Archivos médicos y sus contenidos

El archivo médico del empleado es el repositorio de todo lo que tiene que ver con salud, beneficios de salud, licencia relacionada con la salud de los empleados y selección de beneficios y cobertura para el empleado.

El empleador guarda un archivo médico por separado para cada empleado. El contenido de estos archivos nunca se entremezcla con ningún otro archivo de empleado, como el archivo de personal.

Debido a que el archivo médico contiene información sensible y confidencial, debe residir en una ubicación segura, bloqueada e inaccesible.

El archivador que contiene los archivos médicos de los empleados también debe cerrarse y el personal de Recursos Humanos debe tener las únicas claves. El acceso a los archivos médicos de los empleados está restringido solo al personal de Recursos Humanos.

La Ley de Portabilidad y Responsabilidad del Seguro Médico de 1996 (HIPAA) requiere que los empleadores protejan los registros médicos de los empleados como confidenciales; los registros médicos deben almacenarse por separado y aparte de otros registros comerciales. Nunca almacene registros médicos de empleados en el archivo de personal general del empleado.

Debido a la confidencialidad de la información, los registros deben estar aislados de los archivos a los que pueden acceder empleados como supervisores o gerentes. (En realidad, esto también se recomienda para archivos de personal en general, solo para personal de Recursos Humanos).

Contenido del archivo médico del empleado

Estos son los tipos de artículos que deben almacenarse de manera segura en el archivo médico del empleado. En caso de duda, preocúpese por proteger la información médica de sus empleados.

• Solicitudes y formularios de seguro médico
• Formularios y formularios de seguro de vida
• Información de beneficiario designado
• Solicitudes para cualquier otro beneficio de empleado que pueda requerir información médica, como seguro de la vista < Solicitudes de permisos médicos pagados o no remunerados
• Informes médicos y de licencia familiar (FMLA) y solicitudes y trámites relacionados
• Papeles FMLA firmados por un médico
• Documentación sobre las enfermedades de un miembro de la familia o un niño a quien solicita tiempo FMLA para proporcionar atención continua
• Documentación de licencias relacionadas con la medicina para empleados que no son elegibles para FMLA tiempo libre del trabajo
• Exámenes médicos, notas, correspondencia y recomendaciones
• Exenciones médicas relacionadas con ausentismo o tardanza de un médico
• Restricciones de trabajo médico con la documentación del médico recomendante
• Informes de accidente y lesiones, incluidos los documentos requeridos por OSHA
• Informes de lesiones laborales o de indemnización por accidentes de trabajo ess
• Cualquier otra forma o documento que contenga información médica privada sobre un empleado.
• Si mantiene estos archivos 100% confidenciales, sus empleados confiarán en usted y usted mantendrá el espíritu y el significado de la ley.

Estos documentos adicionales que están relacionados con los archivos de personal están disponibles para su revisión.

Descripción general del archivo de personal

• Política de acceso al archivo de personal
• También conocido como

archivos de empleados, registros de empleados, archivos de recursos humanos, documentación Aviso legal: Nota:

Susan Heathfield hace todo lo posible para Ofrecer consejos éticos, de gestión de recursos humanos y consejos éticos precisos, de sentido común, tanto en este sitio web como vinculados desde este sitio web, pero ella no es abogada, y el contenido del sitio, aunque autorizado, no está garantizado. exactitud y legalidad, y no se debe interpretar como consejo legal.

El sitio tiene una audiencia mundial y las leyes y regulaciones laborales varían de estado a estado y de país a país, por lo que el sitio no puede ser definitivo en todas ellas para su lugar de trabajo. En caso de duda, siempre busque asesoría legal o asistencia de recursos gubernamentales estatales, federales o internacionales, para asegurarse de que su interpretación legal y sus decisiones sean correctas. La información en este sitio es solo para orientación, ideas y asistencia.