De qué hablar en Project Team Meetings

Como gerente de proyecto, debe realizar reuniones del equipo del proyecto al menos una vez al mes, a menudo con más frecuencia. Puede tenerlos una vez a la semana o, incluso, en proyectos rápidos, todos los días.

Sin embargo, a menudo reúne a todos, y si lo hace de manera virtual o en persona, las reuniones de su equipo de proyecto cubrirán los mismos temas de forma regular.

Esto es de lo que hablar cuando reúnes a tu equipo de proyecto en una reunión.

Estado del proyecto

La mayor parte de cualquier reunión del equipo del proyecto será una discusión sobre el estado del trabajo. Esto puede tomar varias formas, pero la más común es rodear a cada individuo y pedirles que expliquen su progreso. Esta revisión de estado le permite seguir el estado del proyecto en general.

También es una buena idea mirar hacia adelante: además de un informe de estado de todos sobre lo que han completado, debería preguntarles qué deben hacer a continuación. Esto lleva a un: "¿Y necesitas ayuda con eso? "Conversación para que el equipo tenga la oportunidad de pedir ayuda mutuamente.

Problemas del proyecto

Los problemas del proyecto son cosas que han sucedido y están causando un problema en su proyecto. Eso puede ser desde no tener suficientes personas hasta un patrocinador de proyectos perezosos o no tener un caso de negocios. (¿No tienes un caso de negocios? Descubre cómo escribir uno aquí.)

Riesgos del proyecto

Hable sobre los riesgos del proyecto que tiene actualmente en su registro de riesgos.

Luego, brinde a las personas la oportunidad de identificar cualquier riesgo nuevo que puedan haber identificado desde la última reunión.

Si surge un nuevo riesgo, discútalo como equipo y elabore sus próximos pasos.

Carga de trabajo

La reunión de su equipo es un gran lugar para discutir la carga de trabajo de las personas en el equipo. ¿Quién tiene demasiado trabajo?

¿Quién puede hacerse cargo de más? ¿Alguien quiere aprender una nueva habilidad y esa habilidad la está demostrando alguien más en un futuro no muy lejano? ¿Podrían trabajar de sombra?

Si nada más, esta discusión le permite saber que la carga de trabajo que está asignando al equipo está bien. De lo contrario, te da una advertencia temprana de que tendrás que hacer algo al respecto, como mover asignaciones de tareas entre individuos para aplanar mejor los gastos generales del equipo en general.

Próximas ausencias

Es útil tener una visión de quiénes están de vacaciones y de las próximas fiestas que podrían afectar la capacidad de los miembros del equipo para realizar tareas o completar su trabajo existente. A menudo encontrará que los jefes de equipo no le pasan esta información y depende de los individuos para avisarle cuando están apagados.

Podría ser cualquier cosa, desde ausencia por enfermedad programada para un día feriado, licencia de paternidad o feriado nacional en su país que usted no conocía; como puede ver, este tipo de discusión es particularmente importante para los equipos internacionales y virtuales.

Cualquier otro negocio

Siempre tenga tiempo al final de la reunión para que todos mencionen puntos adicionales que no fueron cubiertos en la discusión principal.

Es posible que no necesite esta vez, en cuyo caso puede cerrar la reunión antes de tiempo. Sin embargo, es posible que descubra que hay temas que ha pasado por alto que otros consideran importantes y desea debatir con el equipo, para eso sirve AOB (Any Other Business).

Dele a la persona con AOB el piso para discutir su punto. Esté atento a la hora y si considera que esta es una discusión que merece más tiempo de lo que puede brindar ahora mismo, sugiera que el tema se cubra adecuadamente en la próxima reunión o que se reúna por separado para hablar en detalle.