Cómo distinguir un hotel bueno Los planificadores de eventos de RFP

No es ningún secreto que los hoteleros siempre buscan formas de identificar a los planificadores de eventos y reuniones que pueden seleccionar hoteles y otros lugares para reuniones, viajes de incentivos, conferencias y exposiciones.

Muchos hoteles han confiado en los sitios RFP (Solicitud de Propuestas) de hoteles en línea, como Conventionplanit. com y sabrehotelrfp. com para promover sus capacidades de servicio de reuniones y conferencias. También han desarrollado sus propios formularios RFP en línea.

Sin embargo, muchos planificadores son reacios a enviar sus RFPs de hoteles a través de motores de búsqueda de terceros. Muchos planificadores prefieren enviar sus solicitudes de ofertas de hotel directamente al hotel y a los centros de conferencias.

¿Qué información está incluida en una RFP de hotel?

Una herramienta excelente para ayudar a los planificadores a comenzar a desarrollar sus propios formularios para las ofertas de hoteles y otras necesidades de eventos es el evento de las prácticas aceptadas de intercambio de herramientas del Concilio de la Industria de Convenciones.

Los elementos básicos para una RFP de hotel deben incluir lo siguiente:

• Información de contacto básica del solicitante (nombre, título, organización, dirección, teléfono, correo electrónico, etc.)
• Fechas del evento (proporcionar al menos dos opciones diferentes)
• Bloques de habitación necesarios (fechas y números de habitaciones)
• Solicitudes de sala de reuniones (fechas, tamaños de habitaciones, cantidades)
• Requisitos de alimentos y bebidas
• Requisitos de accesibilidad
• Envío y recibir requisitos
• Otra información relevante

Aprovechar las herramientas de RFP

Además, la Global Business Travel Association (GBTA) proporciona a sus miembros una extensa herramienta de RFP para hoteles que los planificadores de eventos pueden desear considerar.

Elementos de la RFP del hotel GBTA incluyen lo siguiente:

• Información general de instalaciones de hotel
• Información general de solicitante RFP
• Detalles de contrato de habitaciones
• Tamaño total de espacio de reuniones de un hotel
• Número total de salas de reuniones
• Tamaño del salón de baile o sala de reuniones más grande del hotel
• Altura del techo del salón de baile o sala de reuniones más grande
• ¿Tiene el hotel una sala de juntas permanente?
• ¿Cuántas personas acomodarán la sala de juntas?
• ¿El hotel tiene espacio de exhibición dedicado?
• ¿Cuál es el tamaño del espacio de exhibición?
• ¿Cuál es la distancia al centro de convenciones del área?
• ¿Cuál es el nombre del centro de convenciones?
• ¿Cuál es el porcentaje de impuestos sobre alimentos y bebidas?
• ¿Cuál es el porcentaje del cargo por servicio de banquete?
• ¿Los impuestos del servicio de banquetes son gravados?
• ¿El hotel ofrece servicios audiovisuales (A / V) internos?
• ¿El hotel ofrecerá descuentos en los servicios de A / V internos?
• ¿Permitirá el hotel que los clientes traigan proveedores externos de A / V?
• ¿Cuántas salas de reuniones contienen Internet inalámbrico de alta velocidad?
• ¿Cómo pueden las salas de reuniones contener videoconferencias?
• ¿Hay una tarifa por usar proveedores propios de A / V?
• ¿El hotel acepta "tarjetas de reunión" corporativas para el pago?
• ¿El hotel ofrece tarifas para paquetes de reuniones?

Además, sería útil compartir con las ventas de hoteles el tipo de evento que está organizando. Esto les proporcionará una idea de los objetivos que su reunión puede tener.

Las buenas noticias sobre el trabajo con hoteles es que la mayoría debe tener bastante experiencia para organizar eventos similares, y un excelente gerente de ventas o de catering podrá compartir más detalles con usted sobre cómo ayudar a los planificadores de eventos a cumplir sus objetivos.

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