¿Quién debería firmar una carta de oferta a un candidato a un puesto de trabajo?

Querida Susan,

Hablando de cartas de oferta, ¿qué nivel de empleado o gerente de Recursos Humanos se espera que revise una carta de oferta preparada por un Asistente de Recursos Humanos y durante cuántos meses debería continuar este proceso de revisión si el asistente de recursos humanos es un nuevo empleado? Si el Asistente de recursos humanos es un empleado con experiencia?

¿Quién debería ser el signatario de una carta de oferta? ¿Debería ser el Asistente de Recursos Humanos quien prepara la carta de oferta o el empleado o gerente de más alto nivel que revisa la carta de oferta (si se espera que ocurra una revisión)?

Muchas gracias por la ayuda que puede brindar para responder estas preguntas.

Querida Belinda,

Mis respuestas a estas dos preguntas son estrictamente mis opiniones, ya que no hay problemas legales involucrados en las respuestas. Cuando trabajé como Director interino de recursos humanos para una empresa cliente, entre la ex persona encargada de recursos humanos que se fue y mi cargo, el Asistente de Recursos Humanos envió una carta de oferta con el salario equivocado. Supe inmediatamente cuando lo saqué del montón de documentos que me saludaron a mi llegada porque era demasiado bajo para el trabajo.

Habla sobre un punto de aprendizaje instantáneo.

Si bien reconozco que en algunas organizaciones el gerente, director o vicepresidente de recursos humanos -nunca un asistente de recursos humanos, según mi experiencia- firma las cartas de ofertas de trabajo para los candidatos, esta es una mala práctica en el sector privado. No es la persona de recursos humanos quien hace la oferta. La persona de recursos humanos está consultando con el gerente de contratación, quien debe tomar la decisión final sobre un candidato y firmar la carta de oferta.

La carta de oferta es el compromiso del gerente con el nuevo empleado. Al hacer la oferta, él o ella confirma su compromiso con el éxito del nuevo empleado. Dar la bienvenida a un nuevo empleado es parte de todo el proceso de reclutamiento, selección y contratación. Todos son componentes en el proceso de incorporación.

La oferta de trabajo es otra parte de darle la bienvenida al nuevo empleado en su organización y hacer que el nuevo empleado se sienta deseado. Envía un mensaje más poderoso cuando proviene del nuevo jefe del posible empleado.

Excepciones a las prácticas recomendadas

En el sector público, en compañías Fortune 500 y en lugares de trabajo representados por sindicatos, reconozco que esta práctica puede diferir. Cuando una organización es grande y los empleados están diseminados en muchos lugares, logísticamente, esto agrega tiempo y confusión al proceso de hacer ofertas de trabajo.

Las organizaciones más grandes tienen el desafío adicional de consistencia en múltiples ubicaciones, por lo que gran parte de la sistematización de las prácticas de empleo se basa en los recursos humanos.

En un lugar de trabajo representado por el sindicato, especialmente en el sector público, el gerente puede no tener la última palabra sobre quién obtiene el trabajo.Puede ser determinado contractualmente por factores tales como la antigüedad y la educación. En estos casos, también tiene sentido que la documentación proceda del personal de recursos humanos. Son responsables de asegurarse de que las condiciones y prácticas laborales cumplan con el contrato.

En cualquiera de estos casos, HR debe pedirle a su abogado que revise el formato y el proceso de la carta de oferta para garantizar que sean adecuados, legales y que protejan al empleador.

A menos que la carta de oferta difiera del formato estándar, sin embargo, generalmente no hay necesidad de pedirle a un abogado que revise cada carta individual.

¿Debería un gerente de recursos humanos o un director revisar todas las cartas de ofertas de empleo?

Lo que aprendí de la experiencia que mencioné anteriormente en este artículo es que cualquier documento que obligue legal o financieramente a la empresa debe ser revisado por un gerente o gerente de recursos humanos. A continuación se detalla el motivo:

• Una carta de oferta y muchos otros documentos enviados por personal de Recursos Humanos obligan legalmente a la empresa. Claro, cuando se encuentra un error de $ 10, 000, puede retirar la oferta y explicar que fue un error hecho por un empleado inexperto, pero ¿por qué abrir la empresa a una situación en la que se debe extender una nueva oferta salarial, una un empleado nuevo y desdichado aún puede tomar el trabajo, o podría perder a un candidato perfectamente satisfecho que está desinflado y herido, debido a un error. Además, podría abrir su firma para acciones legales.
• En honor a la oferta de trabajo incorrecta, utilizando el mismo ejemplo, es igualmente desagradable. Antes de que la compañía extendiera la oferta, alguien en Recursos Humanos investigó el mercado, revisó lo que están haciendo otros empleados en trabajos similares y concluyó con una oferta de trabajo adecuada. Entonces, las ramificaciones están llegando aún más si otros empleados aprenden el diferencial salarial.
• No importa el nivel de experiencia de un asistente de recursos humanos que debería, en una oficina de recursos humanos, preparar la oferta para enviar, un segundo par de ojos que revise todo lo que potencialmente podría obligar económicamente a la empresa o abrir la puerta a una acción legal, es listo. Las organizaciones esperan más vigilancia y supervisión por parte de los empleados que son gerentes o directores titulados.
• Una falla en la comunicación podría resultar en términos y condiciones de empleo incorrectos que no fueron negociados o prometidos a un candidato. Por ejemplo, el asistente de Recursos Humanos puede saber que el trabajo pagaría $ 40,000, pero en el proceso de negociación, se le ofreció al candidato más un bono por firmar y, en el día a día ocupado, el gerente no le dijo al asistente de recursos humanos.
  Cuando un candidato a un puesto de trabajo recibe una oferta incorrecta, él o ella está reevaluando la integridad de su empresa. Usted crea una barrera a la aceptación que era innecesaria ya que el candidato se preocupa por cómo manejar la situación.
• Los documentos que se dirigen a las personas que intenta reclutar para su empresa deben ser impecables. Señalan un mensaje al empleado potencial sobre la cultura de su empresa. Incluso un error tipográfico puede dar una pausa al candidato. Una copia del documento también vivirá en los archivos de su empresa durante años.Entonces, en la mayoría de los casos, un segundo par de ojos revisando el documento es una práctica inteligente.

No veo la revisión de documentos que obliguen a la empresa financiera o potencialmente, legalmente, como crítica de los conocimientos, experiencia o diligencia de un asistente de recursos humanos. Es una práctica comercial inteligente por todos estos motivos.

Nota sobre ofertas de trabajo: Recursos humanos debe pedirle a su abogado que revise el formato y el proceso de la carta de oferta para asegurarse de que sean adecuados, legales y brinden al empleador protección legal. A menos que la carta de oferta difiera del formato estándar, sin embargo, generalmente no hay necesidad de pedirle a un abogado que revise cada carta individual.

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