Consejos para preparar su sitio de eventos antes de eventos especiales

Felicidades! Ha planificado y ejecutado su plan previo al evento especial y ahora ha llegado el día del evento.

Esta es una etapa crítica del proceso que todo planificador de eventos debe prestar especial atención: preparar el sitio del evento para asegurarse de que todo se desarrolle sin problemas.

Estacionamiento de autos

Debe asegurarse de que su sitio web marque claramente el estacionamiento de sus eventos especiales y que los asistentes hayan enviado por correo electrónico un mapa del estacionamiento disponible, incluidas las entradas preferidas y las áreas más cercanas a su evento. mesa de registro.

No olvide incluir detalles de espacios de estacionamiento accesibles.

Consejo: Si no hay un estacionamiento específicamente delimitado para estacionamiento accesible, es una buena idea crear su propia área lo más cerca posible de la entrada. Puede hacer esto con conos de tráfico y cinta de peligro si es necesario.

Si el estacionamiento es difícil, incluya instrucciones detalladas para sus delegados y asegúrese de tener asistentes de estacionamiento o señalización clara en su lugar.

Seguridad

Si planea tener un equipo de seguridad en el sitio, es importante que sepan exactamente cuáles son sus funciones y qué espera que hagan.

Asegúrese de proporcionarles un conjunto escrito de instrucciones que detalle las situaciones en las que se espera que intervengan o administren. La seguridad visible puede ser un importante "factor de confort" para los asistentes a un evento, por ejemplo, pero la seguridad mal ejecutada puede ser seriamente contraproducente. No se arriesgue a crear una impresión negativa: trate solo con compañías de seguridad acreditadas y asegúrese de verificar minuciosamente las referencias.

Registro

Las primeras impresiones cuentan. La eficiencia (o no) del proceso de registro de su evento establecerá el tono para el resto de la experiencia del evento de sus asistentes.

Tenga en cuenta que si su proceso de registro apesta y sus delegados están de pie con tiempo en sus manos y un teléfono móvil a mano, existe un peligro real de que compartan la experiencia con sus colegas o en las redes sociales.

Estos son algunos consejos que los planificadores de eventos pueden usar para ayudarlo a mitigar cualquier comentario negativo en esta etapa crucial de los procedimientos:

Ofrezca la preinscripción en los días previos a su evento. Esta simple idea puede aliviar gran parte de la presión el día del evento en sí.
Su personal de registro debe conocer su evento de adentro hacia afuera y ser capaz de responder cualquier pregunta que surja de manera rápida y eficiente.
Ofrezca refrigerios y refrigerios en el área de registro y asegúrese de tener suficientes asientos y mesas disponibles para que la gente pueda explorar las bolsas de mano e incluso esperar a que lleguen colegas o amigos.
Muestre las instrucciones para descargar su aplicación de evento móvil para asegurarse de que los delegados puedan comenzar a planificar su experiencia de evento.

Audio / Visual

Hable con su orador principal, presentadores y patrocinadores para asegurarse de que tiene completamente cubiertas sus necesidades de equipos de presentación.

Si pretenden presentar diapositivas desde sus propias computadoras portátiles, asegúrese de que todos los conectores necesarios estén en su lugar. ¡Debes haber revisado estas presentaciones un par de días antes, por supuesto!

Su equipo

Haga un recorrido exhaustivo con su equipo de eventos para asegurarse de que todos estén actualizados y no haya dudas ni vacíos de último momento en lo que se espera de ellos.

Consejo: es una buena idea realizar un preconcepto (pre-conferencia) para el evento especial en esta etapa, que incluye un recapitalización de todo lo que se necesita para que el evento sea un éxito.

Piensa como un asistente

Por último, asegúrate de ponerte en el lugar de tus asistentes y considerar todo el evento desde su perspectiva.

¿Ha cubierto todo para que su experiencia sea lo más fluida y fluida posible? ¿Hay algo potencialmente confuso o mal explicado? ¿Hay vacíos de último minuto en su planificación (prepárese para esto)?

Sin importar el tamaño de sus eventos especiales, estos 6 consejos para preparar su sitio de eventos antes de los eventos especiales pueden ayudarlo con el compromiso, el marketing y las redes. Hacer que su evento sea exitoso comienza con el plan correcto.