5 Formas de mejorar su gestión de gastos de empleados

¿Ha descubierto recientemente agujeros importantes en su presupuesto solo para descubrir que se deben cada vez más a gastos de empleados no contabilizados? Las cuentas de gastos corporativos son una gran característica de las empresas, pero también pueden ser perjudiciales si no se gestionan adecuadamente. Ya sea que esté desperdiciando el departamento de contabilidad o las horas de administración persiguiendo informes de gastos o perdiendo miles de dólares en gastos que no se pueden justificar, es probable que tarde o temprano sufra problemas importantes de flujo de efectivo.

Desde incentivar mejores comportamientos hasta mejorar las limitaciones, aquí hay algunas maneras de mejorar su gestión general de gastos.

1. Limitar cuentas de gastos.

   Si tiene problemas para determinar exactamente qué cuentas de gastos están pagando, limitar el número de cuentas activas es una forma de evitar que los costos se salgan de control. Use un proveedor de tarjeta de crédito que admita la creación de tarjetas de empleados con límites de gastos específicos, o proporcione cuentas de efectivo con un pago diario. Si un empleado necesita gastos más allá del monto establecido, solicite los recibos y la justificación de los gastos de la cuenta. Es posible que desee dar un paso más al determinar las asignaciones por posición o tenencia de los empleados para mantener los procesos estructurados y comprensibles a medida que su empresa crece.

2. Proporcione incentivos para alentar el seguimiento de gastos.

   El seguimiento de gastos es otra responsabilidad que sus empleados pueden no desear asumir. Agregar más papeleo mientras están en un viaje de negocios puede ser frustrante, así que déles un incentivo para hacerlo. Proporcione beneficios adicionales o pagos diarios para la entrega del recibo a tiempo, tal vez en la forma de un concurso del departamento o de toda la compañía. Algunos beneficios a considerar podrían incluir pequeños obsequios, reconocimiento de empleados o almuerzos. Haga una encuesta a sus empleados para averiguar qué ventajas les gustaría recibir y luego cree estándares y umbrales para emitir premios, de modo que los empleados sepan a qué aspirar.

3. Aclare los gastos aceptables e inaceptables.

   Lo que piensa que es un gasto aceptable para los empleados y lo que un empleado piensa que pueden ser dos cosas diferentes. En lugar de tener discusiones con los empleados sobre los gastos innecesarios, cree un manual operativo que defina exactamente lo que considera gastos aceptables para los costos comunes como almuerzos, cenas y suministros comerciales. Esto debería incluir limitaciones máximas en los gastos como boletos de avión, comidas u hoteles y actualizaciones de direcciones y complementos que sus empleados pueden estar tentados de agregar a su cuenta de gastos. Razonable y justificable debe explicarse en los términos más directos y claros.

4. Sincronice las declaraciones de la tarjeta corporativa con el software de contabilidad.

   Muchos programas de contabilidad extraen las transacciones de la tarjeta directamente de la tarjeta de crédito para que no gaste una gran cantidad de tiempo haciendo coincidir los recibos con las transacciones.También puede exigir a los empleados que utilicen un software de seguimiento e informe de gastos para que puedan escanear y hacer coincidir los recibos en tiempo real. Le ayudará a mantener todo coordinado, y lo ayudará a identificar cualquier violación de las reglas de gastos aceptables.

5. Automatice las restricciones de gastos.

   Use sistemas de administración de gastos que le permitan definir parámetros en costos de gastos, categorías y gastos inaceptables. Cuando maneja estos costos automáticamente, reduce la cantidad de tiempo que pasa trabajando en el sistema. Si hay problemas importantes, el sistema los llama su atención sin necesidad de su aportación en el día a día. Bríndeles a los empleados la oportunidad de ver cómo funciona este software para que entiendan cómo controlará sus gastos. Esto debería ayudar a disminuir drásticamente la cantidad de empleados que violan las reglas de gastos.

Finalmente, no olvide que algunos empleados simplemente no pueden "obtenerlo". Puede considerar revocar los privilegios de la cuenta de gastos de los empleados que continuamente violan las reglas de la compañía y, en su lugar, requieren el desembolso inicial de los gastos.

Al reembolsar solo los gastos aceptables, debe eliminar virtualmente el potencial de violaciones. Por supuesto, tenga en cuenta que los empleados que deben tener grandes gastos pueden no tener recursos personales para hacerlo; trabajar para su empresa no debe crear una carga excesiva para sus empleados. Al encontrar un punto de encuentro armonioso, su empresa, sus empleados y su gestión de gastos deberían encontrar un medio más productivo.