Cómo organizar un evento para el éxito

Ha planificado, organizado y atendido hasta el último detalle de su próximo evento y ahora es hora del espectáculo. ¿Estás listo? Si no ha seleccionado el personal adecuado para su evento, la respuesta a esa pregunta es no. Saber cómo organizar un evento es un paso importante, aunque a veces pasado por alto, en el proceso de planificación del evento. Por lo tanto, antes de llegar demasiado lejos, asegure el personal del evento que mejor se adapte a sus necesidades.

No solo serán la ayuda adicional que necesita; también serán las personas con las que sus invitados entren en contacto y esa interacción puede ayudar o perjudicar el éxito de su evento.

¿Qué personal de eventos necesita?

La respuesta a esta pregunta depende de varios factores diferentes:

1. El número de invitados que está esperando
2. La duración del evento
3. El público
4. El alcance general de su evento forma parte de su decisiones de personal.

El personal puede incluir:

1. asistentes de estacionamiento
2. agentes de registro de registro
3. servidores de alimentos
4. inspectores de escudo
5. representantes de información del cliente.

Para eventos a gran escala, puede necesitar personal de eventos para:

1. Supervisar la configuración de la cabina de exhibición
2. Saludar y ayudar a los oradores invitados
3. Manejar la mesa y los asientos y
4. Tienden a los equipos audiovisuales.

Si su evento es para una organización, puede tener empleados de la empresa o voluntarios del evento disponibles que puedan asumir algunas de las responsabilidades del personal. Es posible que el lugar del evento o los proveedores que haya contratado brinden otra asistencia, como la restauración.

Analice cada aspecto de su evento de principio a fin para determinar sus necesidades de personal. Tenga en cuenta que surgirán problemas y que no podrá apagar personalmente cada incendio y atender cada detalle. Contratar personal adecuado para cubrir todos los servicios que se brindan.

El personal del evento puede organizar o interrumpir su evento

Todo el personal del evento que trabaje en su evento es similar a los representantes del servicio de atención al cliente.

Si un cliente tiene una mala experiencia con el servicio al cliente, es posible que nunca regrese a esa empresa. De manera similar, una interacción negativa con un empleado del evento puede manchar lo que de otra manera sería una experiencia positiva. No pongas el éxito de tu evento en manos de personal de eventos inexperto. Haga un presupuesto para el personal apropiado y asegure su disponibilidad con semanas de anticipación para que no se quede con … bueno, las sobras. Contrate el mejor personal para eventos posible.

Eduque al personal de su evento

Incluso el personal de eventos más experimentado y calificado necesita instrucción. Proporcione los antecedentes de su empresa, el propósito del evento, quiénes son los invitados, los problemas potenciales que debe vigilar y analice sus expectativas. Un personal de eventos bien informado puede responder preguntas de manera profesional y ayudar de manera efectiva a sus invitados.Designe a una persona de contacto para el personal de eventos contratado e indique la mejor manera de comunicarse con ellos si tienen preguntas o si necesitan ayuda. Si el personal de su evento está a bordo con su misión y objetivo, es más probable que puedan ayudarlo a lograrlo.

Considere su propio conjunto de manos extra

Puede tomar muchas manos, o al menos más que su par de manos, para ejecutar un evento exitoso.

Incluso si ya ha contratado empresas de catering, una floristería, agentes de boletos y asistentes de aparcacoches, no pase por alto sus propias necesidades. Usted es la persona principal a cargo de este evento e, inevitablemente, los involucrados buscarán que responda personalmente sus preguntas y aborde sus inquietudes. Contrate a un asistente profesional y competente para que actúe como su persona "directa". Tener un individuo informado a su lado para tomar cualquier cantidad de pequeñas tareas de su plato será dinero bien gastado.