¿Qué hay en un archivo de nómina del empleado?

El archivo de nómina de empleados es el repositorio de todo lo que tiene que ver con el sueldo de un empleado. La razón principal para crear un archivo de nómina es limitar el acceso al resto de la información confidencial que se encuentra en el archivo de personal.

El archivo de nómina permite que el personal de contabilidad pague al empleado sin acceder a la información confidencial del empleado. El personal de contabilidad puede mantener registros de nómina donde tiene sentido pagar al empleado.

En los casos en que la nómina y la contabilidad se subcontratan, esta es una práctica aún más recomendada para los registros de nómina del empleado.

El archivo de nómina limita la accesibilidad a la información confidencial de los empleados. El archivo de nómina de empleados permite al personal de contabilidad y finanzas tener la información que necesitan para pagar al empleado en una ubicación práctica. La ubicación debe ser segura y estar fuera del alcance de otros empleados.

Debe impresionar al personal de contabilidad por el hecho de que la información en los archivos de nómina es confidencial y no debe compartirse sin el permiso y la aprobación del personal de recursos humanos. El personal de contabilidad tampoco debe compartir ninguna información sobre aumentos de empleados, promociones, bonos y cualquier otra información que sea confidencial acerca de los empleados.

Recursos humanos no necesita monitorear el acceso de la contabilidad a los archivos de nómina de empleados. Como se recomienda para los archivos de empleados relacionados, como el personal y los archivos médicos, debe limitar el acceso al archivo de nómina.

Solo las personas que necesitan tener la información para hacer su trabajo deben ver los contenidos.

Contenido de un archivo de nómina de empleados

Esta es una lista sugerida, pero no completamente completa, de lo que pertenece a un archivo de nómina de empleados.

• Carta de oferta firmada por el gerente de contratación, Recursos Humanos y el empleado
• Autorización de pago firmada por Recursos Humanos y el gerente de contratación cuando existe un contrato de empleado
• Formulario W-4
• Papeleo y autorización relacionados con cualquier empleado beneficio que implica una deducción de nómina
• Formulario de autorización de depósito directo
• Formularios de contabilidad de tiempo asalariado
• Hojas de horario semanal por hora
• Registros de reloj de tiempo, donde se usa
• Registros de asistencia
• Solicitudes de reembolso de gastos incluyendo documentación y recibos de viajes y otros gastos autorizados
• Formularios de reembolso de matrícula y recibos de pago, libros, etc.
• Formularios de solicitud de pago por adelantado
• Documentos de préstamos de la empresa y calendario de pagos
• Pedidos y registros de embargos
• Autorización para la divulgación de información privada
• Papeleo relacionado con cada empleado recaudado
• Papeleo relacionado con cualquier premio, participación en las ganancias o reconocimiento de reconocimiento
• formularios W-2
• Autorización para cualquier otra acción de nómina que su empresa permite

Documentos adicionales relacionados con los archivos de personal están disponibles.

• Resumen del archivo de personal
• Política de acceso al archivo de personal

También conocido como archivos de empleados, registros de empleados, archivos de recursos humanos, documentación

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