Cosas a considerar antes de comprar software de contabilidad

El software de contabilidad es imprescindible para cualquier pequeña empresa a fin de realizar un seguimiento de los ingresos, los gastos, la información del cliente y cualquier otro dato financiero. También es una gran herramienta para la toma de decisiones, ya que los informes oportunos y las herramientas de análisis presupuestario que vienen con la mayoría de los programas de software de contabilidad brindan a los propietarios de empresas la oportunidad de dar un paso atrás y tener una comprensión global de las finanzas de la empresa. Pero en un mar de programas y marcas de software, ¿cómo elegir el software de contabilidad adecuado para su pequeña empresa?

Qué considerar antes de comprar software de contabilidad

Dado que el software de contabilidad es vital para su pequeña empresa, es importante asegurarse de investigar un poco antes de comprar cualquier tipo de gestión financiera en particular. o software de contabilidad. Observar de cerca las necesidades de su empresa le permitirá evaluar los requisitos de funcionalidad diarios que necesita. A continuación, se incluyen algunas de las cosas que debe hacer y tener en cuenta antes de comprometerse con la compra de software de contabilidad.

1. Haga un Análisis de Necesidades

Antes de decidir sobre un programa de contabilidad en particular, debe realizar un análisis de necesidades para evaluar las características, funciones e informes que necesitará que el programa haga. Tómese el tiempo para pensar qué transacciones contables son importantes para su negocio, de modo que pueda elegir un programa que pueda manejarlas de manera eficiente. Debes enumerar todos los informes que necesitarás generar, los controles que necesites o la integración que quieras con aplicaciones de terceros.

Este análisis de necesidades será la base para comenzar el proceso de selección.

2. Lea Reseñas del software de contabilidad

Leer otras opiniones de los clientes sobre el producto le dará una mejor idea de lo que está comprando. Muchos sitios web de consumidores, como Amazon, tienen innumerables reseñas que analizan la facilidad de uso, informes, soporte, compatibilidad de sistema operativo y precio.

3. Encuentre lo que se adapte a sus necesidades

La mayoría de las pequeñas empresas pueden usar software contable para pequeñas empresas, como QuickBooks directamente desde el primer momento. La mayoría de los proveedores configuran características y plantillas de informes para que pueda crear fácilmente casi cualquier informe que necesite. Sin embargo, es posible que necesite software específico de la industria, como software de contabilidad sin fines de lucro, software de contabilidad de construcción o software de contabilidad de punto de venta para cumplir con las necesidades exclusivas de contabilidad e informes de su industria.

4. Considere la facilidad de uso

Usted o su personal tendrán que aprender a usar el software de contabilidad que compra. Es probable que tenga rotación de personal a lo largo de los años. Por lo tanto, debe considerar elegir un paquete de software de contabilidad que no solo satisfaga sus necesidades, sino que sea fácil de aprender dado el tiempo y los recursos que puede destinar a capacitar a los empleados sobre cómo usar el software.Si tiene pocos recursos para que los empleados comiencen a funcionar en su programa cuando hay rotación, elegir un programa de software de contabilidad simple y fácil de usar como QuickBooks o Peachtree puede ser el camino a seguir para su pequeña empresa. Aunque puede haber mejores programas de software de contabilidad en el mercado, su pequeña empresa no verá los beneficios de estos programas si su personal no sabe cómo usarlos adecuadamente.

5. Think About Support

Tendrá que decidir qué tipo de soporte desea tener para ayudarlo a usar el producto. La mayoría de los proveedores ofrecen un conjunto completo de opciones de ayuda disponibles para usted: correo electrónico, teléfono y soporte en línea. Algunos proveedores ofrecerán asistencia gratuita si compra el programa, mientras que la mayoría ofrecerá planes de asistencia técnica que puede adquirir además del programa de software de contabilidad. Debe leer cualquier foro sobre la experiencia de otros usuarios con la atención al cliente del proveedor de software que elija, ya que no todos son iguales. Ciertos proveedores de software de contabilidad brindan soporte adecuado, mientras que otros no.

6. Considere la escalabilidad

¿Cuánto crecimiento espera que su negocio crezca en el corto a mediano plazo? Después de realizar sus proyecciones sobre el crecimiento de su negocio, entonces querrá ver qué tan escalable necesita que su programa de software de contabilidad tenga que ser para cumplir con este crecimiento.

¿Necesita software de contabilidad para ejecutar en computadoras portátiles o de escritorio o en dispositivos móviles también? ¿Necesita un software de contabilidad que sea capaz de ejecutarse en una red? ¿Qué tan caro es agregar usuarios adicionales a su software de contabilidad? Deberá considerar estas preguntas, y si su pequeña empresa se ejecutará en una red, es una buena idea ponerse en contacto con un profesional de TI para asegurarse de que el software de contabilidad que elija sea compatible con su hardware. Un profesional de TI debe poder garantizar que cumpla con las especificaciones de hardware / software, al mismo tiempo que hace otras sugerencias de red que mejorarán las operaciones de su empresa.

7. ¿Necesita la gestión de documentos?

Algunas pequeñas empresas quieren operar en un entorno sin papel, mientras que otras se sienten más cómodas con ser un poco anticuadas. Independientemente del proceso que elija, debe asegurarse de que el software esté diseñado para satisfacer sus necesidades. Por ejemplo, si desea una oficina sin papel, entonces necesita verificar las características de administración de documentos de su software de contabilidad. Alternativamente, puede comprar una herramienta de administración de documentos de terceros, y puede ver si hay programas de software de contabilidad que se integren con su sistema de administración de documentos para ayudarlo a simplificar los procesos de flujo de trabajo de su negocio.

8. ¿Podría usar la gestión de flujo de trabajo?

Si elige operar en un entorno de oficina sin papel, deberá elegir un programa de software de contabilidad que tenga procesos integrados de flujo de trabajo o le permita compilarlos para cumplir con sus procesos comerciales. Como no tendrá copias físicas impresas en su oficina para su revisión y aprobación, deberá tener la capacidad de diseñar los procesos de aprobación para tareas simples y complejas, como hoja de horas, proveedor o aprobación de cheques.

9. Considere las necesidades de seguridad de datos

La seguridad de los datos contables siempre es importante porque querrá asegurarse de que su información personal, la información personal de sus empleados y la información de sus clientes esté protegida. Sin embargo, puede operar en una industria, como la atención médica, donde tiene requisitos de cumplimiento adicionales, como HIPPA. Las sanciones por estas infracciones pueden paralizar su negocio, alcanzando hasta $ 500,000 en algunos casos. Independientemente del nivel de seguridad que necesite, querrá asegurarse de que los diseños estén integrados en su programa de software contable o de que pueda establecer las características de seguridad necesarias en un plan de TI para satisfacer estas necesidades.