Mixing Business & Personal Travel - ¿Qué es deducible?

Viajando por negocios en los EE. UU. E internacionalmente

Los gastos de viaje de negocios son deducibles para una empresa, pero ¿y si el viaje combina actividades comerciales y eventos personales? La deducibilidad de los gastos comerciales depende de dónde se realiza el viaje: dentro de los Estados Unidos, parcialmente dentro de los EE. UU. Y completamente fuera de los EE. UU. Este artículo proporciona un resumen de las reglamentaciones del IRS sobre la deducibilidad de los gastos de viaje de negocios en cada uno de estos tres circunstancias.

¿Qué es un viaje de negocios?

El IRS define los viajes de negocios como un viaje fuera de su hogar fiscal que es "sustancialmente más largo que el trabajo de un día normal" y que requiere que duerma o descanse mientras está fuera de su hogar. También debe dormir fuera de casa para poder deducir estos costos. El viaje también debe ser "temporal" (que dura menos de un año). Su casa de impuestos es su lugar habitual de negocios, no su hogar familiar (a menos que tenga un negocio en el hogar); es el lugar desde el que viaja, para fines de gastos comerciales.

¿Puedo tomar una deducción por viajes de negocios que incluya artículos personales?

Para deducir los gastos de viajes de negocios dentro de los EE. UU., El viaje debe ser "completamente" relacionado con el negocio. Si tuvo algún viaje personal incidental dentro del viaje (visitar a la familia o hacer un viaje de ida y vuelta, por ejemplo) los gastos relacionados con las actividades personales (millas de gasolina a la casa de alguien o hotel en un lugar personal) no son gastos comerciales deducibles.

Si el viaje es principalmente personal, como unas vacaciones, no puede deducir los gastos comerciales a menos que pueda demostrar que estos gastos están directamente relacionados con su negocio. Por ejemplo, si se toma unas vacaciones y pasa una mañana visitando a un cliente, puede deducir el costo de la visita, pero no el costo de llegar desde su casa de impuestos a la ubicación del cliente.

Viajes comerciales y personales En parte en los EE. UU. Y en parte fuera de los EE. UU.

Si realiza un viaje por motivos personales y de negocios que se encuentra parcialmente en los EE. UU. Y en parte fuera de EE. UU., Siga las pautas del IRS para la ubicación del viaje. Por ejemplo, si pasa tres días dentro de EE. UU., Se aplican las normas internas (descritas anteriormente) y, si luego permanece tres días más en Canadá, se aplican las normas de fuera del país.

Viajes de negocios fuera de los EE. UU.

Si viaja fuera de los EE. UU. Y pasa todo el tiempo en actividades comerciales, puede deducir todos sus gastos de viaje como gastos comerciales. Si combina actividades comerciales y personales como parte de un viaje internacional, debe asignar su tiempo entre las actividades comerciales y las actividades personales.El IRS tiene reglas y fórmulas muy específicas para asignar el tiempo entre los días hábiles y personales. Consulte la publicación 463 del IRS (enlace a continuación) para obtener más detalles.

Deducción de gastos de viaje: algunas excepciones

Incluso si no dedica todo su tiempo a actividades comerciales, los gastos de su empresa pueden ser deducibles si cumplen al menos una de cuatro excepciones:

• Si no lo hizo " control sustancial "sobre los arreglos para el viaje. Por ejemplo, si debe pasar un fin de semana fuera de los EE. UU. Para reuniones de negocios el viernes y el lunes, no puede regresar a su casa de impuestos solo por el fin de semana.
• Si viaja fuera de los EE. UU. Durante más de una semana, su viaje puede considerarse completamente para negocios, incluso si combina actividades comerciales y personales.
• Si gasta menos del 25% de su tiempo en actividades personales durante el viaje
• Su viaje puede considerarse completamente comercial si puede establecer que las vacaciones no fueron una consideración importante, incluso si usted tenía control sobre el viaje. arreglos.

Para determinar porcentajes, divida la cantidad total de días en el viaje por el número de días personales.

Más sobre las regulaciones del IRS sobre viajes de negocios

Las regulaciones del IRS son mucho más complicadas que las descritas en este artículo. Para obtener más detalles sobre deducciones para viajes de negocios, consulte la publicación IRS 463.

Para obtener información adicional sobre gastos de viajes de negocios, consulte este artículo con respuestas a preguntas frecuentes sobre deducciones de gastos de viajes de negocios.

Descargo de responsabilidad Este artículo es solo una discusión general de este tema y no pretende ser un asesoramiento fiscal o legal. Consulte con su profesional de impuestos comerciales antes de tomar deducciones.