¿Es hora de cambiar su evento de recaudación de fondos?

¿Es usted un organizador de eventos de recaudación de fondos que ha estado organizando eventos durante mucho tiempo? Tal vez lo has hecho tantas veces que se ha convertido en rutina. Conoces el procedimiento al revés y prácticamente no hay nada que no hayas visto o hecho antes en la producción de eventos.

Pero este es el problema: cada vez te interesan menos los eventos que organizas que antes y alcanzar y superar tus objetivos de recaudación de fondos es cada vez más un desafío.

Es posible que los números de los asistentes sean más bajos y tenga problemas para atraer a más personas a sus eventos de recaudación de fondos o si ha estado utilizando el mismo tema durante demasiado tiempo.

Quizás todo lo que necesita es una nueva inyección de ideas para que las cosas vuelvan a la normalidad, así que aquí hay algunos consejos para ayudarlo a cambiar su evento de recaudación de fondos. Algunas ideas pueden parecer directas a primera vista, pero a menudo es un ejercicio útil comenzar volviendo a lo básico.

VOLVER A LO BÁSICO

• ¿Qué estás tratando de lograr?
  Tómese un tiempo para volver a evaluar qué es lo que está tratando de lograr con su evento de recaudación de fondos. Regrese a lo básico y concéntrese en su resultado deseado. Una vez que esté 100% despejado en su objetivo, no se desvíe, sino que empuje el sobre al máximo y apunte a lograr demasiado.
• ¿A quién estás ESPECÍFICAMENTE tratando de alcanzar?
  Defina cuidadosamente a quién intenta llegar con sus esfuerzos de recaudación de fondos. Haga una lista de donantes, vendedores, amigos, familiares, contactos de trabajo, cualquier persona que pueda ayudarlo a lograr sus objetivos. ¿Quién es más probable que le brinde el apoyo que necesita según su experiencia pasada? Ya sea que se trate de ayuda financiera en forma de donaciones o de ayuda práctica para organizar su evento de recaudación de fondos, centre su atención en las personas que pueden ayudarlo a que su evento sea un éxito.

• ¿Qué quieres que hagan?
  Una vez que su objetivo es claro como el agua y ha identificado quién puede ayudarlo a llegar allí, lo último que debe determinar es precisamente lo que quiere que cada persona haga por usted. Asegúrese de tener claro esto para poder comunicar sus expectativas y no dejar lugar a errores o malentendidos.

CONMUTACIÓN EN UN ENGRANAJE

Tal vez su evento necesite un año sabático. Alex Durant, presidente de Durant Consulting, trabajó con una organización benéfica en Florida que utilizó el mismo tema de eventos durante más de 5 años. Sus números de invitados estaban empezando a disminuir, por lo que decidieron tener un evento "No Gala". La invitación promovió que los invitados pudieran pasar la tarde en casa y guardar un viaje a la tintorería por su esmoquin. Los boletos se vendieron a un precio reducido y con el dinero ahorrado en gastos de producción; la caridad levantó el mismo si no más dinero. Al año siguiente, la Gala regresó con un tema nuevo y los invitados estaban emocionados de volver a estar en el salón de baile.

Muchos eventos sin fines de lucro bombardean a sus invitados una vez que llegan al evento de recaudación de fondos. Aunque es posible que tenga un público cautivo, es importante observar cuántas veces le está pidiendo a los invitados que "busquen en sus bolsillos". Sea consciente de los esfuerzos adicionales de recaudación de fondos que está incluyendo en un evento. Después de comprar un boleto o una mesa para asistir, pedirle a un invitado que haga una oferta en la subasta silenciosa, comprar un boleto de rifa, levantar una pádel de subastas en vivo y hacer una promesa generosa, puede ser una píldora fuerte para tragar. ¡Recuerda que también están allí para divertirse! Puede considerar alojar los elementos de la subasta en un formato de subasta en línea en otro momento durante el año para llenar el espacio entre las galas anuales y mantener a sus seguidores comprometidos.

6 maneras de mantener a los simpatizantes comprometidos

Personalice su correspondencia : el correo electrónico es rápido y eficiente, pero ¿alguna vez ha considerado enviar solicitudes manuscritas de soporte? Una carta escrita a mano es más personal que un correo electrónico y mucho menos probable que se envíe directamente a la basura. También evitará las bandejas de entrada de correo electrónico abarrotadas donde, incluso con la mejor voluntad del mundo, sus contactos pueden pasar por alto su mensaje. Una comunicación manuscrita agrega un toque especial y muestra que has hecho un esfuerzo especial para ponerte en contacto. A veces, todo lo que se necesita es escribir a mano el nombre y la dirección en el sobre.

Get Face-to-Face : además de personalizar su correspondencia, asegúrese de tener tanto tiempo de comunicación cara a cara como sea posible. A las personas les resulta mucho más difícil decir que no cuando les hablas personalmente.

Te donarán y te apoyarán si simplemente les preguntas mientras estás cara a cara.

Seguimiento : nunca tengas miedo de hacer un seguimiento con las personas si han dicho que donarán y no lo han hecho. Todos llevamos vidas ocupadas y puede ser que simplemente pasaron por alto u olvidaron su pedido.

Dos pequeñas palabras : siempre recuerde decir "gracias" a cualquier persona que apoye su evento de recaudación de fondos. Una nota de agradecimiento escrita a mano hace que sus seguidores se sientan bien y a menudo se pasa por alto. Incluye una foto de tus invitados como un recuerdo.

Herramientas en línea : tiene sentido usar todas las herramientas disponibles para usted como organizador de eventos y una excelente herramienta en línea para considerar es Amigos de Blackbaud solicitando amigos. Puede encontrarlo aquí:

Esta herramienta lo ayuda a organizar y armar páginas muy profesionales que se pueden compartir a través de las redes sociales, por ejemplo. Mientras más organizado esté y cuanto más fácil sea que la gente se involucre, más exitoso será su evento de recaudación de fondos.

INSÍTESE

Finalmente, recuérdese a sí mismo la razón por la que se involucró en la recaudación de fondos en primer lugar. Vuelva a encender su pasión por la causa que está apoyando y siempre, siempre inspírese y sea entusiasta en su trabajo. Las personas te responderán positivamente si te parece apasionado por tu trabajo. Esta es probablemente la forma más rápida y mejor de cambiar su evento de recaudación de fondos.