Cobertura por cobrar para su negocio

La pérdida de registros de cuentas por cobrar puede devastar a una empresa pequeña. Si un incendio u otro peligro destruye sus registros de facturación, es posible que una empresa no pueda cobrar el dinero adeudado por los clientes. Afortunadamente, las empresas pueden mitigar tales pérdidas comprando cobertura de cuentas por cobrar . Esta cobertura protege a una compañía contra pérdidas financieras causadas por daños a sus registros de cuentas por cobrar. El siguiente ejemplo demuestra por qué esta cobertura es importante.

Ejemplo

Glen es dueño de Glen's Glassworks, una empresa que vende productos de vidrio como ventanas y puertas de patio. Los negocios han sido buenos y la compañía ha atraído a muchos nuevos clientes. La empresa reemplazó su sistema de contabilidad en papel por uno computarizado hace unos años. Todos los registros contables de los clientes se almacenan en una computadora en la oficina de Glen. Cada cliente recibe una factura dentro de una semana de la fecha en que se completó el trabajo. La empresa envía las facturas por correo electrónico, a menos que un cliente solicite una factura en papel enviada a través del Servicio Postal de los EE. UU. Mientras que algunos de los clientes de Glen pagan puntualmente, otros tardan semanas o meses en pagar. En cualquier momento dado, la compañía puede tener facturas pendientes de hasta $ 50,000.

Tarde una noche, los vándalos irrumpen en la oficina de Glen y arrojan agua a la computadora de la compañía. El agua daña la computadora y destruye todos los registros contables de Glen. El gerente de la oficina de Glen no ha respaldado los archivos de la computadora de la compañía en meses.

En consecuencia, será difícil, si no imposible, reconstruir archivos contables sobre clientes actuales. Sin esos registros, Glen's Glassworks podría no poder cobrar el dinero que se le debe. La pérdida de flujo de efectivo podría paralizar a la compañía, poniendo en peligro su capacidad de sobrevivir.

No es lo mismo que el seguro de crédito comercial

La cobertura explicada en este artículo es no igual que el seguro de crédito comercial.

Este último cubre las pérdidas financieras que una empresa mantiene porque sus clientes no han realizado los pagos de acuerdo con los términos del crédito. El seguro de crédito comercial cubre los incumplimientos por parte de los clientes que no pagan el dinero que deben debido a quiebra, problemas de flujo de efectivo, cambio de propiedad u otro motivo. El seguro de crédito comercial a veces se denomina cobertura de cuentas por cobrar, pero no es la cobertura que se detalla a continuación.

Se requiere endoso

La mayoría de las políticas de propiedad comercial no cubren las pérdidas financieras que resultan del daño a los registros de cuentas por cobrar. Esto se debe a que las cuentas no califican como "propiedad cubierta". Las cuentas generalmente se enumeran en la sección titulada Propiedad no cubierta. Sin embargo, las pérdidas derivadas del daño a los registros de cuentas por cobrar se pueden cubrir con un endoso.

Pérdidas cubiertas

La cobertura de cuentas por cobrar normalmente cubre los siguientes tipos de pérdidas:

Sumas adeudadas por clientes que no puede cobrar: Esto es dinero que no puede cobrar porque sus registros de qué clientes debe haber sido dañado o destruido por un peligro cubierto.
Cargo por intereses sobre un préstamo que ha obtenido para compensar las sumas que no puede cobrar: Si no puede cobrar el dinero que le deben sus clientes, puede verse obligado a obtener un préstamo para compensar el fondos perdidos. En ese caso, su seguro debe cubrir el costo del interés.
Los costos de recolección son superiores a los costos normales de recolección que son necesarios debido a la pérdida: Prácticamente todas las empresas incurren en costos rutinarios para cobrar el dinero adeudado por los clientes. Por ejemplo, su empleado de contabilidad puede dedicar algunas horas al mes para recordarles a los clientes que los pagos se deben realizar. El seguro de cuentas por cobrar cubre los gastos que exceden sus costos normales y que son el resultado directo de una pérdida. Un ejemplo es el costo de contratar a un trabajador temporal para ayudar con el proceso de recolección después de que se haya producido una pérdida.
Otros gastos razonables en los que incurre para restablecer sus registros de cuentas a cobrar: Esta cláusula catch-all cubre cualquier otro costo que usted mantenga, aparte de los descritos anteriormente, para recrear los registros de sus cuentas por cobrar. Por ejemplo, contrate a un consultor que sea un experto en la restauración de registros contables perdidos.

Peligros cubiertos

La cobertura de cuentas por cobrar generalmente está sujeta a un puñado de exclusiones enumeradas en el endoso. Estos difieren de aquellos que se aplican a edificios y propiedad personal. Estas son algunas de las exclusiones que se encuentran comúnmente en los endosos de cuentas por cobrar.

Guerra, acción gubernamental y riesgo nuclear: Estas exclusiones pueden incluir una redacción de causalidad contraria a la concurrencia.
Deshonestidad: Excluye los actos deshonestos cometidos por usted, sus empleados o los directores de la empresa.
Falsificación de registros: Excluye la alteración o falsificación de registros cuando el propósito es ocultar el hecho de que alguien tomó, retuvo o entregó dinero a otra persona en violación de la ley.
Contabilidad o errores de facturación: Excluye las pérdidas causadas por errores de contabilidad o facturación.
Lesión eléctrica o magnética: No incluye daños en los datos electrónicos causados por perturbaciones eléctricas o borrado. Algunas políticas también excluyen daños causados por errores de programación, equipos de procesamiento de datos defectuosos o interrupción del servicio de energía.
Pérdida basada en la auditoría de registros: Excluye cualquier pérdida que requiera una auditoría de registros o un cálculo de inventario para demostrar que existe.

Cómo se calculan las pérdidas

Cuando sus registros de cuentas por cobrar se han dañado, es posible que una empresa no pueda determinar cuánto deben sus clientes. Este fue el caso con Glen's Glassworks. Los vándalos destruyeron los registros contables de la empresa, y no hubo copias de seguridad disponibles. Los avales de cuentas por cobrar explican cómo se calcularán las pérdidas en esta situación. La forma en que se evalúan las pérdidas puede variar un poco de un endoso a otro, pero la mayoría de las aseguradoras siguen los mismos pasos generales.

Primero, la aseguradora calculará sus cuentas por cobrar totales durante el período de doce meses anterior a la pérdida. Luego dividirá sus cuentas por cobrar anuales por doce.El resultado es sus cuentas por cobrar mensuales promedio. Por ejemplo, suponga que sus registros de cuentas a cobrar son destruidos por un incendio el 1 de enero de 2017. Su aseguradora suma sus cuentas por cobrar por el período del 31 de diciembre de 2015 al 31 de diciembre de 2016, y luego divide ese número por doce. Si sus cuentas por cobrar anuales son de $ 1 millón, su promedio mensual es de $ 83,333. Luego, su aseguradora considerará si las fluctuaciones normales en su negocio provocaron que sus cuentas por cobrar sean mayores o menores que el promedio mensual en la fecha de la pérdida. Muchas empresas generan mayores ventas en algunas épocas del año y menores ventas en otros momentos. Su aseguradora considerará el momento de la pérdida y aumentará o disminuirá el promedio mensual en consecuencia.

Deducciones

Una vez que su aseguradora haya calculado sus cuentas por cobrar mensuales ajustadas, restará cualquiera de las siguientes:

Cuentas no perdidas:

Su aseguradora no proporcionará ningún pago por los registros de cuentas por cobrar que tengan no se ha perdido Cuentas reestablecidas o recopiladas:
Del mismo modo, su aseguradora no pagará ningún pago por las cuentas que haya podido restablecer o cobrar. Deudas incobrables:
La aseguradora hará una deducción por sus deudas incobrables normales. Estas son deudas que no podría haber cobrado incluso si la pérdida no se hubiera producido. Interés no derivado del trabajo:
Su aseguradora deducirá los cargos por intereses y servicios que no puede cobrar a los clientes porque sus registros de cuentas por cobrar se han destruido. Otras provisiones

Lo máximo que su aseguradora pagará por las pérdidas bajo la cobertura de cuentas por cobrar es el límite que se muestra en el endoso. El límite se aplica a cada ocurrencia.

Si recupera alguna parte de una pérdida pagada por su aseguradora, debe devolver ese dinero a su aseguradora. Por ejemplo, supongamos que su aseguradora le ha pagado $ 50,000 por cuentas que no puede cobrar porque un incendio ha destruido sus registros de facturación. Un cliente posteriormente le paga $ 5, 000 por el trabajo que realizó. Si el monto que el cliente le debía estaba incluido en el pago del seguro de $ 50, 000, debe devolver $ 5,000 a su aseguradora.

Endosos de cobertura extendida