¿Qué pertenece a un archivo de personal del empleado?

El archivo de personal del empleado es el archivo principal del empleado que contiene el historial de la relación laboral desde la solicitud de empleo hasta la entrevista de salida y la documentación de terminación del empleo. Solo el personal de Recursos Humanos y el supervisor y el gerente inmediato del empleado pueden tener acceso a la información en el archivo de personal del empleado, y nunca abandona la oficina de Recursos Humanos.

El archivo de personal del empleado generalmente se almacena en un archivador bloqueado a prueba de fuego en un lugar bloqueado al que puede acceder el personal de Recursos Humanos.

La confidencialidad de la información del empleado en el archivo de personal es de suma importancia.

De todos los archivos de empleados guardados por la empresa, el empleador, el supervisor o el personal de Recursos Humanos acceden con más frecuencia al archivo de personal del empleado para obtener información.

Consideraciones sobre el contenido del archivo del personal del empleado

Los principios y preguntas fundamentales a tener en cuenta al archivar cualquier documento en un archivo de personal del empleado son estos.

• ¿El empleador necesitará un documento en particular para justificar las decisiones si el empleador fue demandado? ¿El empleador necesitaría el documento en un tribunal de justicia?
• ¿El empleado sabe y entiende que el documento se archivará en su archivo de personal? En la mayoría de los casos, los empleadores deben hacer que el empleado firme el documento, no para indicar que está de acuerdo con el contenido del documento, sino para reconocer que conoce y ha leído el documento.
• No se deben colocar sorpresas, opiniones o notas personales sobre el empleado en un archivo de personal del empleado. Solo los hechos, sin pensamientos especulativos, pertenecen a un archivo de personal de empleados.

Contenido del archivo de personal del empleado

A continuación, se incluyen recomendaciones sobre la documentación que un empleador debe conservar en un archivo de personal del empleado.

Historial de empleo

• Solicitud de empleo
• Currículum
• Currículum
• Verificación de educación
• Verificación de empleo
• Carta de rechazo
• Descripción de puesto de trabajo
• Registro de análisis de trabajo
• Carta de oferta de trabajo o contrato de trabajo
• Agencia de empleo o acuerdo de agencia temporal, si se usa
• Información de contacto de emergencia
• Formulario de acuse de recibo firmado del empleado que muestra el recibo del manual del empleado
• Lista de verificación de la orientación de nuevo empleado que muestra los temas cubiertos y por a quien
• Cualquier acuerdo de reubicación y documentación
• Cualquier contrato, acuerdo por escrito, recibo o reconocimiento entre el empleado y el empleador (como un acuerdo de no competencia, un contrato laboral o un acuerdo relacionado con un vehículo proporcionado por la empresa) , por ejemplo,
• Formularios oficiales sobre la vida del empleado, incluidos: solicitudes de transferencia, promoción, solicitudes internas de empleo, etc.
• Cualquier otra documentación relacionada con el empleo

Desarrollo e incremento del desempeño de los empleados ement

• Copias de cualquier evaluación de desempeño utilizada o planes de desarrollo de empleados
• Autoevaluaciones de empleados
• Registros de cualquier sesión de asesoramiento formal
• Notas sobre asistencia o llegadas tarde
• Documentación del plan de mejora de desempeño
• Acción disciplinaria informes
• Reconocimiento del empleado presentado como certificados, cartas de reconocimiento, etc.
• Sugerencias y recomendaciones formales del empleado, respuestas de la organización
• Registros de capacitación
• Solicitudes de capacitación
• Evaluaciones de competencias
• Clase de capacitación o notificaciones de sesión o programaciones
• Evaluaciones de necesidades firmadas
• Informes de gastos de capacitación
• Quejas de clientes o compañeros de trabajo

Registros de terminación de empleo

• Carta de renuncia de empleado
• Documentación de entrevista de salida
• Notificación de Cobra
• Lista de verificación de finalización de empleo
• Contabilidad final para todos los aspectos del empleo del empleado, como el cheque de pago final, el pago de vacaciones, el retorno de la propiedad de la empresa, etc.

Hay documentos adicionales relacionados con los archivos de personal disponibles.

• Descripción general del archivo de personal
• Política de acceso al archivo de personal
• Lo que los empleadores no deben conservar en los registros personales