Crear un manual del empleado / Manual de políticas y procedimientos

El manual de su empleado: la introducción

Antes de comenzar a escribir su manual, una nota de advertencia:
Asegúrese de contar con un abogado experto en el campo de la revisión de la ley laboral su manual para estar seguro de que no hay nada en él que pueda causarle problemas. Pagarle a un abogado para que le proporcione esta revisión podría evitar que incluya algo que pueda ser malinterpretado por un lector.

La introducción a su manual del empleado es más que unas pocas palabras sobre su empresa.

Le permite a sus empleados comprender la importancia del manual e incluye un área para que los empleados la firmen y reconozcan que han leído el manual. Aquí hay más información sobre lo que incluye la sección Introducción:

• La historia de su negocio
  En pocas palabras, describa su negocio, incluyendo cómo comenzó y los eventos importantes en su historia.
• Su declaración de propósito o declaración de misión.
  Si ha creado una declaración de visión o misión para su empresa, analícela aquí. Establecer su visión ayuda a los empleados a ver en qué cree y les emociona trabajar para su empresa.
• Carta de bienvenida
  Incluya una carta de bienvenida, hablando directamente con los empleados y haciéndoles saber lo importante que cree que son para la organización.
• Declaración de "Esto no es un contrato"
  En su carta de bienvenida o en una declaración por separado, presente una declaración para que los empleados sepan que no se les está dando ninguna garantía:

  "Este manual lo hace no constituye un contrato de trabajo, ni proporciona ninguna garantía de empleo. "

• Una página de firma
  Incluya una declaración de que todos los empleados nuevos deben firmar el manual para mostrar que han leído el documento y lo entienden.

La introducción es una parte importante de su manual para empleados. Asegúrese de que su abogado revise esta sección en particular.

Creación de un manual para empleados

La primera sección importante de su manual para empleados contiene políticas para empleados.

Estas políticas brindan información a los empleados sobre sus expectativas de ellos.

Beneficios para empleados

La última parte de su Manual para empleados describe los beneficios y el tiempo libre que brinda a los empleados:

• Asistencia y puntualidad
  Incluir una sección que indique que se espera que los empleados trabajen todos los días hora. Defina el ausentismo "excesivo" y la tardanza "habitual".
• Descansos, hora del almuerzo, sala de descanso del personal
  ¿Los empleados de May pueden tomar descansos en cualquier momento o hay tiempos de descanso específicos? ¿Qué pasa con el almuerzo? Describe los protocolos para el uso del salón del personal.
• Programas informáticos y documentos
  Haga que los empleados conozcan las leyes de derechos de autor relacionadas con los documentos.¿Qué documentos no pueden copiarse? ¿Qué copias se pueden hacer del software? ¿Dónde están las licencias de software y qué dicen?
• Confidencialidad; obsequios
  Políticas estatales relacionadas con asuntos comerciales y procedimientos de propiedad. Los empleados no deben recibir obsequios de los clientes a excepción de tokens muy pequeños.
• Disciplina / terminación
  Describa los procedimientos disciplinarios, incluidas las advertencias, escritas y orales. Incluya un proceso de apelación, incluso para una oficina pequeña, para que los empleados sientan que tienen "un lugar adonde ir". Describa las circunstancias bajo las cuales el empleo puede ser terminado. ¿Cuánto aviso se da? ¿Cómo se pagan las vacaciones acumuladas?
• Uso de drogas y alcohol; Política de fumadores
  Indique que el uso de drogas o alcohol en las instalaciones de la empresa es causa de despido inmediato. ¿Permite fumar en las instalaciones de la empresa?
• declaración EEOC
  No discrimina a nadie por ningún motivo; también puede hablar sobre el alojamiento para las prácticas religiosas y las políticas con respecto a los solicitantes y empleados con discapacidad.
• Equal Pay
  Evalúa el salario de su empleado según el nivel de la posición y el rendimiento, no por factores externos como el sexo.
• Evaluaciones
  Indique a los empleados cómo y cuándo realiza revisiones de desempeño.
• Estado del empleado (a tiempo completo vs. a tiempo parcial; a prueba).
  Describa las horas semanales requeridas para el empleo a tiempo completo (32? 35? 40?). ¿Los empleados de tiempo completo tienen beneficios (como el seguro de salud) que los de tiempo parcial no tienen? ¿Los trabajadores a tiempo parcial reciben vacaciones pagas?
• Acoso
  Indique que su empresa no lo tolera, ya sea entre empleados o con clientes. Discuta cómo se manejarán las quejas de acoso.
• Políticas de contratación
  Describa cómo publicita un puesto, interna y externamente, y su proceso de entrevista.
• Código de vestimenta de la oficina
  Es posible que desee incluir una declaración general sobre el cumplimiento de las políticas de vestimenta, incluido el cabello, el maquillaje y las joyas. Si los empleados deben usar uniformes específicos, ¿quién los paga? ¿Quién paga por la limpieza? El lenguaje grosero o abusivo puede ser "causa justa" para la terminación.
• Orientación / capacitación de nuevos empleados
  Describa el programa de formación y orientación en el trabajo de su empresa. ¿Se paga el tiempo de orientación?
• Períodos de pago / hojas de tiempo / cheques de pago / horas extras
  ¿Con qué frecuencia se paga a los empleados? (Cada dos semanas o dos veces al mes son típicas). Enfatice que las hojas de tiempo / tarjetas de tiempo deben ser mantenidas por todos los empleados; cuando deben ser entregados? Indique que los cheques de pago incluyen información sobre deducciones, información anual hasta la fecha. Indique cuándo los empleados son elegibles para horas extras.
• Estacionamiento para empleados
  Describa su estacionamiento y cualquier restricción sobre su uso. ¿Los empleados necesitan una tarjeta de estacionamiento para ingresar a los lotes? ¿Cómo se monitorean los lotes?
• Llamadas telefónicas personales y visitantes
  Describa sus políticas sobre visitas y llamadas personales.
• Período de prueba
  Es una buena idea incluir un período de tiempo, generalmente no más de 90 días, durante el cual se evalúa a un nuevo empleado y el empleo es "temporal" o "a voluntad"."Puede ajustar el pago después de este período de prueba, para proporcionar un incentivo a un nuevo empleado. Por lo general, los empleados en período de prueba no reciben beneficios, ¿pero pagará a los empleados en período de prueba por feriados pagados que caigan dentro del período de prueba? hacia el cálculo del pago de vacaciones durante este tiempo?
• Renuncias
  Solicitar que un empleado que desea renunciar le brinde un aviso de al menos dos semanas.
• Días meteorológicos
  Describa cómo y cuando notifique a los empleados si el negocio está cerrado por mal tiempo. Incluya una declaración sobre cómo tratará el tiempo libre del empleado cuando el negocio permanezca abierto.
• Períodos de espera
  Los empleados deben esperar cierto tiempo para recibir los beneficios. ? ¿Pueden los empleados en período de prueba comenzar a acumular (acumular) beneficios?
• Tiempo libre pagado (vacaciones, días personales, tiempo de enfermedad)
  Esta sección se maneja de varias maneras. No existe una ley federal que requiera usted para pagar n empleado por tiempo libre, incluyendo vacaciones, días festivos, tiempo personal o tiempo por enfermedad, aunque el "tiempo libre" ocupa un lugar destacado en la lista de expectativas de los empleados. Los empleados tienen la opción de tomarse un tiempo libre sin pago. Cualquier tiempo libre pagado afectará directamente su productividad y servicio al cliente. Una forma de manejar esto es proporcionar un beneficio general de "tiempo libre remunerado" que se acumula con el tiempo hasta un máximo de "x" horas. El tiempo pagado puede ser utilizado para cualquier propósito. Este procedimiento recompensa a los empleados que están en el trabajo todos los días, brindándoles la oportunidad de tomar vacaciones o días personales ocasionales. Requerir a los empleados que programen el PTO con mucha anticipación, a excepción de enfermedades.

• Cuando haya completado esta sección, está casi listo para enseñársela a los empleados. Pero antes de hacerlo, comuníquese con su abogado o un abogado que sea un experto en derecho laboral para su revisión.

• Vacaciones.
  Describir la elegibilidad para vacaciones; ¿Cuánto tiempo tiene que trabajar un empleado para tener derecho a tomar unas vacaciones? ¿Cómo se determina la duración? ¿Cómo se pagan las vacaciones? Que pasa si alguien se va; recibe él / ella el pago por el tiempo de vacaciones no utilizado? La mayoría de los empleadores no permiten que los empleados reciban un pago en lugar de tomar vacaciones, por varias razones. No permita que un empleado traslade sus vacaciones al año siguiente; todos deben tomar vacaciones todos los años. ¿Cuándo deben los empleados anunciar sus planes de vacaciones? ¿Quién tiene prioridad en la programación?
• Vacaciones.
  Ninguna ley federal requiere pago de vacaciones; si la oficina está cerrada, no necesita pagar esta vez. ¿Qué vacaciones pagadas ofrecen? Listar vacaciones específicas para cada año. Puede decidir cambiar las vacaciones de un año a otro, pero por lo general necesitará mantener el mismo número. ¿Deben los empleados trabajar el día antes y el día después de las vacaciones para recibir el pago de vacaciones? No es necesario pagar a los empleados a tiempo parcial por vacaciones, incluso si los empleados a tiempo completo los reciben. Si decide cerrar la oficina en un día determinado y no le paga a los empleados, debe avisarles con anticipación.
• Horas de enfermedad / Días personales
  A la mayoría de las pequeñas oficinas les resulta una gran carga pagar a los empleados por tiempo libre adicional, tanto en términos de personal como de costo financiero. Es posible que desee darles a los empleados un número limitado de días personales / por enfermedad pagados por año, sabiendo que probablemente los tomarán, lo necesiten o no. Es posible que desee designar estos días colectivamente como días "personales", incluidos los días de enfermedad; no hagas que las personas mientan acerca de estar enfermo para tener un día libre. No permita que los empleados pasen estos días a otro año; Úsalos o piérdelos. ¿Pueden los empleados tomar ½ días o un cierto número de horas, en lugar de un día completo? Los empleados a tiempo parcial generalmente no son elegibles para el tiempo de enfermedad. Describa el procedimiento para solicitar días personales / por enfermedad.
• Jury Duty
  Se requiere que los empleados tengan tiempo libre si un empleado recibe una citación por servicio como jurado. ¿Cómo manejarás esto? ¿Los pagarás durante este tiempo? ¿Les exigirá que entreguen el pago de su jurado o pueden conservarlo? ¿Cuándo deben informar al trabajo ("cuando el tribunal no está en sesión" es común)? Asegúrese de considerar el escenario del "peor de los casos" en esta sección.
• Permiso para ausentarse
  Si bien no es necesario que brinde una licencia sin sueldo, le recomendamos que considere esta disposición, especialmente para empleados valiosos. ¿Cuál es el tiempo máximo que alguien puede tomar un permiso no remunerado y aún así tener la seguridad de un puesto a su regreso al trabajo? Si proporciona seguro, ¿puede la persona continuar este seguro si paga las primas? Qué sucede cuando el empleado regresa; ¿él / ella recibe la posición anterior?
• Licencia militar
  La Ley de Derechos de Empleo y Reempleo de los Servicios Uniformados de 1994 requiere que los empleadores hagan un esfuerzo razonable para reciclar o mejorar las habilidades de los empleados que regresan de sus funciones militares. ¿Qué pasa con los empleados que van a un campamento de verano u otras obligaciones militares a corto plazo? ¿Cómo se manejará su devolución?

Cuando haya completado esta sección, está casi listo para enseñársela a los empleados. Pero antes de hacerlo, comuníquese con su abogado o un abogado que sea un experto en derecho laboral para su revisión.

Descargo de responsabilidad: No soy abogado y no estoy brindando asesoramiento legal. Este artículo se proporciona para información y no se debe confiar en él. Consulte a un abogado para este documento y todos los documentos de este tipo.