Planifique un proyecto usando las herramientas básicas de Project Management

Nuestro mundo de trabajo es cada vez más un mundo de proyectos. Los proyectos son la forma en que desarrollamos nuevos productos, ejecutamos iniciativas estratégicas y hacemos todo lo nuevo en una organización.

Por definición, los proyectos son iniciativas temporales y únicas , en contraste con las actividades de operaciones regulares. Y aunque muchas empresas confían en gerentes de proyectos capacitados y certificados para liderar sus iniciativas, cada vez se requieren más habilidades de proyectos para todos los profesionales.

Este artículo ofrece una introducción a la planificación de un proyecto para cualquier profesional interesado en adoptar las prácticas que funcionan tan bien para los gerentes de proyectos profesionales.

Tómese el tiempo para definir y planificar verdaderamente su proyecto:

Los gerentes de proyecto entienden que una gran parte de la duración total del proyecto se gasta en la planificación. Muchos de nosotros tenemos una tendencia a apresurarnos para comenzar el trabajo, que en el mundo de los proyectos es similar a omitir leer las instrucciones de ese nuevo mueble que compraste de uno de esos minoristas que "lo ensamblan tú mismo". Lo más probable es que la prisa por hacer el trabajo sin leer las instrucciones creará algunos problemas serios en algún momento de su empresa.

En lugar de apresurarse directamente en el trabajo, es importante aclarar algunas cuestiones críticas:

1. ¿Qué estás creando exactamente? Sea lo más específico posible.
2. ¿Cuándo debe completarse?
3. ¿A qué recursos (personas, equipos y presupuesto) tiene acceso para completar el proyecto?

Los tres elementos anteriores son los componentes fundamentales de una declaración de alcance. Cada gerente de proyecto trabaja para aclarar el alcance antes de comenzar el trabajo.

Scoping the Company Holiday Party Initiative:

Una declaración de alcance de muestra para la fiesta navideña de la compañía podría leerse de la siguiente manera: Nuestro objetivo es planificar y ofrecer una fiesta de empresa para 100 empleados y sus otros significativos antes de fines de diciembre, a un costo que no exceda $ 10, 000. Nuestra planificación y coordinación consistirá en el comité de 4 miembros con supervisión del CEO. La fiesta incluirá una barra libre, comida chapada, postre y entretenimiento.

Solo tomarse el tiempo para elaborar esa declaración simple pero importante ofrece una guía poderosa para el equipo involucrado en el proyecto. Todos entienden la naturaleza del proyecto, el marco de tiempo, los recursos y el presupuesto.

Divida el alcance en bloques de trabajo discretos:

Los gerentes de proyecto crean algo llamado estructura de desglose del trabajo para describir en términos claros y procesables, todo el trabajo del proyecto que debe ser completado por alguien en un momento determinado marco. En su situación, el desglose del trabajo podría incluir:

• Identificar ubicación.
• Confirme la disponibilidad de la habitación y asegúrela con un depósito.
• Selecciona las opciones de comida.
• Confirma la barra y lo que incluye la barra.
• Identifica las opciones de postre.
• Crea y distribuye invitaciones con opciones de comida.
• Finalice las elecciones de alimentos según las invitaciones devueltas.
• Decide el tipo de entretenimiento.
• Revise las opciones de entretenimiento y seleccione.
• Confirme la configuración del comedor.
• Regalos de mesa de compra para invitados.
• Coordinar y entregar el evento.

Los gerentes de proyecto desarrollarían este desglose del trabajo del proyecto sin tener en cuenta los recursos o el tiempo, sino más en el formato de lluvia de ideas. Una vez que se ha identificado todo el trabajo necesario para lograr el alcance del proyecto, es el momento de ponerlo en orden, asignar responsabilidades y solicitar estimaciones de tiempo y costo a los miembros de su equipo.

Creación del plan del proyecto a partir del desglose del trabajo:

Después de completar el desglose simple del trabajo identificado en la página anterior, debe ahora:

• confirmar que todos los elementos principales para alcanzar el alcance del proyecto tienen sido identificado.
• Confirme quién manejará los elementos de trabajo y cree una matriz de responsabilidad que describa las principales tareas de trabajo por parte responsable.
• Solicite que cada miembro del equipo revise sus tareas, identifique las estimaciones de tiempo y costo, anote los plazos, resuma las necesidades de recursos y asegúrese de que hayan evaluado exhaustivamente el trabajo del que deben rendir cuentas.

Una vez que se hayan completado los pasos anteriores, el equipo del proyecto debe trabajar en conjunto para secuenciar los eventos en el orden correcto, señalando cualquier conflicto por recursos o posibles problemas de programación. Nota: un gerente de proyecto completará este paso desarrollando un diagrama de red, calculando la ruta crítica y luego programando recursos, a menudo con la ayuda de un software de computadora.

Para su proyecto más pequeño que usa métodos informales, un simple enfoque de tipo de nota post-it para diseñar los elementos en secuencia puede ser todo lo que sea necesario. ¡Este proceso le permitirá desarrollar la imagen completa de los pasos involucrados y los plazos para planificar y ofrecer una gran fiesta navideña!

Deje que el trabajo comience:

Ahora que se ha tomado el tiempo de examinar el proyecto correctamente, identificar las principales tareas, secuenciar las tareas y evaluar los requisitos de tiempo y recursos, está preparado para poner el equipo a trabajar en su responsabilidades asignadas. Su papel como gerente informal del proyecto es supervisar el trabajo, apoyar a los miembros del equipo y ayudar a identificar y resolver los desafíos a medida que ocurren. Un buen gerente de proyecto se reúne regularmente con los miembros del equipo para evaluar el progreso e identificar y navegar los riesgos emergentes.

The Bottom Line:

Los mismos enfoques descritos anteriormente se pueden aplicar a cualquier situación de proyecto en su departamento o unidad comercial. Desarrolle un alcance claro, identifique el trabajo, asigne recursos, desarrolle estimados y un cronograma, y ​​luego monitoree y controle el trabajo. Sus prácticas serán reconocidas y apreciadas por los gerentes de proyecto profesionales en su lugar de trabajo, y sus resultados serán mucho mejores que simplemente saltar al trabajo sin pensarlo bien.¡Lo mejor de éxito con tu próxima iniciativa!

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Actualizado por Art Petty