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El saludo automatizado de la compañía en el sistema telefónico de su empresa es lo primero que sus clientes y socios comerciales escucharán cuando llamen a su compañía. Para los que llaman por primera vez, solo tiene una oportunidad de dar una buena primera impresión. Esta primera impresión de la compañía se basará en la interacción con su saludo de asistente automatizado. Para las personas que llaman a su compañía con frecuencia, querrá que su proceso de asistente automatizado sea lo más eficiente posible para que no pierdan el tiempo escuchando todo el guión de la operadora automática cada vez que llamen.
La manera más rápida y fácil de programar y grabar la función de asistente automático de su sistema telefónico es escribir un script que transmita cómo desea que suene el saludo y cómo la persona que llama interactuará con el sistema del teléfono . Seleccione una persona para grabar el guión que tenga una voz amigable; puede hablar sin vacilar, y puede pronunciar y anunciar cada palabra y nombre claramente.
Saludo del operador automatizado
La primera parte del script será el saludo. Esta es su oportunidad de presentar su empresa a sus interlocutores y darles la bienvenida verbalmente en su empresa.
Mensaje de bienvenida del asistente automatizado
- Comience con una apreciación de su llamada;
- mantenga el saludo corto para que las personas que vuelven no se retrasen cada vez que llaman;
- ofrezca la dirección del sitio web de la compañía si la persona que llama puede realizar la misma tarea utilizando el sitio web.
Saludo automático de la operadora no hacer
- No use más de dos o tres oraciones para saludar a quienes llaman
- No promueva su sitio web si no tiene nada de valor para ofrecer a tus clientes
- No crees un lema o eslogan solo para completar el saludo.
Opciones de operadora automática
La parte más importante de la operadora automática es presentar las opciones que las personas que llaman deben seleccionar para llegar a la persona con la que necesitan hablar.
Básicamente hay dos tipos de personas que llaman: personas que no están familiarizadas con su empresa y necesitarán orientación, y; las personas que llaman que saben exactamente con quién necesitan hablar y conocen su extensión.
Opciones de operador automático Do's
- Use las opciones comúnmente aceptadas. Por ejemplo, "Presione cero para la recepcionista", "Presione la tecla numeral para volver al menú anterior".
- Informe a sus interlocutores lo antes posible cuando puedan marcar la extensión de su grupo si ya lo saben.
- Informe a sus interlocutores por adelantado si sus opciones de menú han cambiado recientemente.
- Ponga primero las opciones llamadas más frecuentes.
- Dé la descripción de la opción antes de dar el número de opción.Por ejemplo, "Para soporte al cliente, presione '5'."
- Verifique la documentación de su sistema para los números de opciones de menú reservadas. Ejemplo: todas las extensiones de números de teléfono de la empresa comienzan con el número "8" y, por lo tanto, "8" no se puede utilizar como una opción de menú.
Opciones de asistente automatizado No hacer
- No diga "Por favor" antes de presentar todas y cada una de las opciones (por ejemplo, "Presione 1 para … Presione 2 para … Presione 3 para …", etc.) > No presente más de seis opciones a la vez. Si tiene más de seis opciones, cree una estructura de menú de varios niveles. Por ejemplo, "Para los departamentos de ventas y servicio, presione 5."
- No asuma que todos tienen un teléfono de tono táctil. Si no se selecciona una opción de menú dentro de los tres segundos posteriores al final del saludo, conecte a la persona que llama con la recepcionista.
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Gracias por llamar a Small Business International. Visite el sitio web de nuestra compañía para obtener más información en www dot small business international dot com. Si conoce la extensión de su partido, puede marcarla ahora en cualquier momento. De lo contrario, elija una de las siguientes opciones de menú. Para Servicio al Cliente, presione '1'. Para soporte técnico, presione '2'. Para nuestro horario comercial normal, presione '3'. Para la contabilidad, presione '4'. Para comprar, presione '5'. O marque '411' para nuestro directorio de la compañía. Si desea hablar con alguien de inmediato, presione cero o permanezca en la línea y alguien lo ayudará en breve.
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