Tareas de impuestos de nómina de fin de año para empleadores

Pregunta: ¿De qué tareas de nómina de final de año debo ocuparme?

Además de la planificación fiscal, diciembre también es el momento de completar las tareas de nómina de fin de año y prepararse para el nuevo año de nómina. Aquí hay algunos recordatorios para ayudarle a cerrar su nómina para este año y prepárese para los impuestos sobre nómina del año siguiente

Formulario W-4 para Empleado - Certificado de Indemnización para retención de empleados

Los empleados pueden completar formularios W-4 en cualquier momento, y el final del año calendario es un buen momento para recordarles que revisen su W-4 para asegurarse de que la información sea precisa y la cantidad lo que quieren retener del impuesto a la renta federal es exacto.

Si su estado requiere impuesto sobre la renta, los empleados también deben consultar el formulario de retención de impuestos sobre la renta de su estado para conocer los cambios y los montos de retención. Solo un recordatorio de que los empleados pueden cambiar sus formularios W-4 con la frecuencia que deseen a lo largo del año, pero no más de una vez por cada cheque, por supuesto.

Formulario W-9 para no empleados: solicitud de número de identificación fiscal y certificación

Un formulario W-9 es similar al formulario W-2, pero es para no empleados. El formulario W-9 se utiliza para verificar la dirección de la persona y el número de identificación fiscal. El número de identificación tributaria es la información más importante, porque el IRS usa esto para que coincida con 1099s presentados por los contribuyentes con 1099s presentados por los empleadores.

Formularios W-2 y formularios 1099-MISC

Si envía sus propios formularios W-2 (resumen de impuestos de fin de año para empleados) y formularios 1099-MISC (fin de año) resumen de impuestos para contratistas independientes), ahora es el momento de solicitar formularios para este año fiscal.

Si tiene un servicio de nómina, verifique que tengan lo que necesitan para preparar estos formularios en enero. Recuerde que los formularios W-2 y los formularios 1099-MISC deben enviarse a individuos antes de finales de enero.

Puede obtener formularios W-2 en tiendas de suministros de oficina o en el IRS. No puede usar un formulario W-2 que descargue de Internet, porque la tinta roja en la Copia A es especial y no se puede copiar.

Debe usar el formulario oficial.

Obtenga más información sobre W-2s y 1099s

Verifique los nombres de los empleados y los Números de Seguridad Social (SSN)

Antes de preparar los formularios W-2, verifique con la Administración del Seguro Social los nombres de los empleados y los números de la Seguridad Social coinciden y son precisos. Consulte la sección en línea de los Servicios Comerciales de la SSA para obtener más información.

Verifique la información de los no empleados antes de enviar formularios 1099-MISC.

Antes de enviar un empleado que no es empleado, como un contratista o una empresa que ha pagado, debe verificar el número de identificación fiscal de esa persona. Como se indicó anteriormente, deberá enviar un formulario W-9 para obtener la dirección y el número de identificación tributaria.

Otras tareas de impuestos de nómina de fin de año

• Asegúrese de que los salarios de los empleados se registren en el año correcto. Usar el concepto contable de recibo constructivo como la fecha en que la persona tiene acceso irrestricto a los fondos es lo que cuenta. Entonces, ponga los salarios en el año correcto usando la fecha de pago. Si está pagando los salarios de los empleados durante la última semana de diciembre, pero el salario está fechado en enero, ese ingreso cuenta hacia enero. La excepción es si, por alguna razón, paga por adelantado los salarios en diciembre, para los empleados asalariados, por los salarios que se les adeuda en enero. Obtenga más información sobre el tiempo de pago de los empleados al final del año, así como otros problemas de tiempo de ingresos y gastos al final del año.
• Determine cómo va a manejar los cheques de pago de empleados que no se han cobrado durante mucho tiempo. Debe hacer un esfuerzo sincero para encontrar al empleado (use letras certificadas para que pueda demostrar que la carta no se pudo entregar). Si no puede encontrar al empleado, la ley estatal le exige que devuelva los cheques de pago no cobrados a su departamento de ingresos del estado. Continuarán trabajando para encontrar al individuo. También deberá contabilizar el pasivo por nómina para el cheque no cobrado en su sistema contable. La forma en que se maneja depende de la probabilidad de que el empleado cambie el cheque.
• Determine montos imponibles para empleados W-2 para ciertos beneficios, incluidos porcentajes para el uso personal de vehículos de la compañía y teléfonos celulares por parte de propietarios y empleados y gastos educativos pagados por el empleador que pueden estar sujetos a impuestos. Consulte con su asesor impositivo sobre los requisitos de informes para estos beneficios.