Lo que el gerente de proyectos sabe sobre cómo hacer un trabajo

El gerente de proyectos es cada vez más uno de los roles más importantes en el mundo de trabajo grupal lleno de iniciativas de la actualidad. Después de todo, los proyectos están en todas partes en nuestras organizaciones.

Por definición, un proyecto es todo el trabajo que hacemos una vez; es temporal y único Desarrollamos nuevos productos en proyectos. Implementamos nuevos programas de software tales como nuestra planificación de recursos empresariales corporativos o nuestro software de administración de relaciones con los clientes a través de equipos de proyectos.

Incluso el trabajo de innovación y desarrollo y ejecución de estrategias tiene lugar en forma de proyectos.

Las personas que ocupan el puesto de gerente de proyectos en nuestras organizaciones son esenciales para la supervivencia y el éxito de nuestra empresa. Ellos facilitan y coordinan e impulsan el trabajo, y lo hacen mediante la aplicación de la ciencia y el arte.

Los gerentes de proyectos experimentados son expertos en ayudar a los grupos a tomar ideas complejas: especificaciones de productos o requisitos del cliente y dividir las ideas en trozos de trabajo digeribles. Coordinan los recursos y el flujo del trabajo; administran e informan sobre los presupuestos y, lo que es más importante, dirigen y guían a los miembros de su equipo a través de decisiones difíciles y problemas desafiantes.

Los mejores gerentes de proyectos son recursos de productividad inestimables, y las lecciones que aprenden y las habilidades que cultivan se aplican fácilmente a todos nosotros en nuestras vidas laborales "no suficientes horas al día".

Nueve lecciones sobre la productividad del mundo de la gestión de proyectos:

1. El tiempo dedicado a la planificación paga dividendos. En nuestro mundo acelerado, tenemos una tendencia pronunciada a apresurarnos en iniciativas sin tomarse el tiempo para aclarar y planificar. El gerente de proyecto entiende que el tiempo invertido en la planificación inicial le devuelve al equipo ahorros de tiempo en la forma de reducción de desperdicios y reelaboración en el futuro.

En mis cursos de MBA sobre gestión de proyectos, los estudiantes reiteran este punto una y otra vez, describiendo su nueva perspectiva sobre los beneficios de invertir una amplia clarificación y planificación inicial. Como lo aprendí de mi padre hace mucho tiempo cuando trabajaba en proyectos de mejora del hogar, "mide dos veces, corta una vez". "

2. Una carta clara no tiene precio. El documento de la carta en la gestión de proyectos es efectivamente el anuncio de nacimiento de la nueva iniciativa. Describe el propósito del proyecto y los parámetros clave de tiempo. Identifica los roles clave, que incluyen: el cliente, el gerente del proyecto, el patrocinador del proyecto y los miembros del equipo central. Las versiones ampliadas de la carta pueden incluir una lista de partes interesadas clave y expectativas adicionales para el proyecto. El documento se comparte en toda la organización, asegurando que todos entiendan la importancia de esta iniciativa y las personas involucradas.Minimiza la agitación y la confusión y sienta las bases para una cooperación generalizada.

Puede adoptar el concepto de la carta constitutiva para cualquier actividad en su equipo como medio de informar a todos y capacitar a los miembros del equipo responsable. Manténgalo simple y redacte un breve anuncio que describa la iniciativa.

Explique el propósito, identifique a los participantes clave y solicite el apoyo de todos. Su equipo apreciará su intercambio de información.

3. ¡Sepa quién está siendo tocado por su iniciativa e involúcrelos! Los gerentes de proyectos con experiencia entienden lo importante que es identificar e involucrarse con todas las partes (partes interesadas) afectadas por una iniciativa. Es probable que una parte interesada desinformada sea una persona no cooperativa. Para ayudar a identificar a las partes interesadas, cree una imagen o un mapa que describa a todos los afectados o involucrados con su proyecto. Esto incluye a los gerentes que proporcionan recursos, los departamentos que deberán cambiar los procesos debido a su iniciativa y, por supuesto, a sus clientes. La participación apropiada, oportuna y constante de las partes interesadas reduce la confusión, mejora la cooperación y agiliza la resolución de problemas.

Aplique las lecciones de los gerentes de proyecto para la gestión de las partes interesadas con sus propios programas y actividades. Dibuje un diagrama de las personas afectadas por la iniciativa y reúnase con ellos para obtener su apoyo y aporte. Asegúrese de mantenerlos adecuadamente involucrados en el ciclo de comunicación como se describe en el punto nueve a continuación.

4. Los equipos se vuelven productivos más rápido con el entrenamiento. Los gerentes de proyecto son expertos en formar equipos productivos para iniciativas temporales y únicas, a menudo con personas que nunca han trabajado juntas. Ellos entienden los desafíos de reunir un grupo y moverlos de la fase de formación a la fase de ejecución, y entrenan a sus equipos a través de estos desafíos. Ponen particular énfasis en ayudar a todos a entender sus roles y en desarrollar estándares para debatir, debatir y decidir. Ofrecen una amplia retroalimentación a los miembros del equipo y fomentan una cultura de responsabilidad por el rendimiento.

Ya sea que esté liderando una función o reuniendo un grupo de trabajo para abordar una nueva iniciativa, no suponga que su equipo se volverá productivo rápidamente solo porque usted emitió un estatuto y los capacitó para realizar el trabajo. En realidad, los grupos se forman más rápido y aprenden a actuar cuando son guiados y entrenados.

5. El trabajo de evaluar los riesgos nunca se detiene. Los mejores gerentes de proyecto entienden que todo su trabajo se trata de administrar el riesgo. Son implacables en todas las etapas del proyecto al trabajar con su equipo para identificar riesgos potenciales y desarrollar estrategias para mitigar o evitar riesgos.

Incorpore técnicas de identificación de riesgos y evaluación de riesgos en su propio trabajo. Asegúrese de identificar a las personas responsables de identificar los riesgos y desarrolle un plan de mitigación para las preocupaciones más importantes. Ya sea que trabaje en ventas, atención al cliente u operaciones, la planificación de riesgos y la gestión activa de riesgos le ahorrará dolores de cabeza, tiempo y dinero.

6. Un enfoque o herramienta no sirve para todos. Desde prácticas ágiles hasta rutas críticas o técnicas de gestión de proyectos de cadenas críticas, el enfoque correcto depende de una variedad de factores, que incluyen: la naturaleza del proyecto; la experiencia y educación de los miembros del equipo sobre diferentes enfoques y el acceso a recursos de apoyo. Los grandes gerentes de proyecto seleccionan el enfoque que creen que mejor se relaciona con la situación y el entorno.

Como gerentes, a menudo nos quedamos estancados al abordar el trabajo de nuestros equipos. En realidad, hay múltiples caminos para resolver cada problema. Los procesos se pueden racionalizar, se pueden adoptar nuevos enfoques o nuevas tecnologías. Sea flexible y anime a los miembros de su equipo a identificar diferentes enfoques para su trabajo y a la resolución de problemas. Dales autonomía para adoptar el enfoque que crean que mejor se adapte a la situación.

7. El cambio ocurre, pero debe ser manejado para evitar el caos. Todo gerente de proyectos con experiencia entiende que el cambio es inevitable durante cualquier proyecto. En lugar de resistirse al cambio, desarrollan procesos y herramientas para evaluar, decidir y comunicar los cambios en los planes anteriores.

El cambio incontrolado a planes previos genera caos y confusión. Adopte las prácticas del gerente de proyecto y cree y comparta un proceso de gestión de cambios que le permita a las personas proponer ideas, obtener aprobación y luego comunicar los cambios.

8. El liderazgo es el factor diferenciador en el rendimiento del equipo del proyecto . Los gerentes de proyecto más fuertes llevan sombreros múltiples, y el papel del líder es quizás el más importante de todos. Entienden que son responsables de proporcionar una visión clara, establecer la dirección y formar y enmarcar el entorno necesario para que el equipo tenga éxito. Aseguran que se establezcan y apliquen valores claros para el rendimiento y la responsabilidad, y utilizan las habilidades de coaching para guiar el aprendizaje y la mejora continua.

Es fácil quedar atrapado en la interminable secuencia de tareas frente a usted y su equipo. Recuerde que su equipo necesita que usted dirija, no que haga el trabajo por ellos. Asegúrate de acercarte todos los días como una oportunidad para apoyar, guiar y entrenar.

9. Comuníquese con el volumen y la frecuencia correctos . Cuando se trata de comunicar información sobre el estado de una iniciativa, los administradores de proyectos efectivos entienden la necesidad de adaptarse a las necesidades de las partes interesadas clave. El CEO no quiere el nivel de detalle requerido por el gerente de calidad. Una parte interesada distante no necesita actualizaciones diarias.

Trabaja para evaluar las verdaderas necesidades de información y frecuencia de tu audiencia, y adapta tus actualizaciones según corresponda. Generará buena voluntad y reducirá el tiempo dedicado a generar informes y actualizaciones que nadie lee o necesita.

Lo fundamental para ahora:

Hay más de unas pocas buenas lecciones sobre productividad, gestión y liderazgo para aprender de los grandes gerentes de proyectos. Aplique las lecciones sabiamente y mejorará su productividad y rendimiento personal y de equipo.