entre ellas que falta la información requerida, no tiene firma, o si el formulario ha sido alterado, o si Si cree que un W-4 no es válido, debe continuar reteniéndolo basándose en el W-4 anterior.Si el formulario W-4 no válido es el primero, el IRS dice que debe retenerlo solo con cero asignaciones.

Los empleados no pueden retener un porcentaje fijo o cantidad en dólares. Deben usar tablas W-4 e IRS y métodos de retención.

IMPORTANTE: no puede dar consejos a los nuevos empleados al completar el formulario.

Si un empleado tiene dificultades para completar el formulario W-4, le recomendamos que dirija a la persona a este artículo del IRS sobre Cómo calcular su asignación de retención.

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