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Imagina tu escritorio. T
a su derecha, ve una pequeña montaña de papeles. En él hay contratos, facturas, actualizaciones de proyectos, aplicaciones, formularios LEED y RFD. Todos tienen un lugar específico en su inmenso archivador, pero algunos tienen que estar firmados, algunos tienen que ser escaneados, y algunos tienen que ser enviados a los clientes.
En resumen, su oficina es un desastre.
¿Suena este escenario demasiado familiar? La sobrecarga de documentos es un problema común para los gerentes de construcción.
Afortunadamente, el software de gestión de la construcción proporciona una excelente solución a este problema común.
El software de administración de construcción tiene un gran subconjunto de opciones de administración de documentos. Estas soluciones de software pueden ayudar a los usuarios a localizar rápidamente sus documentos y formularios y reducir el tiempo dedicado a completar el papeleo, liberando tiempo para trabajar con los clientes y concentrarse en trabajos de construcción.
Organícese
Probablemente el principio más importante del software de administración de documentos es su capacidad para organizar archivos. No más revolviendo archivadores o pilas de papel en su escritorio: simplemente REPLACEe el documento que está buscando en el motor de búsqueda del software para ubicar su archivo de inmediato.
El software también le permitirá cargar sus archivos existentes, para que no haya una extraña división entre los archivos físicos anteriores y los archivos en su solución de software. Y para muchas aplicaciones, puede acceder a estos documentos en la nube y encontrar su documentación sobre la marcha.
Algunos ejemplos de sistemas de organización destacados incluyen Aconex y Viewpoint. Aconex tomó el algoritmo de búsqueda de Google para que los usuarios puedan encontrar rápidamente cualquier documento que estén buscando. Viewpoint utiliza un algoritmo similar y también puede buscar e indexar los correos electrónicos de Outlook que están conectados a Vista.
Colabore mejor
Si elige un servicio de administración de documentos de construcción basado en la nube, encontrará que terminará su documentación más rápidamente y con más eficacia.
¿La clave?
El software facilita el trabajo con su equipo.
Muchas empresas de software de gestión de documentos de construcción ofrecen opciones de colaboración innovadoras e intuitivas. Por ejemplo, la herramienta de gestión de documentos del proyecto de construcción de Procore permite a los gerentes repartir diferentes permisos para cada usuario. Si bien Procore almacena versiones anteriores de un archivo, también se asegura de que el contenido compartido esté siempre en el mismo borrador para que los usuarios no editen accidentalmente la versión incorrecta. Y dado que funciona en iPad, iPhone y Android, además de PC, su equipo siempre puede acceder a esta información sobre la marcha.
Ahorre dinero
Hay muchas maneras obvias en que la administración de documentos de construcción puede ahorrarle dinero a su oficina.No necesita invertir tanto en tóner, papel, fotocopias y unidades de archivo. Pero el software de gestión de documentos de construcción también podría ahorrarle miles de dólares al año en mano de obra. Hotel Executive informa que con el software de administración de documentos, las empresas pueden ahorrar $ 5,000 al año en tareas de archivado, y esos ahorros no se limitan a los hoteles, sino que se extiende a cualquier empresa con necesidades sustanciales de administración de documentos.
El software de administración de documentos también puede librar a su empresa del costo de encontrar documentos perdidos. Una compañía de imágenes de documentos estima que cuesta $ 120- $ 250 para recrear un documento perdido o mal archivado.
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