Video: El proceso contable en empresas de servicios 2025
Probablemente hayas escuchado la expresión, "Basura adentro, basura afuera". "Esta frase, originalmente aplicada al hardware y software de la computadora, también funciona para el lado financiero de su negocio. Si quiere tener éxito, deberá crear un sistema financiero que elimine la basura y que le brinde información precisa y útil para ver cómo le va y para saber cuándo actuar sobre esta información.
Aquí hay cinco sencillos pasos para crear un sistema simple de mantenimiento de registros financieros: Capturar, Verificar, Registrar, Revisar, Actuar.
Primero, CAPTURA la información.
Si no está allí, no existe. Cuando comiences tu negocio, adquiere el hábito de capturar todo, para que se vuelva automático. "Capturar" es la parte más difícil y la más importante del proceso; se trata de formar el hábito de recopilar información. Lleve un registro de cada monto que gasta para su negocio y cada monto que toma como ventas. No se preocupe en este momento por hacer algo con la información. Solo asegúrese de que todo lo que capture incluya (a) una descripción del artículo, (b) el monto y (c) la fecha.
Segundo, COMPROBAR para asegurarse de que la información esté completa y sea correcta.
Cada dos semanas, pasa una hora revisando todo. Verifique que toda la información que tiene esté lista para la grabación.
Asegúrese de haber incluido la fecha y el monto, y suficientes detalles sobre el gasto para poder registrarlo con precisión. Por ejemplo, una nota para "papel, $ 3. 55, 7/12 "puede no ser suficiente información. ¿Para qué era el papel? ¿Era este un periódico que compraste para la oficina? ¿O compraste una resma de papel para la computadora?
Configure un horario específico para una cita con usted mismo al final de las semanas alternativas (cada dos viernes, por ejemplo) para verificar todo. No esperes demasiado; cuanto más espere para hacer esto, más difícil será recordar y recopilar información.
En tercer lugar, GRABA la información para guardarla.
Grabar significa poner su información financiera en forma utilizable. Después de que todo esté marcado, entrégalo a tu contador para que lo grabe o registre. Haz esto mensualmente. Ingrese la información en una hoja de cálculo o software contable. También puede encontrar que el software en línea funciona para usted, por lo que usted y su contador pueden ver la información y analizarla. Solo asegúrate de tener todo registrado cada mes, para que puedas revisarlo.
Cuarto, consolide y REVISE la información.
Una vez que se haya registrado su información financiera cada mes, imprima cuatro informes:
- balance
- informe de ingresos (p & l)
- cuentas por cobrar, y
- informe de cuentas por pagar.
Para cada informe, incluya una comparación con la misma información de informe del mes pasado. Preste especial atención a la información específica dentro de estos informes.
Finalmente, ACT, según lo que sabes.
En la mayoría de los casos, "ACT" puede significar no hacer nada, si todo se ve bien.
En otros casos, podría significar hacer un cambio. Crea "puntos gatillo" donde la información te obliga a actuar. Aquí hay algunos puntos de activación sugeridos:
- Balance Sheet . Si ve que las obligaciones aumentan cada mes durante tres meses (lo que probablemente también signifique que los activos y / o los gastos también están aumentando), reduzca los gastos.
- Estado de resultados . Si ve que un gasto particular está aumentando como porcentaje de las ventas, pregúntese por qué está aumentando. Si el aumento es necesario, es posible que desee reducir el gasto en otros gastos, para mantener su nivel de beneficio.
- Envejecimiento de cuentas por cobrar . Sea firme al perseguir a los pagadores lentos. Mientras más tiempo deje sin pagar la deuda, es menos probable que reciba el dinero. Establezca un sistema de cobros, como mencioné anteriormente, para asegurarse de que le paguen con prontitud y que a los pagadores lentos no les quede por suponer que no desea su dinero.
- Cuentas por pagar . Pague lo que pueda lo más rápido posible. Intente pagar temprano para obtener descuentos. Si no puede pagar todas sus facturas, pague las que le ocasionarán multas, o que afectarán su calificación crediticia. Incluso si alguien más es responsable de pagar las facturas, usted es la persona que es la responsable final de asegurarse de que se paguen sus deudas comerciales.
Incluso si no está familiarizado con los sistemas financieros, debería ser capaz de ponerlo en marcha y mantenerlo en funcionamiento. La parte más difícil es recolectar la información. Una vez que hayas formado el "hábito de recolección", encontrarás que el resto vendrá junto con él.
Recuerde, CCRRA - Capture información financiera para su empresa, Verifique cada dos semanas, Registre y revise la información mensualmente , luego Actuar según sea necesario para mantener su situación financiera en movimiento sin problemas. Si sigue este sencillo sistema de cinco pasos, minimizará la "basura" y los problemas que esto conlleva y maximizará su situación financiera.
Un sistema financiero bien organizado mantendrá su negocio financieramente viable durante muchos años.
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