Crear una secuencia de comandos de operadora automatizada profesional

Su saludo de asistente automatizado computarizado en su sistema telefónico empresarial es lo primero que sus clientes y socios comerciales escucharán cuando llamen a su compañía. Para las personas que llaman por primera vez, solo tiene una oportunidad de dar una buena primera impresión, y esa será su asistente automático. Para las personas que llaman a su compañía con frecuencia, querrá que su proceso de asistente automatizado sea lo más eficiente posible para que no pierdan el tiempo escuchando todo el guión de la operadora automática cada vez que llamen.

La manera más rápida y fácil de programar y registrar la función de asistente automático de su sistema telefónico es escribir un script en un programa de procesamiento de texto. Seleccione una persona para grabar la secuencia de comandos que tenga una voz amigable, que pueda hablar sin tartamudear o dudar y que pueda pronunciar y anunciar cada palabra y nombre con claridad.

Saludo del operador automatizado

La primera parte del script será el saludo. Esta es su oportunidad de presentar su empresa a sus interlocutores y darles la bienvenida verbalmente en su empresa.

Mensaje de bienvenida del asistente automatizado

• Comience apreciando su llamada o negocio
• Mantenga el saludo corto para que las personas que regresan no se demoren cada vez que llaman
• Use su lema, lema de la compañía y nombre del sitio web. o ambos si los tienes.

Saludo automático de la operadora no hacer

• No use más de dos o tres oraciones para saludar a quienes llaman
• No promueva su sitio web si no tiene nada de valor para ofrecer a tus clientes
• No crees un lema o línea de etiqueta solo para completar el saludo.

Opciones de operadora automática

La parte más importante de la operadora automática es presentar las opciones que las personas que llaman tienen que seleccionar para llegar a la persona con la que necesitan hablar. Hay dos tipos de personas que llaman: (1) personas que no están familiarizadas con su empresa y necesitarán orientación y (2) personas que llaman que saben exactamente con quién necesitan hablar y conocer su extensión.

Opciones de operador automático Do's

• Use las opciones comúnmente aceptadas. Por ejemplo, "Presione cero para la recepcionista", "Presione la tecla numeral para regresar al menú anterior".
• Informe a sus interlocutores lo antes posible cuando puedan marcar la extensión de su grupo si ya lo saben.
• Informe a sus interlocutores por adelantado si sus opciones de menú han cambiado recientemente. Elimine este aviso después de tres semanas.
• Ponga primero las opciones llamadas más frecuentes.
• Dé la descripción de la opción antes de dar el número de opción. Por ejemplo, "Para soporte al cliente, presione '5'."
• Verifique la documentación de su sistema para los números de opciones de menú reservadas. (por ejemplo, todas las extensiones comienzan con el número "8" y, por lo tanto, "8" no se puede utilizar como una opción de menú).

Opciones de asistente automatizado No hacer

• No diga "Por favor" antes de presentar todas y cada una de las opciones (por ejemplo, "Presione 1 para … Presione 2 para … Presione 3 para …", etc.) > No presente más de seis opciones a la vez. Si tiene más de seis opciones, cree una estructura de menú de varios niveles. Por ejemplo, "Para las opciones de ventas y servicio, presione 5".
• No asuma que todos tienen un teléfono de tonos. Si no se selecciona una opción de menú dentro de los tres segundos posteriores al final del saludo, conecte a la persona que llama con la recepcionista.

Ejemplos de secuencias de comandos de operadora automática

Gracias por llamar a The Operations Tech Company, donde "Tecnología y empresa se unen". Si conoce la extensión de su grupo, puede marcarla en cualquier momento. De lo contrario, elija una de las siguientes opciones. Para Servicio al Cliente, presione '1'. Para soporte técnico, presione '2'. Para nuestro horario comercial normal, presione '3'. Para la contabilidad, presione '4'. Para comprar, presione '5'. Para encontrar una ubicación cerca de usted, presione '6'. De lo contrario, presione '0' para la recepcionista o manténgase en la línea y alguien lo ayudará en breve.

• Bienvenido a The Operations Tech Company. Para verificar el estado de su cuenta, visítenos en la web. Si conoce la extensión de la persona, puede marcarla en cualquier momento. Para el directorio de la compañía, presione '1'. Por. Si conoce la extensión de la persona, puede marcarla en cualquier momento. Para el directorio de la compañía, presione '1'. Para soporte técnico, presione '2'. Para Servicio al Cliente, presione '3'. Para ventas y marketing, presione '4'. Si desea hablar con la recepcionista, presione '0' o permanezca en la línea y uno de nuestros amigables miembros del personal lo ayudará. Gracias por llamar a The Operations Tech Company, donde "La tecnología y los negocios se unen".

Salidas fuera de horario de oficina, fin de semana y festivos Saludo automático de la operadora

Si su empresa cierra después de un tiempo determinado o los fines de semana y no hay nadie para responder o ayudar a las personas que llaman, cree un after- horas de saludo automatizado asistente. Dígales a sus interlocutores que la empresa está cerrada y pídales que vuelvan a llamar al final. Además, incluya sus horas normales de operación.

Ejemplo de asistente automatizado Secuencia de horas / fin de semana

Gracias por llamar a The Operations Tech Company. Actualmente estamos cerrados. Estamos abiertos de 9 a.m. a 10 p.m., de lunes a viernes, y de 10 a.m. a 12 p.m. los sábados, hora estándar central. Si conoce la extensión de su grupo, puede marcarla en cualquier momento. De lo contrario, devuelva la llamada durante nuestro horario normal de atención para que podamos ayudarlo. Gracias por llamar a The Operations Tech Company, donde "Tecnología y negocios se unen". Adiós.

• Gracias por llamar a The Operations Tech Company. Actualmente estamos cerrados. Si se trata de una situación de emergencia, llame a nuestro servicio de contestador al 585-555-1234. Si conoce la extensión de su grupo, puede marcarla en cualquier momento. Si tiene una cuenta con nosotros, puede verificar su estado las 24 horas del día, los 7 días de la semana en www.operationstech. acerca de. com. Nuestro horario normal de atención es de 9 a. M. A 5 p. M., De lunes a viernes, y de 10 a. M. A 12 p. M. Del sábado, hora estándar central. De lo contrario, devuelva la llamada durante nuestro horario normal de atención para que podamos ayudarlo. Gracias por llamar a The Operations Tech Company, donde "Tecnología y negocios se unen". Para repetir este mensaje, presione la tecla numeral. {3 segundos de pausa} Adiós.
• Saludos de operadora automatizada de temporada

Para promocionar los especiales de temporada de su empresa o simplemente para extender un saludo estacional especial a todas las personas que llaman, le recomendamos que coloque el saludo de asistente automático por un tiempo limitado. Úselo con moderación y solo si refleja el espíritu de su empresa. Por ejemplo, un saludo festivo estacional que desea la alegría y la prosperidad de los que llaman en el Año Nuevo difícilmente sería apropiado para una agencia de colecciones.

Ejemplo de script de saludo de temporada del operador automatizado

Gracias por llamar a The Operations Tech Company.

• Consulte nuestros especiales de Navidad en www. operationstech. acerca de. com. Si conoce la extensión de su grupo, puede … Ha llegado a The Operations Tech Company.
• Desde "nuestra familia" hasta "su familia", nos gustaría desearles unas felices fiestas y un próspero Año Nuevo. Si conoce la extensión de su grupo, puede … Gracias por llamar a The Operations Tech Company.
• Pregunte a su representante de servicio al cliente sobre nuestros descuentos del 4 de julio en todos los servicios de reemplazo. Si conoce la extensión de su grupo, puede …

Ensayos y pruebas

Antes de grabar la secuencia de comandos de la operadora automática, haga que la persona que seleccionó para leerlo la ensaye varias veces delante de usted. Use esto para afinar la pronunciación y la pronunciación. Después de grabar el nuevo saludo, llame al sistema de su teléfono de inmediato para verificar que no haya errores en la grabación y asegurarse de que todas las opciones anunciadas funcionen según lo previsto.