El formato de carta comercial adecuada

El uso de un formato de carta comercial en las comunicaciones de su empresa transmite una sensación de profesionalismo y establece las primeras impresiones adecuadas. Aprender a crear un formato de carta comercial puede llevar a su empresa de "hora de aficionados" a un estado comercial real.

Formatos de carta comerciales adecuados

Las cartas comerciales en los Estados Unidos usan cuatro formatos de letras comunes. Las variaciones difieren para otros países, como la fecha se compone en otro estilo.

Se aceptan todos los formatos de carta comercial adecuados, pero el bloqueo es más común.

Formato de letra de bloque: El formato de letra de bloque común está formateado con todo el texto alineado con el margen izquierdo. Los párrafos se duplican espaciados y todos los textos de línea se espacian de forma simple. Los márgenes son una configuración de procesador de texto estándar de una pulgada. (vea la imagen del Formato de letra de bloque).

Formato de letra de semipuerto: Para el semilíquido, la única diferencia entre el bloque semi y el alternativo es opuesta a que el texto del cuerpo esté justificado a la izquierda, la primera línea de cada párrafo está sangrado

Formato alternativo de letra de bloque: El formato alternativo de letra de bloque mueve la dirección de devolución, la fecha, el cierre, el nombre, el título y la firma al lado izquierdo de la página.

Formato de letra simplificada: Este formato toma las mismas propiedades de la letra de bloque con una excepción, el saludo o saludo se elimina. Este es un formato útil cuando no se sabe si el sexo del destinatario es masculino o femenino, o señora o señorita.

Secciones de una carta comercial

• Dirección de remitente: Si tiene membrete de la empresa, puede saltarse esta sección. Incluya su dirección comercial completa y corrija el nombre comercial legal. También puede incluir su dirección de correo electrónico o número de teléfono si lo necesita su destinatario.
• Fecha: Siga el formato de mes, día, año. Haga que su fecha sea actual a la fecha de envío real de la carta.
• Nombre y dirección del destinatario: Incluya el nombre completo y la dirección del contacto al que está enviando la carta. El título de la persona se puede agregar junto con el número de teléfono si es necesario.
• Saludo: Para el saludo, use el nombre formal de la persona y termine con dos puntos para su carta comercial.
• Asunto: Al indicar claramente el tema de la carta, el destinatario puede conocer rápidamente el contexto de la carta en cuestión.
• Cuerpo: El cuerpo de tu carta debe comenzar con una introducción general de quién eres y el propósito de la carta. Incluye párrafos específicos delinean el problema o problema. Cierra el cuerpo con un llamado a la acción. Cada carta comercial debe ser breve y concisa, teniendo en cuenta el tiempo limitado de su lector.
• Cierre: Aquí puede elegir cualquier formato formal como "Saludos cordiales" o "Atentamente"."
• Firma: Firme su nombre de la misma manera que en su carta. Nombre y título: incluya su nombre completo y título de trabajo.
• Encloses y CC: Si está enviando documentos adicionales, incluya una línea de cerramiento y si alguien más está recibiendo una copia de la carta, incluya cc. o copia del otro receptor o receptores.

Puede simplificar todo el proceso de creación de una carta comercial con el formato adecuado mediante el uso de su procesador de textos.

En Microsoft Word, puede usar el asistente de letras yendo a la función "Herramientas", seleccionar "Cartas y correspondencia" y hacer clic en el Asistente para cartas. El asistente le preguntará por cada campo y le permitirá elegir un formato.

Usar el formato adecuado de carta comercial es un paso para hacer que su negocio sea más profesional. Tómese el tiempo para dar la impresión correcta a su negocio.