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La parte del mandato del empleador de la Ley de Asistencia Asequible está en pleno efecto. Esto significa que los empleadores deberán ofrecer un cierto nivel de cobertura de salud a sus empleados de tiempo completo (y sus hijos dependientes) a partir de 2015 y seguir requisitos específicos de informes del IRS a partir de 2016 (para el año calendario 2015). Los empleadores deben cumplir con el mandato o enfrentar una multa fiscal.
¿Qué empleadores están afectados?
El mandato del empleador afecta principalmente a los grandes empleadores con 50 o más empleados equivalentes a tiempo completo (conocido como un "gran empleador aplicable").
Los grandes empleadores aplicables que no cumplan con el mandato del empleador enfrentarán una multa de $ 2, 000 o $ 3,000 si uno o más de sus empleados a tiempo completo (aquellos que trabajan un promedio de al menos 30 horas por semana) compre cobertura en un intercambio estatal o federal y califique para un subsidio.
Se podría imponer una multa anual potencial de $ 2 000 ($ 166, 67 por mes) en contra de cada empleado de tiempo completo si ese empleador no ofrece una cobertura esencial mínima de al menos el 95% de su total los empleados a tiempo y sus dependientes (70% en 2015), y solo un empleado a tiempo completo califica para un subsidio.
Además, incluso si el empleador cumple con el requisito mínimo de cobertura esencial, una multa anual de $ 3,000 ($ 250,00 por mes) aún podría evaluarse contra cada empleado de tiempo completo que califica para un subsidio, si la cobertura no lo ofrece Cumple con los requisitos de accesibilidad y valor mínimo.
Esto significa que la cobertura no debe costarle al empleado más del 9. 5% de sus ingresos para cobertura solo para empleados (como puerto seguro) y debe tener un valor actuarial del 60% o Más.
Un empleador grande aplicable también debe informar al Servicio de Rentas Internas (IRS) que su cobertura cumple con estos requisitos.
Para informar esta información, los empleadores tienen nuevos requisitos de informe bajo las Secciones 6055 y 6056 del Código de Rentas Internas.
Estas secciones requieren que los empleadores y las compañías de seguro médico informen sobre cobertura al IRS y proporcionen a los empleados la información que necesitan para informar sus propias declaraciones de impuestos individuales.
Formularios asociados con los requisitos de informes
Los siguientes formularios están asociados con el mandato individual (Código, Sección 6055):
- Formulario 1094-B: Esta es la forma de envío que los empleadores utilizarán para presentar los formularios 1095-B.
- Formulario 1095-B : las compañías de seguros emitirán este formulario antes del 31 de enero de 2016, si el plan de salud del empleador está completamente asegurado y se usa como prueba de cobertura para las personas al presentar sus declaraciones de impuestos del 2015. Los Formularios 1095-B preparados para cada empleado cubierto (y sus dependientes) también deben presentarse ante el IRS antes del 29 de febrero de 2016 (31 de marzo de 2016, si se presentan electrónicamente).
- Para los grandes empleadores aplicables que patrocinan planes autoasegurados, el empleador puede completar el Formulario 1095-B o simplificar el proceso y completar la Sección III del Formulario 1095-C (se discute más adelante).
Los siguientes formularios están asociados con el Mandato del empleador (Sección 6056 del Código):
- Formulario 1094-C: Este es un formulario de transmisión que contiene información acumulativa sobre los empleados del empleador y sus ofertas de cobertura.
- Formulario 1095-C: Los empleadores deben preparar el Formulario 1095-C en nombre de todos los empleados a tiempo completo antes del 31 de enero de 2016, y presentarlo ante el IRS (junto con el Formulario 1094-C ) a más tardar el 29 de febrero de 2016 (31 de marzo de 2016, si realiza la presentación electrónicamente) .
Los empleadores con 50 o más empleados equivalentes a tiempo completo deberán completar las Partes I y II de este formulario en nombre de cada empleado de tiempo completo, independientemente de si se les ofrece cobertura o no. Si el empleador autoasegura sus beneficios de salud, también deberán completar la Parte III. Además, los empleadores deben preparar un formulario simplificado 1095-C para aquellos empleados no a tiempo completo inscritos en el plan para cumplir con los requisitos de la Sección 6055 del Código. - Estos formularios se deben al IRS antes del 29 de febrero de 2016, si se envía por escrito, o el 31 de marzo de 2016, si se envía electrónicamente. Tenga en cuenta que se requiere transmisión electrónica de los empleadores con más de 250 devoluciones. Esto continuará cada año en el futuro.
Códigos de indicadores del IRS
Un empleador necesita una comprensión clara de los códigos de indicadores del IRS como un componente crítico de la preparación para la presentación de informes. Un empleador debe tener una sólida comprensión de cómo determinar la asequibilidad de la parte del costo del empleado (cálculo, fórmula, etc.), si hubo una oferta de cobertura para cada empleado de tiempo completo, y si el la atención médica era asequible para los empleados inscriptos.
Primeros pasos: Primero, los empleadores deben asegurarse de que los sistemas de nómina y / o los sistemas de administración de beneficios estén actualizados y preparados para capturar y almacenar la información que se requiere para informar. Los empleadores deberían comenzar a construir una estrategia hoy con sus departamentos de nómina o proveedores y considerar la contratación de consultores para ayudar a sus empresas a prepararse para cumplir.
Los equipos de recursos humanos, beneficios y finanzas de una compañía también tienen roles clave en la preparación de una estrategia de informes. Los emisores, corredores, CPA o asesores fiscales y financieros de seguros de salud, y en ocasiones los administradores de terceros, son socios que un empleador necesita para ayudar a reunir e informar la información de cobertura con precisión.
Los empleadores deberían comenzar a reunirse con estos socios y comprometerlos en una estrategia de informes tan pronto como sea posible.
Sanciones y desgravamen: Los empleadores aplicables enfrentarán sanciones penales generales según la Sección del Código 6721 (no presentar declaraciones de información correctas) y la Sección 6722 (omisión de proporcionar la declaración correcta del beneficiario) . En términos generales, las sanciones van desde $ 100 hasta $ 1.5 millones por no presentar o archivar incorrectamente.
Si el empleador puede demostrar que hizo un esfuerzo de buena fe para cumplir con los requisitos de informes de manera oportuna y precisa, es posible que se encuentre disponible algún alivio a corto plazo para informar las sanciones.
Este alivio proporciona tiempo adicional para desarrollar procesos, recopilar los datos requeridos e informar la información de cobertura de la compañía de manera apropiada. Por lo tanto, prepararse con anticipación puede salvar las posibilidades de que un empleador reciba una multa.
The Takeaway
Los empleadores deberían comenzar ahora a completar una estrategia para informar de acuerdo con la ley federal. Un empleador debe asegurarse de trabajar con su departamento de Recursos Humanos, departamento de nómina o proveedor de nómina, sistema de administración de beneficios, corredor / asesor de beneficios y asesores impositivos para obtener toda la información necesaria.
Una estrategia que incluya a estos socios es clave para informar con precisión, evitar sanciones y mantener el bienestar general de la empresa. Los empleadores que están preparados y saben lo que debe suceder antes de tiempo finalmente cumplirán con los requisitos de informes.
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