Cómo planear con éxito un evento de recaudación de fondos

Organizar un evento de recaudación de fondos es una gran manera de recaudar dinero para una organización o causa. Los eventos de recaudación de fondos aumentan la conciencia, fomentan la participación de la comunidad y brindan una reunión divertida, mientras recaudan dinero para una buena causa. La planificación de un evento de recaudación de fondos, al igual que la planificación de cualquier otro evento, requiere tiempo, organización y creatividad.

Planificación de un evento de recaudación de fondos

Siga esta guía fácil de seguir para planificar con éxito un evento de recaudación de fondos.

1. ¿Cuál es el objetivo?

Antes de comenzar con cualquier planificación de evento real, primero decida cuál es el objetivo para su evento de recaudación de fondos. La mayoría de los eventos de recaudación de fondos tienen más de un objetivo. El objetivo puede ser ganar publicidad, aumentar la conciencia, expandir una red existente o recompensar a los voluntarios por sus esfuerzos, todo mientras recaudan dinero en el evento. Sepa cuál es el resultado deseado para que pueda diseñar un evento que cumpla con ese objetivo.

2. ¿Cuánto dinero esperas recaudar?

¿Cómo sabe si su evento de recaudación de fondos es un éxito si no tiene un objetivo de recaudación de fondos? Establecer una meta de recaudación de fondos clara y mensurable. El objetivo debe ser alcanzable pero también un poco fuera de alcance. Esto proporcionará una motivación adicional para aquellos involucrados en el evento, y su público objetivo, para esforzarse por alcanzar el objetivo de recaudación de fondos.

Haga un seguimiento del progreso de la recaudación de fondos usando indicadores y publicite el progreso usando las redes sociales y otros canales de comercialización.

Inste a su red de recaudación de fondos a contribuir para ayudarlo a alcanzar el objetivo. Tenga en cuenta que esta meta es la cantidad de dinero que queda después de pagar todos los gastos del evento.

3. Establezca un presupuesto para eventos

Con su objetivo de recaudación de fondos en mente, establezca el presupuesto de su evento. Haga una lista completa de todos los gastos involucrados en la organización de este evento de recaudación de fondos.

Esto incluye:

• Gastos de alquiler para el lugar
• Catering
• Alquiler de equipos
• Gastos de personal
• Invitaciones
• Entretenimiento (oradores invitados, músicos)
• Decoraciones
• Transporte
• Personal de seguridad

Su presupuesto debe reflejar todos los costos conocidos e incluir un monto para gastos imprevistos. Para cumplir con su objetivo de recaudación de fondos, la cantidad de dinero recaudado en el evento debe superar todos los gastos.

4. Conozca a su público objetivo

Para comercializar de manera efectiva un evento, ya sea un evento para recaudar fondos, una reunión o un festival, primero debe establecer quién es su público objetivo. ¿Estás tratando de llegar a jóvenes profesionales que abrazarán tu causa? ¿Su evento de recaudación de fondos es algo para el público en general y cualquiera puede asistir? Tal vez su público objetivo son los propietarios de pequeñas empresas que contribuirán con un porcentaje de sus ventas a su causa.Piense a quién intenta llegar para que pueda adaptar sus esfuerzos de marketing.

5. Comuníquese con la comunidad

Al planear un evento de recaudación de fondos, piense en su red comunitaria local en sus esfuerzos de divulgación. Póngase en contacto con las empresas locales para pedirles ayuda para proporcionar algunos de los componentes del evento sin costo o a un costo reducido. Por ejemplo, considere solicitar donaciones para los siguientes artículos:

• Alquiler de sillas
• Alquiler de carpas
• Decoraciones
• Alimentos y catering
• Música o DJ
• Señalización

Los supermercados locales pueden donar agua embotellada para invitados. Una impresora local puede donar la señalización. A cambio de un cierto nivel de participación, ofrezca la publicidad del negocio o del vendedor en forma de una lista de las empresas en materiales impresos o señalización en el evento.

Los beneficios de este alcance comunitario son muchos. Su organización recibe materiales o servicios sin costo oa un costo reducido, lo que ayuda a reducir sus gastos. Esas empresas locales se convierten en parte de su red, y su apoyo promoverá su evento a sus clientes.

Póngase en contacto con otros grupos de beneficencia para obtener ayuda, como organizaciones juveniles locales, grupos de exploración o clubes de servicio comunitario en las escuelas locales. Pueden ofrecer asistencia con la configuración, la limpieza, la distribución de artículos en el evento y más.

6. Crear un Comité Anfitrión

Por lo general, los eventos de recaudación de fondos tienen un comité anfitrión. Estos miembros del comité deben estar comprometidos con la causa y el evento, y ser grandes donantes que alentarán a otros a contribuir con sus recursos también. Los líderes empresariales y las celebridades locales a menudo sirven en los comités anfitriones. Su papel no es uno de planificación de eventos; en cambio, es para ayudarlo a alcanzar sus metas de recaudación de fondos.

7. Publicidad del evento

Una vez que se establece la fecha del evento y se selecciona la audiencia objetivo, es hora de trabajar en la publicidad del evento. Desarrolle un plan de relaciones públicas / mercadotecnia para el evento de recaudación de fondos, uno que esté separado de su plan de eventos de recaudación de fondos. Incluya una línea de tiempo para hacer anuncios y enviar materiales, así como los métodos disponibles para la distribución. Esto puede incluir:

• Invitaciones de correo para el evento
• Campaña de marketing de correo directo
• Reuniones sociales con representantes del comité de host
• Presencia en línea (sitio web de la organización, Facebook, Twitter, etc.)
• Directo alcance a la red de recaudación de fondos de la organización
• Alcance comunitario local
• Periódicos locales y publicaciones en línea
• Negocio del comité organizador y red social

Haga de su campaña publicitaria una prioridad. Sin un marketing efectivo, el evento en sí, así como la causa benéfica, pasarán desapercibidos y no se alcanzará el objetivo de recaudación de fondos.

8. Formato para ventas de boletos

Como parte de su plan de eventos de recaudación de fondos, incluya un método para la venta y distribución de boletos. Decida cómo se venderán los boletos, cuándo se venderán y si se distribuirán antes del evento o si estarán disponibles para ser recogidos en la puerta del evento.Determine si habrá un cargo de boleto fijo para el evento o diferentes niveles de contribución, como un precio diferente para acceder al área V. I. P. o una recepción especial.

Además, cree un método para organizar la venta de entradas, así como también cómo la información personal de aquellos que compran boletos se agregará a su lista de contactos de recaudación de fondos. Esta información de contacto es una parte valiosa de sus futuros esfuerzos de marketing.

9. No olvide decir "Gracias"

No cometa el costoso error de no agradecer a los contribuyentes de su evento, patrocinadores del evento y voluntarios. Tómese el tiempo para enviar notas personales a todas las personas que participen en su evento de recaudación de fondos. Agradezca a la empresa de catering por su participación en el patrocinio del evento y por proporcionar alimentos estelares. Agradezca a los voluntarios scouts por su tiempo y energía para ayudar a preparar las tiendas. Agradezca a los vendedores que proporcionaron alquileres muy necesarios con un descuento. Entiendes la idea.