¿Qué pasa si pierde registros comerciales en un desastre?

Si su empresa ha sufrido un desastre, como un huracán, un tornado o una tormenta de nieve, debe poder volver a entrar en el negocio de inmediato. Una cosa importante que debe tenerse en cuenta al hacer una planificación de desastres comercial es cómo almacenar y recuperar sus registros comerciales.

¿Qué sucede si pierde sus registros comerciales en un desastre? Es un doble golpe. Aquí tienes dos problemas:

¡Primero, no tienes los registros para admitir las deducciones fiscales en general y,

En segundo lugar, no tiene registros para soportar pérdidas debido al desastre.

Detención de deducciones fiscales cuando los documentos no están disponibles

El IRS requiere que las empresas (y las personas físicas) proporcionen registros para respaldar sus deducciones impositivas comerciales o personales. Si no tiene registros comerciales para sustentar las deducciones y está auditado, tiene un dilema. Las regulaciones impositivas establecen que "la falta de disponibilidad de los registros de un contribuyente no exime al contribuyente de la carga de demostrar su derecho a las deducciones reclamadas".

Tendrá que intentar reconstruir esos registros comerciales perdidos. Pero si los registros se han perdido o destruido en un desastre comercial, ¿qué haces?

Cómo respaldar el daño por desastre cuando los documentos no están disponibles

En el caso de un desastre que dañe los registros de su empresa, siga un proceso de dos pasos.

Primero, documente que ocurrió el desastre. En un caso reciente (2014) del Tribunal Tributario, el Tribunal culpó al contribuyente porque nunca había informado del desastre.

En este caso, un contribuyente afirmó que los daños causados ​​por las inundaciones habían hecho que sus registros comerciales no se recuperaran, pero no documentó el daño causado por las inundaciones con un reclamo de seguro u otra evidencia. Si no puede probar que los registros se perdieron o destruyeron, el IRS puede asumir que usted no los tenía en primer lugar.

La mejor forma de documentar un desastre es presentar un reclamo de seguro. Incluso si vive en una zona de desastre, el IRS no tiene manera de saber si su negocio sufrió una pérdida a menos que presente la pérdida por escrito.

Cómo documentar pérdidas empresariales

Necesitará sus registros de activos para documentar las pérdidas en los activos del negocio, incluidos vehículos, equipos, muebles y accesorios. Informe las pérdidas por hecho fortuito en su negocio o declaración de impuestos personal. La Publicación 547 del IRS describe el proceso para determinar las deducciones por pérdidas, incluida la reducción en el valor justo de mercado.

También puede solicitar asistencia con FEMA (la agencia federal de asistencia por desastre de emergencia) o presentar un reclamo de asistencia por desastre ante la Administración de Pequeños Negocios.

Según el caso del Tribunal Tributario mencionado anteriormente, si los registros de su empresa se pierden o destruyen, debe realizar un "esfuerzo serio y persuasivo" para reconstruir sus registros comerciales.

Reconstruir registros después de un desastre

El IRS tiene una excelente publicación que analiza cómo reconstruir sus registros en caso de una pérdida por un desastre.

En estos formularios, debe proporcionar la "base de costo" y la "base ajustada" para cualquier propiedad que posea su empresa.

¿Puedes hacer esto? ¿Tiene registros que muestran lo que pagó por estas cosas?

Protección de registros comerciales del desastre

Por supuesto, la mejor manera de garantizar que los registros de su empresa sobrevivan a un desastre es protegerlos antes de que ocurra el desastre.

Haz una copia de seguridad de los registros y llévalos a un lugar seguro, lejos de tu negocio. Copia de seguridad en línea, también.

Obtenga más información acerca de cómo proteger los registros comerciales de la pérdida por desastre.

Qué hacer ahora antes de que ocurra un desastre en su empresa

1. Configure su sistema de mantenimiento de registros comerciales para que tenga todos los registros que necesita a efectos fiscales.

2. Haga que sus registros comerciales estén a salvo del desastre, tanto como sea posible.

3. Haga una copia de seguridad de sus registros.

Para más información

Fuente: T. C. Summ. Op. 2014-75 (PDF)

Referencias del IRS que pueden ser útiles:

Publicación 547 del IRS: bajas, desastres y robos

Publicación 584-B del IRS: Libro de trabajo de pérdidas comerciales, desastres y robos