HR Prácticas recomendadas para comunicar beneficios Usar el correo electrónico

Vivimos en un mundo moderno en el que la información se expande alrededor del mundo de una persona a otra en cuestión de segundos. El correo electrónico (correo electrónico), los mensajes de texto y las reuniones virtuales han reemplazado las comunicaciones telefónicas y de correo postal en la mayoría de las compañías. Incluso el departamento de recursos humanos es más propenso a enviar un correo electrónico rápido para transmitir una actualización importante a varias personas a la vez debido a su eficiencia.

Un estudio reciente de Adobe indica que la generación del milenio, el gran grupo de empleados en el lugar de trabajo ahora, prefiere las comunicaciones por correo electrónico. Por lo tanto, es imprescindible contar con un plan para comunicar actualizaciones importantes de beneficios para empleados.

5 formas de obtener más de los beneficios Comunicación con el correo electrónico

Todavía existen algunas reglas firmes que se aplican cuando se envía información de beneficios para empleados por correo electrónico y otras formas de comunicación digital. Estas reglas están diseñadas para lograr dos cosas:

• Garantizar la seguridad de la información de salud personal (PHI) de cualquier persona involucrada
• Proporcionar una comunicación clara sobre los beneficios de los empleados para el lector final

Para ayudar a su equipo de Recursos Humanos a usar efectivamente el correo electrónico datos de beneficios de comunicación, aquí hay algunas mejores prácticas para implementar ahora.

# 1 - Sepa específicamente qué quiere comunicar por correo electrónico

Uno de los principales objetivos de comunicar los beneficios por correo electrónico es difundir la información a muchas personas a la vez sin sacrificar mucho tiempo .

Sin embargo, es importante entender qué es exactamente lo que necesita para comunicarse por correo electrónico. Recuerde que los destinatarios del correo electrónico probablemente pasarán unos 10 segundos o menos leyéndolo. Haga que esto cuente creando una campaña enfocada que se oriente hacia un mensaje en particular. Mantenga la información concisa y limitada a una idea central.

Si tiene más que cubrir, envíelo en un correo electrónico de seguimiento para que la gente se tome el tiempo de leerlo. Además, antes de enviar un correo electrónico, comprenda si el mensaje se envía mejor por correo electrónico o si se necesita algún otro formato. Algunas personas responden mejor a otras formas de comunicación.

# 2: use la etiqueta y la gramática del correo electrónico

Debe ser evidente, pero como experto en comunicación de beneficios, siempre debe usar la mejor etiqueta posible de gramática y correo electrónico. Use una atractiva línea de correo electrónico. Use una copia oculta al enviar el correo electrónico a una gran cantidad de empleados a la vez, para proteger las direcciones de correo electrónico personales. Comience con un formato simple para su correo electrónico que incluya un saludo, una breve oración introductoria, detalles de respaldo y una oración de finalización que incluya un llamado a la acción (si es necesario). Use negrita para fechas límite o fechas, e incluya la URL completa de todos los enlaces de inscripción porque algunos proveedores de correo electrónico no traducirán esto bien a los destinatarios.Los archivos adjuntos pueden terminar en spam, así que úselos con moderación. Brinde a los empleados la información pertinente a lo que dice el mensaje de correo electrónico.

# 3: agregue otro nivel de comunicación al esfuerzo

Tenga en cuenta que los correos electrónicos son ignorados en gran medida por los consumidores, debido a la gran cantidad de ellos que recibe diariamente en millones de bandejas de entrada diariamente.

Además, comprenda que las personas a menudo necesitan escuchar un mensaje en varios formatos diferentes y varias veces antes de actuar sobre ellos. Como comunicador de beneficios, querrá utilizar múltiples formas de comunicación para transmitir mensajes importantes a los empleados. Piense en su estrategia de comunicación como que tiene múltiples capas. Videos, materiales escritos, tarjetas postales y otros medios pueden llegar a los empleados. Haga que todas las comunicaciones sean accesibles para quienes puedan tener impedimentos o barreras idiomáticas.

# 4: Proporcione imágenes visuales fáciles de leer para respaldar su mensaje

Además de las comunicaciones digitales que emite, asegúrese de promocionar importantes eventos de beneficios y fechas límite con imágenes de marketing in situ. Por ejemplo, si se acerca la inscripción abierta, comience a colocar carteles en las áreas donde los empleados puedan verlos que hablan sobre este momento.

Otro ejemplo podría ser la promoción del programa de bienestar corporativo con carteles y folletos que hablan de estilos de vida saludables. La conciencia continua y la educación de los beneficios mediante el uso de elementos visuales y herramientas de marketing, como carteles, folletos e información de video, es lo que hace que la comunicación sobre beneficios sea más efectiva. Centre la comercialización en torno a las necesidades de los empleados, sus preocupaciones de salud y el valor de los beneficios que ofrece la empresa.

# 5: brinde a los empleados toda la información que necesitan para obtener más asistencia.

Uno de los problemas que se presentan en los correos electrónicos de beneficios es que la persona crítica que lo envía deja involuntariamente información crítica. Omitir información de contacto, números de teléfono de beneficios y un enlace para encontrar más detalles sobre planes de beneficios o tarifas nunca es una buena idea. Asegúrese de probar el correo electrónico y pensar en leerlo desde la perspectiva del lector. Por lo menos, asegúrese de incluir información sobre a quién contactar con preguntas de beneficios y una dirección de sitio web donde los lectores pueden obtener más información.

La comunicación de beneficios es uno de los muchos factores que un mensaje de correo electrónico puede servir, pero sea prudente antes de apoyarse en este tipo de mensajes todo el tiempo. Combine todo y utilice los consejos anteriores para aprovechar al máximo sus esfuerzos de comunicación de beneficios para empleados.

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