Formas de molestar a los interesados ​​del proyecto

Como gerente de proyecto, parte de su trabajo es asegurarse de que los interesados, es decir el equipo de su proyecto y los clientes y proveedores clave, obtengan lo que necesitan del proyecto. Sus partes interesadas deberían ser sus principales defensores. Deberían estar apoyándote, ayudándote a lograr los objetivos del proyecto y asegurándote de que todos estén tirando en la misma dirección.

Pero es fácil molestarlos. Y cuando eso sucede, pueden transformarse en personas que ya no quieren tener nada que ver con su proyecto.

Ese es un gran riesgo para un gerente de proyecto porque necesita su ayuda y soporte para tener éxito. Sin su aporte, es posible que no pueda entregar su proyecto.

Aquí hay maneras de molestar a los interesados ​​de su proyecto y lo que debería hacer en su lugar.

Error al comunicarse

La comunicación debe ser aproximadamente el 80% de lo que se hace como gerente de proyecto. Cuando no le informa a su equipo, proveedores o clientes lo que está sucediendo, se enojarán rápidamente. Peor aún, tienden a llenar los vacíos con su explicación de lo que está sucediendo, lo que probablemente no sea exacto y podría ser francamente dañino para la reputación del proyecto.

Haga en su lugar: Reúna informes claros del proyecto. Reúnase con ellos individualmente y en grupos y manténgalos informados en cada paso del camino. Prepare un plan de comunicación del proyecto y lleve a cabo un análisis de las partes interesadas para que pueda determinar quién necesita saber qué y cuándo necesitan escucharlo.

Use estas 15 herramientas de comunicación para transmitir su mensaje.

¡Fallando en hacer su opinión

La comunicación es una cosa, pero eso tiende a ser sobre actualizaciones de estado y seguimiento de proyectos. Necesita hacer más que eso para involucrarlos en el proyecto.

Esto puede molestar a las personas cuando son los expertos en la materia en un área en particular, y no solicita su opinión sobre algo que están altamente calificados para comentar.

Los gerentes de proyecto pueden caer en la trampa de creer que necesitan hacer todo y tomar todas las decisiones por sí mismos, pero ese no es el caso en absoluto.

Haga en su lugar: Pregunte su opinión sobre cómo manejar los problemas del proyecto a medida que surjan. Toma sus puntos de vista en consideración. No tiene que hacer lo que sugieren, pero ayuda a establecer relaciones si escucha.

Puede hacerlo a través de reuniones de proyectos y estar disponible para escuchar cuando le lleguen sugerencias. Si es su equipo, asegúrese de que tengan la oportunidad adecuada de exponer sus puntos de vista.

Creer que tus calificaciones te otorgan superpotencias

Ser un PMP® no te convierte en el mejor gerente de proyectos del mundo (aunque podría ayudar un poco). Tener un certificado de PRINCE2® Practitioner, o un APMP o cualquier otra designación de gestión de proyectos, no lo hace irreprochable.

Hablar sobre sus calificaciones todo el tiempo y cómo los libros hacen las cosas es una forma segura de molestar a los interesados. No quieren saber acerca de sus excelentes puntajes en el examen o cómo está aplicando la metodología en su proyecto. De hecho, todo lo que quieren es que el proyecto vaya bien. A ellos no les importa mucho cómo llegas allí la mayor parte del tiempo.

No asuma que debido a que tiene una calificación y sabe cómo hacer la gestión de riesgos, por ejemplo, no se verá atrapado por un riesgo de proyecto.

¡Sucede a lo mejor de nosotros! Por lo tanto, es mejor ser humilde y dedicado, aprovechar al máximo sus habilidades de una manera práctica sin creer que lo sitúan por encima de sus pares.

Hazlo en cambio: Tus calificaciones deberían darte confianza para hacer tu trabajo lo mejor que puedas, pero encontrarás que muchas personas que trabajan como gerentes de proyectos tienen certificados. De hecho, muchas personas que trabajan en industrias especializadas tienen certificados y para muchas empresas, las credenciales en su área de especialización, ya sea arquitectura, contabilidad o gestión de proyectos, son simplemente un factor de higiene.

No espere que sus partes interesadas se sientan impresionadas y no hable de ellas todo el tiempo. Demuestre sus habilidades entregando bien el proyecto y mostrando cómo aplica el conocimiento que aprendió en el aula.

Cambiar la fecha límite

Cuando todos se hayan registrado para proyectar los hitos y sepan lo que está sucediendo cuando todos puedan trabajar armoniosamente como un solo equipo.

Cuando cambias los plazos y no le cuentas a nadie, es cuando la gente comienza a molestarse.

Leer siguiente: ¿Qué es un hito del proyecto?

Cambiar las fechas tiene un gran impacto en el trabajo de otras personas. Es posible que hayan reservado vacaciones en torno a su trabajo crítico en el proyecto. Es posible que hayan tenido que rellenar recursos en otros equipos porque se necesita alguien en el proyecto en un momento determinado. Si cambia las fechas sin entender todos estos antecedentes, podría poner el proyecto en riesgo.

Hazlo en cambio: El patrocinador de tu proyecto entenderá si no puedes alcanzar los hitos acordados. Las cosas cambian. Se agregaron nuevos elementos al alcance de su proyecto o se tomaron cosas. Pero no es su trabajo acordar solo cambios en los plazos.

Trabaje con su equipo de proyecto para comprender el impacto del cambio. Luego, proponga una solución a su patrocinador del proyecto, explicando la razón detrás de cambiar las fechas. Asegúrese de que todos los interesados ​​conozcan el cambio y cómo podría afectar su trabajo. Luego, con el acuerdo de todos, realice el cambio y actualice la documentación de su proyecto. Nunca debe simplemente hacer cambios en las fechas sin dejar que el resto del equipo lo sepa primero.

Perdiendo su tiempo

Reuniones! Todos los amamos, ¿verdad? Deben ser eficientes, bien administrados y un gran uso del tiempo de todos.

Pero ese no es siempre el caso. Muchas veces las partes interesadas se quejan de que han perdido su tiempo en reuniones. No ha habido una agenda, o la decisión que esperaban que se tomara no se hizo porque la gente equivocada estaba en la sala.

También tiene otras oportunidades para perder el tiempo: no son solo reuniones. No abarrotes su bandeja de entrada al ponerlos en una copia de correos electrónicos cuando no es necesario.

Haga en su lugar: Las partes interesadas en los proyectos también tienen otro trabajo que hacer, por lo que deben usar su tiempo sabiamente. Asegúrese de que sus reuniones tengan una agenda. Planifícalos, invita a las personas adecuadas y asegúrate de hacer un seguimiento después.

Leer siguiente: 6 formas de prepararse para una reunión de proyecto.

Solo envíe correos electrónicos a las personas relevantes. Si necesita contactar a alguien, asegúrese de que comprendan por qué es importante que se den cuenta y evite la temida 'respuesta de todo' tan lejos como sea posible.

Simplemente tenga en cuenta el hecho de que otras personas están ocupadas y que su proyecto no es su principal prioridad todo el tiempo (si es en algún momento).