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La economía y otros factores políticos han tenido un tremendo impacto en la forma en que se perciben las reuniones de negocios, y los planificadores de eventos se han enfrentado a una mayor presión para encontrar maneras de evitar una asistencia inferior a las reuniones de negocios y convenciones.
Incluso en una economía en crecimiento, muchas veces los gastos de viaje se perciben como demasiado altos para este tipo de eventos y muchos profesionales simplemente optan por prescindir de ellos.
A pesar del cambio, la mayoría de las empresas y organizaciones todavía ven el impacto importante de las reuniones. Dice Daniel Fortin, presidente de DNL Events and Logistics en Montreal, Canadá: "No hay sustituto para la sinergia que se puede crear cuando las personas se reúnen". En la economía actual, organizar reuniones exitosas puede significar un enfoque en la celebración de reuniones locales y centralizadas que logren menores costos de viaje, pero lo más importante, significará emplear estos diez consejos para aumentar la asistencia a las reuniones.
Hacer llamadas recordatorias
Después de enviar las invitaciones iniciales, realice recordatorios y llamadas telefónicas de seguimiento a tantos invitados como sea posible, extienda una invitación personal y recomiende que asistan al evento. Históricamente, el seguimiento telefónico aumenta drásticamente la asistencia a las reuniones de negocios. Asegúrese de hablar sobre el próximo evento en otros eventos de negocios. El boca a boca todavía puede ser una gran manera de crear un rumor, lo que nos lleva al próximo consejo.
Difunde la Palabra
Difunde las noticias sobre tu evento en cualquier lugar y en todas partes, incluidas publicaciones locales, publicaciones nacionales, publicaciones de miembros, publicaciones comerciales, boletines personales y cualquier otra herramienta de comunicación disponible. Asegúrese de pensar qué herramientas llegan a su público objetivo.
Promocione en línea (sitio web de la empresa, redes sociales y correo electrónico)
Publique los detalles del evento en el sitio web de su empresa.
Promocione el evento en su blog y boletín electrónico mensual. Publique los detalles del evento en las redes sociales donde su público objetivo está activo, como LinkedIn, Facebook y Twitter. Anime a los miembros de su organización a hacer lo mismo. Pídales que compartan el enlace del evento con sus conexiones, amigos y seguidores. Si participa en comunidades relevantes en línea, como los foros de la industria, promocione su evento dentro de esas comunidades.
Incorporar invitaciones en todas partes
Otra forma de hacer correr la voz a los posibles clientes es invitar a todos sus métodos de comunicación comercial a invitarlos a sus eventos. Agregue una línea en su firma de correo electrónico con un enlace a su sitio web o invitación personalizada. Si tiene un mensaje de correo de voz o un mensaje de espera en línea, asegúrese de incluir la información de su próximo evento en su mensaje grabado.
Use su red social y su red
Las redes sociales se trata de hacer crecer el grupo de personas que considera amigos, clientes, socios comerciales y conocidos profesionales. Obtener la asistencia que está buscando es más fácil cuando se alienta a los asistentes a traer un invitado o una relación comercial. Y no asuma que las personas en su propia red ya conocen el evento.
Nunca hace daño acercarse y recordarles.
Incluir un orador invitado Quién es un sorteo
El objetivo de la reunión, el tema, el tema y los oradores invitados deben ser relevantes, frescos y divertidos. Una forma exitosa de aumentar la asistencia a eventos de negocios es traer oradores invitados populares, especialmente si trabajan en la misma industria o industria relacionada. También deberías considerar tener un maestro de ceremonias que sea interactivo y entretenido.
Elija una ubicación para un gran evento
Elija un nuevo evento y una ubicación interesante para el evento. Ya sea que el gran atractivo sea la ciudad elegida o el lugar en sí, es más probable que las personas asistan a un evento que sea conveniente y brinde la oportunidad de disfrutar de una gran atmósfera. Asegúrese de que el evento esté en una ubicación conveniente para sus asistentes y considere otras comodidades como estacionamiento o transporte público hasta el lugar.
Get Creative
El objetivo es hacer que un evento sea único. Ofrecer nuevas actividades; utilizar un nuevo formato interactivo durante la presentación; haz un esfuerzo por ser original. Sé consciente de tu agenda. No use los obsequios tradicionales al final cuando los asistentes estén listos para partir. Considere incluir una sesión sobre innovación que involucre a los participantes a través de la planificación de su próxima conferencia / evento. Una sesión que sea divertida e informativa tendrá un impacto positivo en la asistencia a eventos futuros. Realice una sesión de lluvia de ideas y devuelva las ideas a su comité de planificación para el evento del próximo año.
Enviar encuestas de comentarios
Ya sea que incluya una sesión de intercambio de ideas o no, maximice su éxito futuro enviando encuestas de comentarios posteriores al evento. Siempre solicite sugerencias de temas futuros e incluso críticas constructivas ya que obtener estos comentarios es muy útil para planificar reuniones y eventos futuros.
Por ejemplo, algunas personas prefieren seminarios por la mañana y otras prefieren programas por la tarde. Algunos como los martes y otros como los jueves. En su encuesta de comentarios, descubra lo que le gusta a sus asistentes y les hubiera gustado ver en el evento. El seguimiento es la clave de su éxito de marketing.
Escuchar y entregar
Siempre es importante escuchar las necesidades de sus participantes y asistentes, pero si solicita comentarios, asegúrese de mostrar que está escuchando. Como dice el viejo refrán, tenemos dos oídos y una boca, por lo que debemos escuchar el doble de lo que hablamos. Siempre tenga en cuenta que la asistencia a su evento puede estar relacionada con la calidad de los eventos previos que haya organizado. Construye una reputación para escuchar las necesidades y deseos de tus invitados y cumplir esas promesas.
Más consejos útiles
Para obtener más consejos útiles para aumentar la asistencia a su reunión de negocios en su próximo evento, asegúrese de consultar también nuestros artículos Cómo aumentar la asistencia a seminarios y eventos corporativos.
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