Errores contables comunes en pequeñas empresas

La contabilidad en su pequeña empresa no solo implica el mantenimiento de los libros para fines impositivos, sino que es un dispositivo importante para ahorrar dinero e identificar derroche, fraude y robo. Es por eso que es tan importante que los dueños de negocios contraten a contadores profesionales en lugar de tratar de hacer los libros ellos mismos o delegar el trabajo a miembros inexpertos del personal (es decir, un asistente administrativo no es un tenedor de libros entrenado).

Incluso las empresas exitosas pueden ir a la quiebra fácilmente debido a errores contables que resultan en impuestos no pagados, fraude, robo o malversación de fondos.

Errores contables más comunes

Los errores contables incluyen cometer errores matemáticos básicos, ingresar datos incorrectamente y no documentar los gastos y los ingresos. Los siguientes errores contables se encuentran entre los más comunes para las pequeñas empresas:

1. Organización

En contabilidad, la organización es crítica. Eso significa guardar los recibos de todos los gastos, usar tarjetas de crédito o débito comerciales para gastos, mantener los libros actualizados, anotar los gastos de caja chica de forma precisa el día en que se incurre en ellos y no mezclar las finanzas personales y comerciales. Como propietario de un negocio ocupado, es fácil recoger suministros mientras hace sus compras personales y diligencias. Sin embargo, es importante obtener recibos por separado y usar el número de identificación de reventa de su estado para cualquier suministro que se revenderá.

Aunque los gastos inferiores a $ 75 generalmente no requieren un recibo, siempre es una buena idea obtener uno. Cuando puede mostrar los recibos de todos sus gastos, es menos probable que los auditores los desafíen.

2. Agarrarse del papeleo

Los propietarios de pequeñas empresas a quienes se les ha encomendado la tarea de llevar puestos muchos sombreros con frecuencia posponen la realización de los libros hasta el final de la semana o al final del mes, o más tarde.

Esta es una estrategia arriesgada porque es fácil rezagarse en los estados financieros, los informes que deben presentarse, los pagos de impuestos a las ventas, los pagos de facturas e incluso a los clientes de facturación por el dinero que le deben. La demora en la facturación puede dar como resultado cheques sin fondos, mayores deudas que nunca se pagarán y errores en las facturas que serán difíciles de probar en una fecha posterior. Podría ser responsable de multas e intereses por presentar informes tarde o perder grandes oportunidades financieras porque los libros no están actualizados. Si tiene que luchar o apresurarse para ponerse al día con sus libros, es más fácil cometer errores costosos.

3. Errores matemáticos

El IRS a menudo descubre errores matemáticos y los corrige por usted. Sin embargo, no puede contar con ninguna agencia que capte sus errores matemáticos. También hay otros tipos de errores matemáticos que las agencias no pueden identificar, y estos pueden tener un efecto acumulativo significativo en sus finanzas. Este tipo de errores incluyen ingresar figuras en el lugar equivocado, no completar las cifras correctamente o cometer errores que no están a su favor.

4. Contratar al personal equivocado de la oficina

Si la persona a cargo de hacer sus libros no sabe lo que está haciendo, usted es quien paga los errores. Ningún empleado, familiar o conocido ocasional se preocupará por sus libros tanto como usted o una empresa de contabilidad profesional.

Si una persona comete un error, él o ella no se invierte como un contador con una responsabilidad fiduciaria o una persona con un interés financiero en el negocio. El otro riesgo de contratar a alguien que no es un profesional es que la persona podría involucrarse fácilmente en actividades delictivas como malversación de fondos o robo.

5. Poco dispuesto a delegar

Los propietarios de pequeñas empresas a menudo no están dispuestos a delegar la contabilidad a profesionales de la contabilidad con experiencia, sin embargo, el crecimiento empresarial depende de la capacidad crítica para dejar que otros profesionales manejen cualquier cosa fuera de las competencias centrales de su negocio. Simplemente, debes estar dispuesto a dejar que otras personas hagan su trabajo mientras tú lo haces. Pocos dueños de negocios están calificados en contabilidad, estrategias impositivas, administración de activos comerciales y establecimiento de entidades comerciales para capitalizar las ventajas de ciertas estructuras comerciales.

Necesita asesoramiento experto y un contador experimentado para maximizar los ingresos y minimizar los impuestos.

6. Comunicaciones deficientes

Las comunicaciones deficientes entre usted y su contable pueden ocasionar serios errores en sus registros, presentar informes y resultar en todo, desde declaraciones imposibles hasta conciliaciones con datos financieros clave inexactos. Es fácil olvidar que pagó a alguien un bono en efectivo o le dio un descuento en efectivo a menos que escriba la información y se lo transmita a su tenedor de libros.

La tecnología no evita los errores contables debido al adagio comercial "basura adentro, basura afuera". La persona que ingresa los números de cuenta en aplicaciones de software y tecnología necesita transferirlos correctamente e ingresarlos en el lugar correcto en el momento correcto. El tenedor de libros necesita saber cuándo presentar los documentos y cómo interpretar los hechos sobre activos, impuestos y otros asuntos. Si desea obtener la mayor cantidad de ganancias de sus ventas y gastos, necesita utilizar un contador experimentado o servicio de teneduría de libros para manejar sus libros de la manera correcta para ayudarlo a evitar errores, encontrar ahorros en impuestos y descubrir otras oportunidades comerciales basadas en sus finanzas imagen. Por lo menos, asegúrese de que existan los procedimientos y procesos adecuados para mantener la comunicación abierta y productiva.