Archivos personales y política de archivos de muestra

Un archivo de personal es una documentación guardada de los empleadores del historial y el estado de toda la relación laboral con un empleado individual. El empleador mantiene esta documentación de empleo en un archivo de personal por tres razones.

• El empleador desea tener información precisa a mano y organizada cuando necesite acceder a la información por cualquier motivo. Los cambios en los contactos de emergencia, las direcciones de los empleados, el seguimiento de las evaluaciones de desempeño, las cartas disciplinarias, el reconocimiento de los empleados y los materiales de solicitud de empleo son ejemplos de los tipos de información que el empleador querrá poder acceder rápidamente.

• El empleador necesita conservar la documentación sobre cuestiones de personal, como la selección de empleados, el rendimiento, el historial de trabajo, la justificación de la compensación y las aplicaciones de promoción interna, por nombrar solo algunas.
  Una demanda EEOC, una demanda o incluso la necesidad de justificar la falta de un aumento o promoción a un empleado requieren que el empleador haya recopilado y retenido este tipo de documentación del empleado.
• Algunos registros de empleados son requeridos por gobiernos federales o estatales para que los empleadores los conserven. Organizar la información del empleado en un archivo de personal tiene sentido para el acceso y el cumplimiento legal y la preparación.

Tipos de archivos de personal

Un empleador generalmente mantiene varios tipos de archivos de personal, para uso comercial, para la confidencialidad de los empleados, para la privacidad médica y para el cumplimiento legal. No conozco ninguna ley que indique cuántos archivos debe mantener un empleador.

Sin embargo, existen muchas leyes y existen mejores prácticas de personal para la confidencialidad de los empleados, que rigen el contenido de los archivos de personal y quién tiene acceso a esa información.

Estos son los archivos de personal que mantienen la mayoría de los empleadores en los Estados Unidos. (Las leyes y prácticas mundiales pueden diferir).

• Archivo de personal: Este es el archivo principal de empleados que contiene el historial de la relación laboral.
• Archivo de nómina: Desea mantener un archivo separado para todos los problemas de nómina con respecto al salario y los beneficios.
• Archivo médico del empleado: La Ley federal de portabilidad y responsabilidad del seguro médico de 1996 (HIPAA) requiere que los empleadores protejan los registros médicos de los empleados como confidenciales.
• Formularios de empleados I-9: Debe mantener un archivo por separado para todos los formularios I-9 de empleados (no por empleado) ya que no desea que los empleados del gobierno, que están autorizados a verificar estos formularios bajo una variedad de circunstancias, mirando a través de sus principales archivos de personal de empleados confidenciales.

Acceso de los empleados a archivos de personal

Los empleados tienen permitido el acceso a sus archivos de personal de empleados bajo la guía y supervisión del personal de Recursos Humanos.Los archivos de personal del empleado se consideran propiedad del empleador que tiene la responsabilidad de mantenerlos y salvaguardarlos.

Política de archivo de personal de muestra

A continuación se muestra una política de archivo de personal de muestra para usar en su empresa. Discute los diversos archivos que se recomiendan y quién debería tener acceso a cada archivo.

Política de muestra

La empresa mantiene tres archivos de empleados por cada empleado.

Se mantiene un archivo de personal para cada empleado de (Su nombre de empresa). Estos archivos de personal contienen documentos confidenciales y son administrados y mantenidos por el personal de Recursos Humanos.

El acceso a este archivo está limitado al personal de recursos humanos y supone que el gerente de cada empleado mantiene su propio archivo con documentos relevantes para el desempeño laboral del empleado.

Los documentos típicos en un archivo de personal incluyen la solicitud de empleo, un formulario de contacto de emergencia familiar, historial de acción disciplinaria documentada, un currículum vitae, manual del empleado y hojas de firmas de empleador a voluntad, información personal actual y referencias laborales.

No todos los archivos de personal contienen los mismos documentos, pero cada archivo de personal tiene algunos documentos iguales.

Archivos de nómina también se mantienen; los archivos de nómina contienen un historial de los trabajos, departamentos, cambios de compensación, etc. del empleado. El acceso al archivo de nómina se limita al personal contable y de recursos humanos correspondiente.

También se mantiene un archivo médico del empleado . El contenido del archivo médico no está disponible para nadie, excepto el personal designado de Recursos Humanos y el empleado cuyos registros se conservan en el archivo. A nombre de su compañía), los archivos médicos reciben el más alto grado de almacenamiento seguro y confidencialidad.

Un empleado puede ver su archivo personal poniéndose en contacto con un miembro del personal de Recursos Humanos durante el horario normal de trabajo. Ningún empleado puede alterar o eliminar ningún documento de su archivo de personal, que debe ser visto en presencia de un miembro del personal de recursos humanos.

También conocido como archivos de empleados, registros de empleados, archivos de recursos humanos, documentación

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