Conocer las funciones y responsabilidades de un líder de reunión

El líder de la reunión es el empleado responsable de planificar, organizar, gestionar los detalles e invitar a los participantes a una reunión. Él o ella es el empleado que está a cargo y es responsable del progreso de la reunión real. Toman medidas antes, durante y después de la reunión para garantizar que la reunión alcance sus objetivos con éxito.

¿Quién lidera la reunión?

El líder de la reunión es clave para lograr que las reuniones y los equipos tengan éxito.

El empleado que sirve como líder de la reunión es de importancia crítica. En algunas reuniones, el líder es el jefe del departamento, el líder del equipo o la persona designada por la alta gerencia para dirigir una iniciativa. Estos empleados fueron seleccionados para su rol de liderazgo debido a sus habilidades percibidas como gerente o líder.

Otras veces, un empleado puede emerger naturalmente como el líder. Estos líderes son empleados que otros empleados admiran y respetan. En otras ocasiones, un equipo puede decidir rotar el rol de liderazgo entre todos los miembros. Esto permite que todos los miembros del equipo continúen desarrollando sus habilidades como líderes de reunión y en la creación de reuniones exitosas, en general.

Responsabilidades del Líder de la reunión

Las siguientes son las responsabilidades clave de un líder de reunión.

• Determina el objetivo, la tarea o el propósito que se debe lograr. Esto a menudo es una tarea o parte de la descripción del trabajo del líder.
• Decide si una reunión es el mejor método posible para obtener la meta o el propósito o alcanzar el resultado deseado. Responda la pregunta: ¿Se necesita una reunión?
• Determina quién necesita ayudar a planificar la reunión.
• Con un equipo o como líder, decide la agenda de la reunión. (En las reuniones en curso, esta tarea se lleva a cabo al final de la reunión actual.)
• Determina la fecha, la hora y la ubicación más frecuentemente utilizando un calendario de la organización compartido.
• Reúne reuniones previas al trabajo, como lectura, información financiera, historial, minutos de reuniones del equipo relacionadas, etc.
• Invita a los participantes y distribuye las tareas y el trabajo previo, lo que permite el mayor tiempo posible para que los participantes estén preparados para la reunión.
• Asegura que la reunión tenga un grabador o un tomador de minutos para documentar los procedimientos y cualquier compromiso, elementos de acción o decisiones. Nombra un cronometrador, cuando sea necesario para la realización ordenada de una reunión.
• Puede usar un rompehielos para calentar a los participantes y crear un entorno en el que los participantes de la reunión se sientan cómodos comunicándose entre ellos e intercambiando ideas e información.
• Llega temprano y lidera la reunión manteniéndola en la tarea, siguiendo el camino e involucrando a todos los participantes para que cada uno sienta que su presencia fue esencial en la reunión.Esto asegura su participación en la próxima reunión
• . Da sabor a la reunión de la compañía para que los participantes no se sientan aburridos y aburridos. Ya sea que use rompehielos, humor o ejemplos divertidos, ninguna reunión debería terminar sin una risa.
• Asegura que los próximos pasos y elementos de acción se asignan y manejan.
• Reflexiona sobre la reunión y planifica la agenda para la próxima reunión.
• Haga un seguimiento con los participantes entre las reuniones para asegurarse de que los elementos de acción estén en buen camino y para ofrecer asistencia y / o recursos si el voluntario tiene problemas.

Roles de líder adicionales

El líder de la reunión asume estas responsabilidades, pero también tiene funciones relacionadas con la comunicación, la presentación de informes y el rendimiento del compañero de equipo.

Todos los miembros de un equipo o reunión que es multifuncional tienen la obligación de mantener informado a su departamento o función sobre las actividades y el progreso de una reunión o equipo en curso. También tienen la responsabilidad de solicitar la opinión de los compañeros de trabajo que no están en el equipo o en la reunión. No todos los empleados pueden asistir a todas las reuniones.

El líder tiene la responsabilidad adicional de mantener a los gerentes senior involucrados e informados a través de una comunicación y comentarios efectivos.

Crear la propiedad de los empleados fuera del equipo o reunión, especialmente los líderes de la organización, garantiza que el equipo o la reunión tenga éxito en el desarrollo, la implementación y la integración de sus soluciones o ideas.

Si un participante de la reunión se desempeña de manera ineficaz en la reunión, el líder tiene la responsabilidad de corregir el comportamiento a través de técnicas efectivas para el líder de la reunión durante la reunión y el entrenamiento efectivo fuera de la reunión. Un participante en la reunión que monopolice la reunión con sus opiniones o critique a otros miembros por la suya debe ser corregido antes de que la persona sabotee el éxito de la reunión.

Estas acciones son necesarias hasta que los participantes de la reunión alcancen un nivel de comodidad y madurez que les permita ayudar al líder al hablar en voz baja a medida que se desarrollan los eventos ineficaces y los miembros disfuncionales interrumpen el progreso.

Un líder de reunión eficaz no garantiza que un proyecto o equipo funcione con éxito, pero él o ella es un factor clave que contribuye cuando los proyectos, departamentos, reuniones o equipos tienen éxito.

Los minutos de la reunión contribuyen eficazmente a las reuniones exitosas cuando los minutos se escriben y se distribuyen adecuadamente de manera oportuna.