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Cuando se trata del disfrute de los invitados de cualquier evento, los alimentos y bebidas son casi tan importantes para un evento como el propósito del evento en sí. Como planificador de eventos, es probable que sea responsable de trabajar con el profesional de la restauración para planificar la comida y seleccionar cada elemento del menú para su grupo.
Planificación del menú de eventos
Ya sea que esté trabajando con un proveedor privado o con el gerente de catering en el lugar del evento en sí, siempre es útil considerar varios factores antes de crear el menú.
Lo primero que debe recordar es que las opciones de menú que presentan son casi siempre 100% flexibles. Y a pesar de que la mayoría de las empresas de catering le permitirán confirmar el menú y la cuenta de la cabeza aproximadamente tres semanas antes del evento, siempre sugiero que confirme el menú mucho antes en el proceso de planificación. Esto es lo que necesita saber antes de comenzar.
Menús de desayuno, almuerzo y cena
El menú debe incluir varias opciones de comidas preenvasadas y selecciones a la carta desarrolladas por el chef ejecutivo o la empresa de catering. El enfoque de las diferentes comidas del día (desayuno, almuerzo y cena) generalmente es único. Considere lo siguiente:
- Desayuno: En lo que respecta al desayuno, los menús empaquetados suelen ser más rentables y más fáciles de seleccionar, incluidas las opciones continentales, los buffets calientes y las estaciones de desayuno. Si ofrece un desayuno antes del inicio del programa oficial, asegúrese de elegir la opción que mejor se adapte al horario de su evento.
- Almuerzo: La mayoría de las empresas de catering ofrecen varias opciones de bufet para el almuerzo, opciones de "almuerzos de trabajo" (como sandwiches a la carta y platos apropiados) e incluso almuerzos en caja. De nuevo, la mejor opción de tipo de comida dependerá enteramente del horario de su programa, así que considere cuánto tiempo tendrán que comer los invitados.
- Cena: Siempre tiene la opción de buffets de cena empaquetados o cenas de platillos, y ambos pueden ofrecer una selección de entre tres y cinco cursos. Aquí es donde encontrará artículos que reflejan las preferencias personales del chef ejecutivo y también es generalmente un momento para dejar que la comida brille.
Menús Break Foods and Reception Menus
Cuando se trata de planificar la comida en un evento, la planificación no siempre se limita a tres comidas cuadradas. De hecho, muchas conferencias de varios días requieren planificación de comidas más allá del desayuno, el almuerzo y la cena, tal vez durante los descansos programados o el desayuno y las recepciones de cócteles. El chef ejecutivo o proveedor de catering puede presentarle varias opciones más de comidas preempaquetadas, así como selecciones a la carta:
- Artículos de descanso: Si su presupuesto puede permitírselo, los descansos temáticos son siempre más interesantes que las bebidas estándar y aperitivos.
- Recepciones: La mayoría de las empresas de catering ofrecen opciones a la carta para entremeses refrigerados y calientes y paquetes de recepción alojados en el bar (cobrados por hora por persona o por consumo). También pueden ofrecer estaciones de platos fríos y calientes, así como estaciones de postres.
The Big Dinner Question: ¿Buffet o plateado?
Independientemente de la comida en consideración, he encontrado numerosas situaciones en las que el equipo de administración que organiza un evento ha solicitado el formato incorrecto para servir una comida.
Las siguientes consideraciones de tiempo deberían servir como una buena guía para determinar la mejor manera de servir la comida:
- Plated: Las comidas plateadas requieren al menos 1. 5 horas, si no 2 horas, del tiempo de la agenda para adecuadamente servir y limpiar la habitación. El servicio de comida chapada se usa más comúnmente para la cena y las reuniones de ejecutivos sosegados.
- Buffet: Trate de permitir hasta 1 hora de agenda para cualquier comida de buffet. Los buffets son un gran formato para el desayuno y el almuerzo.
- Artículos aprobados: Si bien es una excelente opción para los entremeses, la porción de aprobación normalmente solo se usa durante las recepciones.
Consideraciones de necesidades especiales
Por último, pero no menos importante, las consideraciones de planificación del menú tienen en cuenta las necesidades dietéticas especiales. Es fundamental incorporar y notificar a su gerente de catering sobre cualquier solicitud y necesidad especial que sus invitados puedan tener, incluyendo, entre otros:
- Alergias a los alimentos
- Requisitos religiosos
- Otras restricciones dietéticas
El único La forma de saber sobre tales necesidades especiales es preguntar, y la única manera de planear para ellos es discutirlos con su profesional de la restauración lo antes posible.
Completar una orden de evento de banquete
La orden de evento de banquete es la redacción formal que detalla todos los elementos de sus necesidades de restauración una vez que haya pasado por todas las consideraciones y los pasos de planificación anteriores. Se requerirá su firma (como planificador de eventos), por lo tanto, revise con cuidado este documento para mayor precisión porque tanto usted como el proveedor de servicios se referirán a él más adelante. Incluirá las siguientes decisiones, solicitudes y requisitos:
- Alimentos y bebidas
- Configuración de la sala
- Audiovisual
- Entretenimiento y decoración
- Tarifas
Evento Alimentos y bebidas Artículos del presupuesto que debe conocer
Cuando construya su presupuesto para banquetes, asegúrese de anticipar los siguientes cargos:
- Mínimos de banquetes: La mayoría de las comidas requieren un recuento mínimo de personas y cobran por persona.
- Cargo por mano de obra: Se aplica un cargo mínimo para configurar su evento; sin embargo, a menudo es negociable y no se aplica si el evento cumple con los honorarios mínimos.
- Tarifa del chef: Se le cobra si su evento usa una estación de tallado.
- Cargo de camarero: Se le cobra si su evento requiere servicios de barman.
- Tarifa de alquiler de sala: A menudo negociable y no se aplica si el evento cumple con las tarifas mínimas.
- Cargo por servicio e impuesto a las ventas: Anticipa un 20% o porcentaje identificado como tarifa de servicio e impuestos locales.
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