Cheques pendientes: qué son y qué hacer

Los cheques pendientes no son tan buenos como parecen. Un cheque pendiente es un cheque que se ha escrito pero nunca se ha presentado para el pago. En otras palabras, el destinatario nunca depositó ni cobró el cheque, por lo que el cheque aún está en algún lado.

Estos artículos pendientes pueden causar pesadillas contables, y dan como resultado propiedades no reclamadas que eventualmente deben entregarse al estado.

¿Por qué son importantes los cheques pendientes?

Cuando paga con cheque, su beneficiario debe depositar o cobrar el cheque para cobrar el pago.

El banco del beneficiario solicitará dinero a su banco, y la transacción se completará cuando su banco envíe dinero al banco del beneficiario (o a la cuenta del beneficiario, si ambos usan el mismo banco o cooperativa de crédito).

Si el destinatario de un cheque nunca hace nada con él, o si el cheque se pierde o destruye, igual tendrá el dinero en su cuenta. Una excepción a este escenario es cuando utiliza el pago de facturas en línea a través de su banco: los fondos a menudo se deducen cuando se imprime el cheque, pero los fondos se devolverán a su cuenta si el beneficiario no deposita el cheque dentro de una cierta cantidad de tiempo .

Saldo de cuenta inflado: ya que todavía tiene ese dinero, puede pensar que puede gastarlo. Lamentablemente, los fondos realmente pertenecen a otra persona. Si depositan el cheque cuando no lo espera, terminará con menos de dinero de lo que pensaba, posiblemente sobregirando su cuenta y rebotando cheques.

Verificaciones comerciales: las empresas a menudo realizan un seguimiento de los artículos pendientes y rastrean las cuentas por pagar. Pero las empresas también tienen que lidiar con leyes de propiedad no reclamadas. Si los pagos a empleados o proveedores no se cancelan, eventualmente tendrá que entregar esa propiedad abandonada a su estado (algunos años en la mayoría de los estados, pero consulte con los reguladores locales).

Si no manejas la situación correctamente, estás infringiendo la ley.

Qué hacer con los cheques pendientes

Sea proactivo con los cheques pendientes y obtenga las cosas lo más rápido posible. No suponga que es su día de suerte y que puede usar el dinero para otros fines. Todavía debe el dinero, y tendrá que pagarlo tarde o temprano (ya sea que se destine al destinatario previsto o al estado). Use un sistema de contabilidad que deduzca cualquier cheque no cobrado de sus fondos disponibles.

Llamar o escribir: si nota que no se ha depositado un cheque, comuníquese con su beneficiario. Una simple llamada telefónica o correo electrónico está bien, simplemente regístrese para asegurarse de que hayan recibido el pago y pregunte si depositarán el cheque. Si eso no funciona, es una buena idea enviar una carta informándoles que el cheque no se ha procesado, y deben notificarle si no han recibido el pago.

Si necesita una plantilla, use nuestra Carta de ejemplo para cheques pendientes.

Asegúrese de documentar cualquier comunicación sobre cheques pendientes. Es posible que deba demostrarle a los reguladores que ha realizado intentos razonables para completar el pago, pero que el beneficiario no cooperó o que fue imposible comunicarse con el beneficiario.

¿Deberías escribir otro cheque?

Una vez que hable con su beneficiario, es posible que le pidan que envíe otro cheque, que prometen depositar inmediatamente.

Antes de hacer esto, pídales que devuelvan el cheque anterior si es posible. Esto elimina la posibilidad de que ellos (intencionalmente o no) depositen ambos cheques.

En algunos casos, deberá emitir un nuevo cheque sin obtener el cheque anterior. El cheque puede haber desaparecido por cualquier razón, y su beneficiario necesita uno nuevo. Esto te pone en una situación difícil porque tendrás dos cheques para un solo pago. Si se deposita el cheque anterior, su banco podría honrar el cheque, y terminaría pagando el doble. Generalmente, los bancos no aceptarán cheques emitidos hace más de 6 meses, pero sucede con suficiente frecuencia como para que tenga cuidado (incluso si imprime "No válido después de 90 días" o algo similar en sus cheques).

Si el monto es lo suficientemente grande como para causar problemas (o si no confía en el beneficiario), considere pedirle a su banco que "pare el pago" en el cheque anterior.

Este enfoque no es perfecto, pero puede ayudar a protegerlo. Las solicitudes de suspensión de pagos cuestan dinero y solo duran 6 meses, por lo que es posible que tenga que hacerlo varias veces.

¿Por qué los cheques no se cobran?

Hay varias razones por las cuales los cheques no se depositan. La razón más simple es que su beneficiario simplemente no se ha acostumbrado a procesar el cheque. Tal vez no necesitan el dinero con urgencia, y han estado ocupados haciendo otras cosas.

Los cheques también pueden perderse en montones de papel o caerse detrás de los escritorios. De nuevo, si el dinero no es terriblemente importante para el beneficiario, no se nota. Finalmente, los cheques pueden devolverse por correo postal si la dirección de un beneficiario ha cambiado, pero ese proceso puede tomar un tiempo sorprendentemente largo.

Cheques emitidos a usted

Si le emitieron un cheque y todavía está pendiente, comuníquese con el emisor del cheque y solicite un reemplazo. Es posible que deba devolver el cheque original o firmar los documentos que indiquen que el cheque se perdió o se destruyó (y que no intentará depositar ambos cheques). Si no puede encontrar al emisor, verifique con el programa de propiedad abandonada de su estado.