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Todos hemos hecho listas de tareas pendientes. De alguna manera, nunca parece haber suficientes horas en el día para lograr todas las cosas en su lista de tareas pendientes. Aquí hay un sistema que funciona, y también puede funcionar para usted.
Una lista no es suficiente
Hacer una "lista de cosas para hacer" no es suficiente. Tienes que clasificarlos. Debe saber qué tareas son más importantes para que pueda enfocarse en ellas. Luego debe asignar recursos a esos artículos, medir su progreso y recompensarse por sus éxitos.
Ranking
Enumere todas sus tareas pendientes en una hoja de cálculo, aunque también puede hacerlo en papel. También puede colocarlos en su computadora o teléfono inteligente, escribirlos en su calendario o ingresarlos en un software de administración de tiempo.
El primer paso es enumerar todo lo que tiene que hacer. Luego, asigne un rango a ellos para que pueda enfocarse en los elementos importantes. (Ver el artículo Principio de Pareto - La Regla 80-20 para un repaso sobre por qué esto es importante.)
Use una clasificación A, B, C. La lista A es lo que tengo que hacer hoy antes de irme. La lista B es cosas que necesita hacer, pero no necesariamente hoy. Finalmente, la lista C es lo que necesita para encontrar tiempo para hacer pronto.
Puede descubrir rápidamente que las cosas de la lista C, e incluso la lista B, nunca se terminan. En una posición de Gerente de Operaciones hace varios años, me encontré cada vez más frustrado con mi A-list. No solo no lo superaba todos los días, como siempre lo había hecho antes, sino que la lista A seguía creciendo.
Fue entonces cuando me di cuenta de lo que tenía que hacer para que mi lista de cosas por hacer funcionara para mí, y desarrollé un sistema que funcionaba .
Administración del tiempo
No era suficiente saber qué era importante; lo que hizo la lista A También necesitaba saber cuánto tardarían las cosas y cuánto tiempo les dedicaría. Agregué una columna a mi lista de tareas pendientes con el tiempo estimado que cada tarea debería tomar y una columna adyacente con el total acumulado.
Luego hice un simple estudio de tiempo. Al hacer cada tarea, anoté lo que hice y los tiempos de inicio y fin. Seguí el rastro durante todo un día. Luego lo repetí un par de semanas después en un día diferente. No fue una encuesta exhaustiva de ninguna manera, pero me dio una idea. Como Gerente de Operaciones, gran parte de mi día lo ocupaban las interrupciones: lidiaba con los eventos que sucedían, las crisis que surgían o los problemas que tenían que resolverse. En promedio, estas interrupciones consumieron cuatro horas al día. Como normalmente trabajo un día de diez horas, eso me dejaba seis horas al día para las cosas de mi lista de cosas por hacer.
Cada noche, antes de salir de la oficina, actualizaba mi lista de tareas pendientes. Borraba las cosas que había completado, delegado o degradado, agregaba las cosas nuevas que habían surgido, reorganizaba las prioridades para que las tareas más importantes estuvieran en la parte superior y asignaba el tiempo estimado para cada una.Luego iría a la lista de seis horas y trazaría una línea. Eso se convirtió en mi objetivo para el día siguiente.
Recompénsese
Muy a menudo, esa línea cayó en algún lugar de mi lista A. Rara vez estaba cerca del fondo. Sin embargo, ese era mi objetivo. Si toco o paso la línea, me fui a casa sintiendo que había sido un día productivo y exitoso.
En lugar de castigarme por las cosas a las que no había podido acceder, reconocí mi éxito por haber cumplido o superado mi objetivo. Al día siguiente, tuve que comenzar de nuevo y alcanzar el nuevo objetivo, pero lo hice desde la perspectiva de aprovechar el éxito anterior en lugar de la frustración de tener constantemente más cosas que hacer que tenía tiempo para lograr.
Necesita un sistema
Para tener éxito, debe desarrollar un sistema para administrar su tiempo, de modo que pueda hacer más cosas en el tiempo que tiene. Si su línea objetivo en su lista de tareas siempre está cerca de la cima, su jefe comenzará a buscar a otra persona que pueda trabajar un poco más en la lista todos los días. A continuación, revise algunos recursos para ayudarlo a hacer un mejor trabajo de administración del tiempo.
Administrar este problema
Enumere las tareas que tiene que hacer. Priorice aquellos que son importantes, no solo urgentes.
Tenga un plan sobre lo que debe lograr cada día. Trabaja hacia ese plan. Recompénsese cuando se encuentre o supere su objetivo.
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