Diferencia entre la base de caja y la contabilidad de base de acumulación

Elegir el método de contabilidad apropiado para su negocio es una decisión importante que, en última instancia, lo dirigirá desde informes financieros hasta declaraciones de impuestos. En las primeras etapas de una pequeña empresa, la base de efectivo es a menudo el método de contabilidad "recurrente", mientras que las empresas más complejas o más grandes con más de un millón o más de ingresos anuales utilizan la base de acumulación; sin embargo, las razones para una elección dada puede variar según el tamaño y las necesidades del negocio.

De hecho, elegir el método correcto para su negocio requiere alguna consideración.

¿Qué es la contabilidad de base de efectivo?

El método de contabilidad en efectivo es el sistema utilizado por la mayoría de las personas para sus finanzas personales, como mantener un registro del saldo en sus cuentas corrientes. La contabilidad de caja registra los ingresos y gastos en el momento en que se produce la transacción. Con una cuenta de cheques personal, los depósitos (ingresos) se agregan al saldo cuando se reciben los fondos, mientras que los cheques (gastos) se deducen cuando se escriben. La contabilidad en efectivo de una empresa funciona de manera similar. Las ventas se registran cuando se recibe el pago y los gastos se registran cuando se pagan, sin importar cuándo se entregan los servicios o se incurre en los gastos. En términos simples, la contabilidad en efectivo se basa en cuándo el dinero cambia de manos.

¿Qué es la contabilidad de base acumulada?

La contabilidad en base de acumulación tiene como objetivo igualar los ingresos y gastos con los que se incurren o entregan, sin importar cuándo se emiten o se reciben pagos.

Esto es marcadamente diferente porque tiene como objetivo correlacionar los gastos y los ingresos para ayudar a dar una mayor medida de rentabilidad y salud empresarial. Algunos ejemplos de esto incluyen:

• Su cliente hace un pedido de $ 1, 000 y usted envía el producto, lo que le permite 30 días para pagar el pedido. Debería registrar las ventas en el período actual, con la entrada de compensación en la sección de cuentas por cobrar en el balance general. Cuando reciba el pago del cliente, no necesitaría registrar ventas; en cambio, las entradas serían en efectivo y cuentas por cobrar.

• Recibirá una factura de servicios públicos el 30 de junio para los servicios públicos de junio, pero no tiene previsto pagarla hasta el 10 de julio. Antes de cerrar sus libros para junio, acumulará la responsabilidad publicando una entrada en gastos de servicios de débito y cuentas de crédito a pagar. En julio, marcaría la factura en cuentas pagaderas como pagadas.
• Usted renueva una licencia de software anual por $ 1, 200 en el mes de enero. Sin embargo, en lugar de registrar un gasto de $ 1, 200 para enero, el gasto se carga a lo largo de todo el año a $ 100 por mes.

¿Cuáles son las ventajas y desventajas de cada uno?

El método contable de efectivo es el método más simple y el método más familiar para la mayoría de las personas. También le brinda la mejor imagen de la cantidad de efectivo que realmente tiene disponible para operar su negocio. Sin embargo, puede ofrecer una imagen sesgada de sus ganancias y pérdidas ya que los gastos e ingresos a menudo se reconocen en períodos diferentes. Por ejemplo, supongamos que gasta $ 2, 000 el 25 de junio para comprar productos para completar el pedido de un cliente. Su cliente recoge su pedido el 1 de julio y le paga $ 3,000. En el caso improbable de que no tuviera otras transacciones para ninguno de los dos meses, su estado de resultados mostraría una pérdida de $ 2,000 en junio y una ganancia de $ 3,000. en julio.

El método contable de acumulación hace un mejor trabajo al hacer coincidir los ingresos y gastos con el período correspondiente. Esto le da una mejor idea de su verdadero beneficio o pérdida. Sin embargo, el método de acumulación tiende a oscurecer su visión de la cantidad de efectivo operativo que realmente tiene disponible, por lo que es posible que deba preparar estados de flujo de efectivo frecuentes para obtener una mejor imagen. El método de acumulación también es más complicado y lleva más tiempo ejecutarlo, a menudo requiere el apoyo de profesionales de contabilidad para ejecutar y analizar.

¿Puedo elegir cualquiera de los métodos?

Cualquiera puede elegir usar el método de contabilidad de acumulación, pero el IRS tiene reglas para quién puede usar el método de efectivo.

• La compañía opera como una corporación C y tiene ingresos brutos que promedian más de $ 5 millones por año durante los últimos tres años.
• No puede cumplir con la definición del IRS de un refugio fiscal.
• Si mantiene un inventario, debe usar el método de acumulación para registrar sus compras y ventas de inventario, pero puede usar el método de efectivo para otros gastos e ingresos, como el alquiler o los ingresos por intereses.

¿Qué método debo elegir?

La elección de un método de contabilidad depende de una serie de factores, como el tamaño de su empresa, su nivel de comodidad con los procedimientos contables y la naturaleza de su negocio. Si usted es una operación incipiente para una sola persona, sus necesidades no serán las mismas que las de una empresa manufacturera establecida con 100 empleados. Sin embargo, tenga en cuenta que si mantiene un inventario, deberá usar el método de acumulación para registrar parte de sus entradas, y cuando su negocio exceda el límite de ingresos brutos, es probable que el IRS lo obligue a convertirse completamente a contabilidad de base devengado. . Puede que le resulte más fácil sumergirse en el método de acumulación desde el principio en lugar de usar un método "híbrido" o enfrentarse a cambios radicales en el futuro.