5 Pasos para Elegir software de contabilidad

Puede usar esta lista de verificación de selección de software contable para ayudarlo a encontrar el software contable correcto antes de comprar. Pocas empresas pequeñas invierten una cantidad significativa de tiempo y recursos para hacer las preguntas correctas antes de seleccionar el programa de software de contabilidad para garantizar que se haga la mejor elección para su negocio. En cambio, la elección del software de contabilidad generalmente se apresura, dado poco, si alguno, pensado si hay mejores alternativas.

Si elige una aplicación de software de contabilidad para su pequeña empresa, o si está considerando actualizar o cambiar los programas de software, puede utilizar esta lista de verificación de selección de software contable como recurso para seguir los pasos que se detallan a continuación. Ayuda a encontrar el programa de software de contabilidad adecuado para su pequeña empresa.

Paso 1

Debe solicitar la opinión de todos sus empleados que utilizarán el programa de software de contabilidad de manera significativa para que puedan ayudarlo a dar su opinión sobre si el software cumplirá con su necesariamente. Si su pequeña empresa es lo suficientemente grande, con diferentes departamentos o divisiones, puede formar un comité de tecnología que tenga al menos un representante de cada departamento o división importante que evalúe los programas de software que considerará comprar.

Paso 2

Debe hacer que cada empleado o representante en el comité de tecnología prepare un análisis de necesidades y un diagrama de flujo de sus procesos significativos.

El análisis de necesidades debe ser una lista de los requisitos que cada empleado o departamento necesita para llevar a cabo sus tareas cotidianas. El análisis de necesidades describirá los requisitos que tiene para su software de contabilidad, que puede proporcionar a su proveedor para ayudar a determinar si el paquete de software cumple con sus requisitos.

Los diagramas de flujo le darán una idea de los procesos internos que están utilizando sus empleados para realizar sus tareas. Los diagramas de flujo serán útiles por al menos algunas razones: (1) encontrará que se pueden eliminar ciertos pasos para agilizar sus operaciones y ahorrar tiempo y dinero a su empresa; (2) podrá ver qué pasos se están llevando a cabo manualmente para ver si el software de contabilidad que está considerando adquirir ayudará a automatizar estas tareas; y (3) puede usar estos diagramas de flujo como base para crear o actualizar los manuales de políticas y procedimientos de su empresa o los procedimientos de escritorio de los empleados en este momento.

Paso 3

Debe establecer un presupuesto para su software de contabilidad. Recomiendo establecer un presupuesto como un rango de precios que considerará comprar porque puede encontrar que una aplicación de software de contabilidad más costosa automatizará más tareas, por lo que sus mayores costos pueden justificarse.

Paso 4

Puede hacer que sus empleados o el comité de tecnología identifiquen posibles programas de software de contabilidad que satisfagan sus necesidades para que pueda ver más de cerca estos programas. Es posible que desee considerar consultar con profesionales independientes, como consultores de tecnología y contadores públicos certificados, para solicitar su opinión sobre posibles programas que puedan satisfacer sus necesidades.

El contador tendrá conocimiento y experiencia sobre lo que otras pequeñas empresas están utilizando y puede tener experiencia en el uso de diferentes programas de software de contabilidad como usuario final. El consultor de tecnología puede darle una idea de los principales problemas tecnológicos que puede encontrar al implementar un nuevo programa de software de contabilidad basado en las especificaciones, como si es compatible con otros programas externos que necesita para su negocio o con un nuevo hardware que Es posible que deba asegurarse de que el programa se ejecute correctamente y que pueda tener en cuenta su proceso de toma de decisiones.

Paso 5

Debe hacer una demostración de cualquier programa de software de contabilidad que esté en su lista corta para comprar, para asegurarse de que satisfaga sus necesidades. También puede solicitar una versión de prueba gratuita del programa si se comunica con el proveedor. Puede hacer que sus empleados ejecuten sus tareas cotidianas en la versión de prueba para tener una mejor idea de cómo se compara el software con sus competidores.

Puede seguir estos pasos para ayudarlo a elegir la opción correcta de programas de software de contabilidad para su pequeña empresa.