Evento Guía de registro: soluciones para el éxito

Los avances en la tecnología han tenido un impacto significativo en la planificación de eventos y el registro de eventos en particular. Atrás quedaron los días de las invitaciones de papel que llegan en un sobre con un sello. El registro en línea es cada vez más común para cada tipo de evento, desde seminarios de negocios y conferencias anuales hasta fiestas de cumpleaños y fiestas familiares. Si bien este proceso en línea puede parecer simple, aún requiere trabajo.

Afortunadamente para los planificadores de eventos, hay numerosas herramientas disponibles para ayudar con el registro de eventos. Las opciones incluyen plataformas simples que abordan los aspectos básicos del registro de eventos y aquellas que son más avanzadas y ofrecen aplicaciones multifuncionales. Algunos programas de registro de eventos procesan pagos de eventos. Algunos también proporcionan reembolsos automáticos si se cancela un registro. Otros paquetes crean etiquetas de nombre de registrante. Las herramientas de registro de eventos también pueden permitir la integración con un sitio web de una conferencia o compañía, así como conectarse a sus plataformas de redes sociales.

Desafortunadamente, con tantas opciones, el proceso de selección de la herramienta de registro de eventos para su empresa puede ser abrumador, por decir lo menos. Aquí hay una guía fácil de seguir para seleccionar las herramientas de registro de eventos que mejor sirvan a su negocio de planificación de eventos.

Elección del software de registro de eventos: ¿Por dónde empezar?

Al seleccionar las herramientas de registro de eventos, lo mejor es comenzar por determinar sus necesidades y deseos.

Reflexiona sobre tus prioridades de registro y tu negocio de planificación de eventos. Hágase estas preguntas:

• ¿Son simples sus necesidades y solo requieren el procesamiento de registros y pagos?
• ¿Ofreces varias sesiones dentro del evento principal que requieren registros adicionales?
• ¿Necesita gestionar las reservas de hotel o los arreglos de viaje?
• ¿Estás apoyando un sitio web de la conferencia?
• ¿Ofrecerá etiquetas de identificación, coordinará requisitos audiovisuales o organizará sesiones especiales de extracción?
• ¿Administras más de un evento simultáneamente?
• ¿Su evento es una ocurrencia anual o un evento de una sola vez?

Las respuestas a estas preguntas lo ayudarán a encontrar el software de registro de eventos que mejor se adapte a sus necesidades.

Herramientas de registro de eventos

Con tantas opciones en el software de registro de eventos, es fácil quedar atrapado en las características llamativas y las herramientas más recientes, independientemente de si funcionan para su evento o si siquiera se utilizarán. No se deje engañar por lo último y lo mejor. En su lugar, haga una lista de las funciones que emplea actualmente en el proceso de registro de su evento y agregue las que desea incluir para optimizar el proceso. Algunas características disponibles son las siguientes:

• Registro en línea del evento
• Registro en el sitio del evento
• Registro del grupo de asistentes
• Autocomprobación del asistente
• Procesamiento de pagos del evento
• Administración e informes de asistentes > Creación y gestión de credenciales de asistentes
• Registro para sesiones individuales
• Desarrollo de formularios
• Gestión de habitaciones de hotel
• Gestión de marketing
• Redes sociales
• Encuestas y comentarios de eventos
• No todas las herramientas de registro de eventos son Costo

Muchas herramientas de registro de eventos ofrecen funciones estándar a un precio razonable, que son adecuadas para la gestión de eventos sencillos.

Estos programas incluyen formularios de registro básicos que se pueden vincular a su sitio web. Pueden recopilar información de registro, incluida la información de la tarjeta de crédito, para registrar y procesar los pagos con tarjeta de crédito. Además, las listas de registro de asistentes se pueden compilar o exportar. Dependiendo del tipo de eventos que planifiques y la frecuencia de los eventos, estas herramientas simples pueden ser una buena opción al proporcionar exactamente lo que necesitas sin atascarte con todo tipo de características adicionales que no te sirven.

Las herramientas de registro de eventos de múltiples facetas ofrecen capacidades adicionales

Si su trabajo de planificación de eventos lo tiene planeando conferencias grandes, entonces las herramientas de registro de eventos que ofrecen funcionalidad adicional más allá de lo básico pueden ser justo lo que necesita. Las soluciones incluyen aquellas que procesan el registro de eventos y combinan esa función con la capacidad de rastrear e informar varios detalles de un evento más grande y complejo.

Si los participantes del evento se registrarán para la conferencia y luego se registran para talleres específicos dentro de una sesión dada, hay herramientas para habilitar esa función.

Algunos programas de software permitirán el procesamiento de múltiples asistentes de una organización con una sola fuente de pago, además de ofrecer diferentes estructuras de precios basadas en descuentos grupales o tarifas de inscripción anticipada. Si necesita informes personalizados, busque un paquete de registro de eventos que genere informes automáticamente al compilar listas de asistencia basadas en talleres individuales u otros parámetros que seleccione. Las conferencias generalmente requieren etiquetas impresas, así que colóquelas en su lista de "debe tener" para que se puedan crear automáticamente como parte del proceso de registro de eventos y busque personalización para reflejar si el asistente está registrado para toda la conferencia, parte de la semana o solo un dia especifico

Herramientas para integrar el registro

Para aquellos planificadores de eventos que realizan numerosos eventos, la integración de los datos de registro en su base de datos existente puede ser una función crítica para su organización. Considere los métodos actuales para agregar registrantes a su base de datos e identificar áreas de mejora. Es importante pensar de diversas maneras que esta información se puede integrar con la información existente, como las personas que se han ofrecido como voluntarios o han donado. La mayoría de las aplicaciones de registro de eventos brindan la capacidad de exportar datos manualmente. Sin embargo, este método lleva mucho tiempo, ya que requiere la importación manual de la información en su base de datos una vez más. Explore los paquetes que pueden satisfacer no solo las demandas de registro de eventos sino también las necesidades de gestión de sus constituyentes.

Tome una prueba de manejo antes de comprar

Una vez que haya reducido su elección de software de registro de eventos, determine si ofrecen un período de prueba gratuito. Eso le dará la oportunidad no solo de probar las funciones, sino también de ver si tiene la funcionalidad que necesita y si es adecuada para su evento. También es una oportunidad para experimentar su nivel de servicio al cliente al responder sus preguntas o trabajar para resolver un problema que está teniendo.