Cómo escribir una carta de recomendación

Una carta de recomendación desempeña un papel específico en el mundo de los recursos humanos y el empleo. Ocasionalmente se necesita, pero nunca se prefiere. Los empleadores prefieren hablar directamente con los ex supervisores de sus posibles empleados. Sin embargo, los empleadores se dan cuenta de que la comunicación directa no siempre es posible, de ahí la importancia de la carta de recomendación.

Los empleados pierden la noción de los supervisores cuando se mudan, cambian de trabajo o se jubilan.

Las empresas se mueven y cierran o se fusionan o adquieren. Los departamentos de Recursos Humanos pierden registros.

Incluso los empleados que se esfuerzan por mantenerse en contacto con un supervisor anterior como posible referencia y preparan sus referencias para un control de referencia, pueden perder la pista de sus seguidores a lo largo del tiempo. En uno de mis esfuerzos por obtener referencias sobre un posible empleado, encontré que una empresa se había quedado sin negocio, un supervisor se mudó a lugares desconocidos y un supervisor que había fallecido. Afortunadamente, una de las tres compañías tenía una oficina de recursos humanos que tenía un registro del empleado y pudo confirmar detalles de empleo, pero nada más.

He mezclado emociones sobre una carta de recomendación. Como indico en Cómo responder a una solicitud de verificación de referencia , una carta de recomendación dura para siempre y su contenido puede no aplicarse años después de que se escribe la carta de recomendación. Pero, una carta de recomendación es un regalo potencial para un empleado valioso.

Una carta de recomendación puede salvar el día. Escrito en papel de carta de la compañía, con una dirección y un teléfono claramente impresos, la carta de recomendación proporciona un incentivo a veces necesario para las credenciales de un solicitante. Como empleador, especialmente si anticipa cambios, como los que acabo de describir, en su situación comercial, haga un favor a sus empleados salientes.

Proporcione al empleado una carta de recomendación.

Escribir una carta de recomendación

Una carta de recomendación puede durar para siempre y es una instantánea del desempeño de un empleado en un momento determinado. En consecuencia, piense y tenga cuidado de cómo escribe una carta de recomendación y de la información que transmite su carta de recomendación. Siga la política de su compañía con respecto a una carta de recomendación, si existe una política.

En cualquier caso, solicite a su departamento de Recursos Humanos que revise su carta de recomendación para asegurarse de que está protegiendo los intereses de su empresa y los mejores. Escriba una carta de recomendación del empleado siguiendo estas pautas.

• Proporcione la carta de recomendación en los artículos de escritorio originales de la empresa con la dirección impresa, el teléfono y la información de contacto adicional en un formato estándar de carta comercial. Puede proporcionarle al empleado varias copias de la carta de recomendación en un sobre de papelería.(Esto puede desalentar la mala práctica de fotocopiar repetidamente una carta de recomendación, para siempre.)
• Dirija la carta de recomendación al empleador específico que está solicitando la carta de recomendación, oa quien el empleado planea enviar, la carta de recomendación. Si la carta de recomendación es genérica, dirija la carta a: "A quien corresponda".
• Firme la carta de recomendación con tinta e incluya su nombre, cargo, extensión telefónica y dirección de correo electrónico.
• Comience con: Esta es una carta de recomendación para: Nombre del empleado.
• Describa su relación con el empleado, el título de trabajo del empleado y el trabajo del empleado. Por ejemplo, "Yo era el supervisor de Mark cuando trabajaba como operador experto de máquinas comerciales en el Departamento de Tornos de Alcon Tool. "
• Para los componentes principales de la carta de recomendación, describa las responsabilidades clave del trabajo del empleado. Por ejemplo, "las principales responsabilidades de Mark fueron operar x máquina; mantenimiento de herramientas y equipos de la empresa; creando un área de trabajo segura y bien cuidada; resolución de problemas de calidad, máquina y rendimiento; sirviendo como el líder del equipo del turno de día; apoyándome como supervisor sustituto en mi ausencia; y sirviendo como jefe del equipo de participación de los empleados.
• Luego, en el cuerpo de la carta de recomendación, presente su evaluación general de la contribución y el valor del empleado. La declaración debe reflejar que la evaluación es para el desempeño de Mark en un momento determinado. Por ejemplo, "Mark era un empleado valioso que contribuyó muy por encima de la norma cuando trabajaba en mi departamento. Esto es evidente y fue reconocido por su asignación a los roles de liderazgo. "
• Explique por qué Mark dejó su empleo en la carta de recomendación si las razones son de apoyo para la próxima oportunidad laboral de Mark. Por ejemplo, "Mark dejó a Alcon Tool para aceptar el puesto de supervisor en otra compañía. Un trabajo de supervisor no habría estado disponible aquí durante varios años. "
• Completa la carta de recomendación con una nota positiva. Por ejemplo, "lamentamos ver a Mark irse, pero le deseamos todo lo mejor en su nuevo trabajo como supervisor. "
• Por último, indique que el empleador potencial puede contactarlo si necesita información adicional. Firme y complete la carta de recomendación.

Estos son los componentes apropiados de una carta de recomendación del empleado.

Lo que no debe escribirse en una carta de recomendación

Hay ciertas precauciones antes de escribirle a un empleado una carta de recomendación. Cuando escriba una carta de recomendación, no haga declaraciones de este tipo. No:

• proporcione detalles que puede que no sepa con certeza si estaban fuera de los límites del empleo del empleado en su empresa. Por ejemplo, no nombre la compañía para la que cree que el empleado se fue a trabajar. Es posible que no sepa si el empleado alguna vez estuvo empleado allí. Mark te dijo que había aceptado un trabajo como supervisor. Su carta de recomendación no debe proporcionar información potencialmente conflictiva que pueda causar problemas posteriores al empleado en su búsqueda de trabajo.
• Predecir el futuro. El único rendimiento que puede destacar es el rendimiento que experimentó mientras el empleado trabajaba para usted. Cualquier otra cosa es mirar la bola de cristal e inapropiado para una carta de recomendación. Esto es inapropiado: "Estoy seguro de que recibirá el mismo rendimiento ejemplar de Mark que cuando trabajé para Alcon Tool. " Los tiempos cambian; vidas cambian; eventos impredecibles ocurren. Para usted o un posible empleador dentro de diez años, esto no se puede verificar.
• Proporcione información personal personal, protegida o confidencial de cualquier tipo , como salario, número de seguro social, raza, religión, estado civil, composición familiar, problemas médicos o edad. (Una carta de recomendación real que recibí una vez dijo que el supervisor estaba seguro de que Betty mejoraría su asistencia y sería una excelente empleada ahora que su divorcio era definitivo, que sus problemas de cuidado infantil habían sido resueltos y que su ex esposo se había mudado fuera del estado Estoy seguro de que el supervisor se refirió a esta recomendación de manera positiva.)
• Proporcione cualquier información que no sea real que pueda informar directamente, con experiencia personal.

Una copia de la carta de recomendación, después de una revisión por parte de Recursos Humanos, debe colocarse en el archivo de personal del empleado.

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