Prepararse para una auditoría de compensación de trabajadores

¿Su empresa va a someterse a una auditoría de compensación laboral? Prepararse para una auditoría puede parecer desalentador, especialmente si su aseguradora planea realizar una auditoría física en sus instalaciones. Este artículo describirá algunos pasos que puede seguir para facilitar y agilizar el proceso.

Programar la auditoría

Su aseguradora de compensación para trabajadores probablemente inicie el proceso de auditoría poco después de que expire su política de compensación laboral.

Puede recibir una carta de su aseguradora o una llamada telefónica de la persona asignada para realizar su auditoría. Su auditor asignado debe programar la auditoría en el momento que sea conveniente para usted. La fecha debe ser lo suficientemente lejana en el futuro como para que tenga tiempo suficiente para recopilar la información que necesitará el auditor. Pídale al auditor que le proporcione un resumen de los datos que necesitará para realizar la auditoría.

Tenga en cuenta que su auditor asignado puede o no ser un empleado de la aseguradora. Algunas aseguradoras mantienen un departamento interno de auditoría integrado por sus propios empleados. Otros subcontratan la función de auditoría a una firma de auditoría independiente. El proceso debe ser el mismo ya sea que la auditoría sea realizada por un empleado de la aseguradora o un contratista.

Registros que necesitará

El auditor necesitará varios datos financieros durante el período cubierto por la política que se audita. Aquí está el tipo de información que se le puede pedir que proporcione:

• Contabilidad contable
• Formularios tributarios, particularmente los formularios 941 y 944, Declaración federal de impuestos a los empleadores (trimestral y anual, respectivamente)
• Registros de desembolsos en efectivo
• Pagos por servicios prestados por agencias independientes contratistas. El auditor deberá verificar que estos trabajadores no sean sus empleados.
• Pagos por servicios prestados por subcontratistas
• Certificado de seguro por cada subcontratista que contrató
• formularios W-2 y 1099
• Descripción del trabajo para cada trabajador. Asegúrese de que describa con precisión los deberes del trabajador.
• Descripción de sus operaciones comerciales
• Registros de nómina para el término de la póliza. El auditor deberá verificar todas las fuentes de pago provistas a cada trabajador (salario, bonificaciones, etc.).
• Limitaciones de nómina aplicables a funcionarios ejecutivos, socios, propietarios únicos, etc. que están cubiertos por la política
• Su hoja de calificación de experiencia

Una vez que haya recopilado los datos necesarios, deberá organizarlos. Coloque todos sus registros de nómina (como formularios W-2, talones de pago y registros de horas extra) juntos para que la información sea de fácil acceso. Del mismo modo, coloque toda la información relacionada con los subcontratistas, incluidos los montos de pago y los certificados de seguro, en un solo lugar. Sus esfuerzos darán sus frutos, haciendo que la auditoría sea más fácil y más rápida.

¿Qué está incluido en la nómina?

Su prima de compensación al trabajador se calcula multiplicando una tarifa por su nómina, y luego dividiendo el resultado por 100. El NCCI y la mayoría de las autoridades estatales de compensación de trabajadores se refieren a la nómina como remuneración . Estos términos a menudo se usan indistintamente. Ambos significan el valor monetario de los servicios que sus empleados brindan a su organización.

Los costos que se incluyen en la remuneración varían de un estado a otro. Sin embargo, generalmente incluyen lo siguiente:

• Salarios y salarios brutos, que incluyen salarios retroactivos y salarios
• Comisiones. Esto incluye las comisiones totales recibidas por un trabajador y los sorteos contra las comisiones.
• Bonificaciones, incluidos planes de bonificación de acciones
• Vacaciones, vacaciones y pago por enfermedad
• Pago de horas extras. En todos los estados, excepto en algunos, la remuneración incluye horas extras calculadas a la tasa de tiempo normal. Por ejemplo, supongamos que la tarifa por hora normal de un trabajador es de $ 20 por hora. Si al trabajador le pagaron $ 600 por 20 horas de tiempo extra, incluiría solo $ 400 del pago de horas extras.
• Pagos hechos por usted que de otro modo se habrían retenido del pago de los empleados según lo exige la ley para la Seguridad Social, Medicare o un plan de pensión
• Pago a los trabajadores sobre una base que no sea el tiempo trabajado. Los ejemplos son a destajo, participación en los beneficios o planes de incentivos.
• Pago o asignaciones para herramientas manuales o herramientas eléctricas de mano que los trabajadores utilizan para realizar sus trabajos
• Valor de alquiler de un apartamento o casa que se proporciona a un empleado. Además, el valor de otros alojamientos y comidas recibidos por un trabajador como parte de su salario
• Pagos deducidos del salario bruto de los trabajadores para planes de jubilación, cafetería o ahorros
• Nómina para empleados de subcontratistas no asegurados (ver comentarios a continuación)

¿Qué está excluido de la nómina?

Hay una cantidad de costos que normalmente se excluyen cuando se calcula la nómina para fines de calificar el seguro de compensación para trabajadores. Si bien varían según el estado, a menudo incluyen lo siguiente:

• Propinas y otras propinas recibidas por los empleados
• Indemnización por despido (que no sea por tiempo trabajado)
• Descuentos en productos comprados al empleador
• Gastos comerciales reembolsados
• Paga por servicio militar activo
• Asignaciones uniformes

Clasificaciones

Una de las principales tareas del auditor es garantizar que el negocio asegurado esté clasificado correctamente. Los sistemas de clasificación de compensación laboral están diseñados para categorizar negocios , no empleados individuales. El auditor revisará las operaciones de su compañía para determinar si la clasificación básica que figura en su póliza es correcta.

La clasificación básica es la clasificación que mejor describe su negocio en general. A menudo, esto es lo mismo que la clasificación de gobierno (la clasificación asignada más nómina). Por ejemplo, suponga que opera un taller mecánico. Algunos de sus empleados trabajan con tornos, mientras que otros operan prensas de perforación o máquinas de estampado. Las actividades específicas realizadas por sus empleados pueden variar de un trabajador a otro.Sin embargo, todos se ajustan a tu clasificación básica, Machine Shop.

Algunos empleados pueden realizar tareas que requieren clasificaciones separadas. Por ejemplo, su taller de máquinas emplea a un trabajador administrativo que realiza su trabajo en una oficina cerrada lejos de otros trabajadores. Es probable que a este empleado se le asigne la clasificación Empleado de la oficina administrativa en lugar de Machine Shop.

Los sistemas de clasificación de compensación laboral son extremadamente complejos. Su auditor puede reclasificar su negocio de una manera que usted no entiende o que no tiene sentido para usted. En este caso, solicite una explicación al auditor. Si aún está confundido acerca de los cambios, solicite ayuda a su agente o corredor.

Reunión con el auditor

Para realizar la auditoría, el auditor deberá reunirse con usted o un representante de confianza de su empresa. Si delega esta tarea a otra persona, asegúrese de que él o ella:

• conoce bien su negocio
• comprende todas las fases de las operaciones de su empresa
• sabe qué tareas realiza cada empleado
• comprende la empresa la política de compensación laboral, incluidas las clasificaciones que contiene
• comprende los registros financieros de su empresa, incluidos los datos de la nómina, para que pueda responder preguntas del auditor

Al reunirse con el auditor, usted o su designado deben cooperar y responda las preguntas del auditor lo mejor que pueda. No ofrezca información que no fue solicitada.

Al igual que muchas empresas, su empresa puede contratar una firma de teneduría de libros fuera del sitio para manejar sus funciones de contabilidad y nóminas. ¿Debería su tenedor de libros reunirse con la auditoría en su nombre? La respuesta es no. Su tenedor de libros puede proporcionar al auditor los registros financieros que necesita para realizar la auditoría. Sin embargo, el auditor deberá visitar sus instalaciones para realizar una auditoría física.

Subcontratistas

Muchos estados tienen leyes que imponen responsabilidad a contratistas que contratan subcontratistas sin seguro. Estas leyes se aplicarán a usted si su empresa opera como contratista y subcontrata el trabajo a otras personas.

Por ejemplo, supongamos que su empresa, ABC Construction, contrata a un subcontratista llamado P & J Plumbing para realizar trabajos de tuberías en un edificio que está restaurando. Un empleado de P & J se lesiona en el trabajo e intenta presentar un reclamo de compensación laboral. Sin embargo, P & J no ha comprado cobertura de compensación para trabajadores. En la mayoría de los estados, el trabajador lesionado puede buscar beneficios bajo su política de compensación laboral.

Los aseguradores están obligados por ley a proporcionar beneficios a los empleados de subcontratistas no asegurados. Por lo tanto, su auditor revisará sus documentos tributarios y buscará formularios 1099 emitidos a subcontratistas. Él o ella verificará si obtuvo un certificado de seguro de cada subcontratista que contrató. Si algún subcontratista que contrató no proporcionó evidencia de seguro de compensación para trabajadores, el auditor le cobrará una prima adicional por la cobertura de seguro de ese contratista.

La tarifa cobrada por un subcontratista no asegurado depende del tipo de trabajo que realizó el subcontratista.Por ejemplo, si el subcontratista realizó trabajos de techado, entonces se usará la tasa para la clasificación de techado aplicable. La tasa se aplicará a la totalidad o a una parte del costo del trabajo subcontratado. Si el dinero que pagó al subcontratista fue solo por mano de obra, entonces el costo total (dividido entre 100) se utilizará como base de la prima.

Contratista versus subcontratista

Si su empresa no es un contratista, ¿es usted responsable de las lesiones sufridas por los empleados de contratistas independientes que contrata? La respuesta es generalmente no. El contratista opera un negocio que es independiente del suyo. Por lo tanto, el contratista es responsable de proporcionar beneficios de compensación a los trabajadores a sus propios empleados lesionados.

Por ejemplo, supongamos que posee una tienda minorista. Usted contrata a Fabulous Flooring, un contratista de pisos, para arrancar un viejo piso de linóleo en su tienda y reemplazarlo por uno nuevo. Resume el resultado que desea (un nuevo piso) y Fabulous hace el trabajo. Un supervisor fabuloso supervisa a los trabajadores del piso. El supervisor establece los horarios de trabajo y dicta cómo los empleados realizan su trabajo. Si un empleado de Fabulous resulta lesionado mientras instala su nuevo piso, Fabulous (no su empresa) debería ser responsable ante el trabajador.

Hay algunas situaciones en las que una empresa podría ser considerada responsable por lesiones a los empleados de un contratista independiente. Por lo tanto, debe insistir en que todos los contratistas independientes que contrate proporcionen evidencia de que han comprado un seguro de compensación para trabajadores.