Cómo ejecutar un evento de relaciones públicas exitoso igual que a los profesionales

Ya sea que esté planeando un evento corporativo, una recaudación de fondos nacional o planeando una fiesta para sus principales clientes, tener un evento de relaciones públicas exitoso ayuda a generar un aumento en el ROI para su negocio de gestión de eventos.

Siga estos 9 pasos para agregar a su lista de control de planificación de eventos para obtener consejos específicos y prácticos que puede usar hoy.

Cómo ejecutar un evento de relaciones públicas exitoso al igual que los profesionales

1) DEFINIR CLARAMENTE SUS OBJETIVOS: incluso antes de comenzar el proceso de planificación, es imprescindible comprender completamente lo que quiere lograr para garantizar un evento de relaciones públicas exitoso.

Podría ser un evento de medios para que la prensa tenga conocimiento de un nuevo producto o servicio disponible en el mercado o para aumentar la conciencia pública sobre su empresa o negocio.

Para organizar un evento de relaciones públicas exitoso, establezca su resultado esperado desde el principio. Asegúrese de que todas sus ideas de planificación de eventos estén diseñadas específicamente para sus objetivos cuidadosamente planificados.

2) PIENSE CON CUIDADO EN REACH - ¿Quién es su público objetivo y qué publicaciones leen? Asegúrese de dirigirse a los periodistas adecuados y no se olvide de considerar el uso de bloggers e incluso vloggers (video bloggers) para generar exposición en línea para su evento de relaciones públicas.

Recuerde que, para tener un evento de relaciones públicas exitoso, debe ser de interés periodístico. Considere por qué los medios quieren escribir sobre su evento, blog sobre él o incluso hacer un video para interesar a los visitantes del sitio.

3) OBTENER INFORMACIÓN - Uno de los principales objetivos de la organización de un evento de relaciones públicas exitoso es asegurarse de que su evento destaque entre los numerosos eventos de relaciones públicas a los que se invita a los periodistas.

Considere usar celebridades (incluso celebridades locales) para subir la apuesta y diferenciar su evento de relaciones públicas exitoso de otros que puedan estar sucediendo al mismo tiempo. Ya sea que su evento de relaciones públicas sea una demostración de un nuevo producto o tal vez el lanzamiento de una línea de ropa, debe brindarle a la prensa un motivo sólido para asistir a su evento en lugar de cualquier otro evento.

4) TOME CONSIDERABLEMENTE SU EVENTO DE PR: Junto con su factor WOW, asegúrese de tener un tema coherente que se ejecute en todo lo que haga con su evento de relaciones públicas. Esto debe incluir invitaciones, señalización (carteles), materiales de prensa y materiales de seguimiento, incluidos todos los materiales promocionales utilizados el día del evento.

El tema debe formar parte de su "visión" para su evento de relaciones públicas, que debe definirse claramente en las primeras etapas de planificación.

5) OBTENERLO DESDE EL COMIENZO: te guste o no, se te juzgará sobre los elementos básicos para planificar un evento de relaciones públicas exitoso. Envíe una invitación mal diseñada y poco inspiradora, ¡y se habrá disparado en el pie antes de comenzar!

Prepárese para gastar una cantidad decente en diseñar una invitación profesional e inspiradora.Asegúrese de atraer a sus asistentes con algo que capture su imaginación y los inspire a asistir a su evento de relaciones públicas.

6) HAGA SU TIEMPO CORRECTO - Hay ciertas épocas del año y fechas particulares que deben evitarse al planificar un evento de PR exitoso. Asegúrese de estar al tanto de las fechas clave, como ceremonias de premiación importantes, semanas de moda y otros eventos conflictivos a los que los medios podrían asistir con preferencia a su evento de relaciones públicas.

7) ESTABLECER UN PRESUPUESTO ADECUADO: ¿su presupuesto previsto es realista y preciso? Asegúrese de incluir todos los gastos posibles en su presupuesto junto con un poco de "margen de maniobra" para lo inesperado. Considere un fondo de contingencia de aproximadamente 10% para pecar de cauteloso.

Recuerde asignar fondos para el lugar, invitaciones, merchandising (accesorios), materiales de marketing y no olvide el costo de un fotógrafo profesional. Imágenes de alta calidad serán requeridas por los bloggers y la prensa para promover su causa de una manera profesional y atractiva.

8) EXPLOTAR MEDIOS SOCIALES: los canales de medios sociales como Facebook, Snapchat e Instagram son los vehículos ideales para difundir información sobre su evento de relaciones públicas. Son de fácil acceso e inmediato y tienen el potencial de hacer que su evento se vuelva viral.

Además de una página de Facebook para su evento, cree un hashtag memorable y simple para Twitter: ¡puede enviar su evento a tendencias y explotar su exposición!

9) RECUERDA HACER EL SEGUIMIENTO: es fundamental seguir a periodistas y otros asistentes después del evento. Una "bolsa de regalos" al final de su evento de relaciones públicas es una excelente manera de mostrar su agradecimiento por su asistencia.

Incluya un correo electrónico a un COMUNICADO DE PRENSA profesional que describa los factores de éxito del evento, junto con cualquier otro material informativo al que se pueda hacer referencia para ayudar a promover su causa aún más.

Estas son solo algunas de las ideas esenciales para planificar eventos de cómo realizar un evento de relaciones públicas exitoso al igual que los profesionales. Asegúrese de incorporarlos a su lista de control de planificación de eventos en el futuro para maximizar su ROI a largo plazo.