Learn About Accountable Plans for Reimbursing Employees

Un plan responsable es un arreglo de subsidio de reembolso para empleados o un método para reembolsar a los empleados por gastos comerciales que cumplan con las reglamentaciones del IRS.

Si su empresa tiene un plan responsable, el reembolso de ciertos gastos comerciales no es gravable para el empleado. Si su plan de reembolso comercial no cumple con los requisitos del IRS para un plan responsable, estos reembolsos son gravables para el empleado, y la retención de impuestos federales sobre la renta y los impuestos sobre la nómina se deben realizar en estos pagos.

Además, usted como empleador debe informar estos pagos en el formulario W-2 del empleado.

Los planes responsables pueden incluir el reembolso de una serie de gastos de empleados diferentes, que incluyen:

• Gastos de viaje de los empleados, incluidas comidas y entretenimiento,
• Compra de herramientas y equipos, y
• Gastos de oficina en el hogar del empleado.

El plan responsable también debe incluir un procedimiento que requiera que los empleados devuelvan el exceso de reembolsos (los que excedan las cantidades permitidas) al empleador. Si un empleador establece y mantiene un plan responsable, los gastos de viaje de los empleados no tienen que ser tratados como ingresos gravables.

Requisitos del plan permitidos

Para que el IRS lo considere un "plan responsable", su arreglo debe incluir TODOS los siguientes:

1. Los gastos deben tener una conexión comercial ; es decir, deben haber sido pagados o incurridos mientras prestaban servicios como empleados.
2. El empleado debe rendirle cuentas al empleador por estos gastos dentro de un tiempo razonable. Debe exigir a los empleados que le proporcionen información detallada sobre estos gastos, incluida la fecha, hora, lugar, monto y propósito comercial del gasto.
3. Debe exigir al empleado que devuelva los reembolsos en exceso dentro de un período de tiempo razonable y específico, según las circunstancias

Si no se cumplen los tres requisitos, el plan está determinado por el El IRS no es responsable, y cualquier gasto reembolsado al empleado por su negocio está sujeto a impuestos para el empleado.

Reembolsos en exceso

El reembolso en exceso es un reembolso mayor que los montos permitidos. Si el empleado no devuelve los reembolsos en exceso dentro de un período de tiempo razonable, estos montos excedentes son gravables para el empleado. La circunstancia más común sería un caso en el que le da a un empleado un adelanto antes de que se vaya para un viaje, y sus gastos durante el viaje son menores que el monto anticipado.

El IRS determina un período de tiempo razonable para la devolución de los reembolsos en exceso como, por ejemplo:

• Un anticipo recibido dentro de los 30 días posteriores al momento del gasto
• El empleado proporciona una cuenta adecuada de los gastos dentro de los 60 días después de haber sido pagados o incurridos.
• El empleado devuelve cualquier reembolso en exceso dentro de los 120 días posteriores a su pago o gasto.
• Al empleado se le entrega un estado de cuenta (al menos trimestralmente) que solicita la devolución o una contabilidad adecuada de los adelantos pendientes, y el empleado cumple dentro de los 120 días posteriores a la recepción de la declaración.

Envío de un plan responsable al IRS

No, no es necesario que envíe un plan por escrito al IRS. Pero debe poder demostrar que ha definido sus requisitos para reembolsar a los empleados por los gastos. Necesitará algo por escrito para demostrarle al IRS que entiende lo que es un plan responsable y que está operando su negocio según los requisitos.

Primero, debe poner estos requisitos por escrito, como parte de su política de empleados y el manual de procedimientos.

En segundo lugar, debe documentar todas las transacciones con los empleados para sus reembolsos de gastos, manteniendo registros que demuestren que se siguieron todos los requisitos del plan responsable.

Impuestos afectivos y comerciales del plan responsable

Si estos gastos se realizan dentro de un plan responsable, no afecta directamente su capacidad para deducir estos gastos en su declaración de impuestos comerciales. Pero aún debe proporcionar la documentación adecuada para demostrar que estos gastos estuvieron relacionados con el negocio.

Para los reembolsos de viajes, por ejemplo, puede deducir el gasto en la línea correspondiente en su declaración de impuesto comercial. Por ejemplo, para gastos de comidas y entretenimiento, use la línea 24b del Anexo C (para propietarios únicos o LLC de un solo miembro).