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Si estás en tu oficina ahora mismo, detén lo que estás haciendo y échale un vistazo. Específicamente, eche un vistazo a su escritorio. Ahora piensa en lo que ves. ¿Hay una gran cantidad de papeles en una esquina, documentos importantes como facturas, contratos y actualizaciones de proyectos?
Antes de ponerse a la defensiva; obtenemos todo el concepto de "caos organizado" que probablemente tenga en su escritorio. Todos esos documentos, los formularios LEED, los RFD, las aplicaciones y más, tienen un lugar al que pertenecen.
Todos deben ser gestionados antes de ser archivados. Algunos deben estar firmados, otros deben escanearse, y otros deben procesarse y enviarse a sus clientes.
Así que vamos a ir al grano: si su oficina es un desastre, está causando problemas. La buena noticia es: todavía hay esperanza para ti.
Soluciones para "Sobrecarga de documentos"
Si algo que hemos mencionado hasta ahora se aplica a usted, no se preocupe. Estás en buena compañía. Estos son problemas comunes entre los gerentes de construcción. Afortunadamente, hay un software de administración de la construcción disponible para usted que hace un excelente trabajo al resolver la gran mayoría de ellos.
Los buenos sistemas de administración de la construcción ofrecen una gran cantidad de opciones para la administración de documentos, y estas soluciones tienen varios propósitos útiles. Pueden ayudarlo a localizar formularios y documentos de manera rápida y fácil, lo que reduce la cantidad de tiempo que pasa llenando (lea: "buscando") toda su documentación.
El tiempo que ahorra puede usarse para aumentar su visibilidad con los clientes y concentrarse en la parte productiva real de su trabajo.
Es hora de organizarse
La característica más importante del software de administración de documentos es la capacidad de mantener sus archivos importantes organizados. Elimina la necesidad de hurgar a través de enormes archivadores o montones de papeles en su escritorio.
Simplemente conecte el documento que está buscando en el motor de búsqueda del software, y aparece casi al instante.
El software también puede ayudarlo a cargar archivos existentes, lo que le permite diferenciar fácilmente entre archivos anteriores que se encuentran físicamente en un archivador y los que ya se han agregado a su sistema de software. Con muchas aplicaciones, también puede acceder a documentos a través del almacenamiento en la nube, lo que le brinda acceso a sus archivos mientras viaja. La administración de documentos de construcción basados en la nube es una opción inteligente considerando su capacidad para ayudarlo a procesar documentos más rápido y con un mayor nivel de eficiencia.
Dos soluciones de software que hacen esto son Viewpoint y Aconex. Ambos se basan en sistemas de búsqueda similares al algoritmo de Google, lo que hace que el proceso de búsqueda sea muy rápido. Viewpoint se distingue por la capacidad de buscar e indexar correos electrónicos a través de Outlook que también están conectados a Vista.
Opciones colaborativas superiores
El software de administración de documentos de construcción facilita el trabajo con su equipo. Por ejemplo, la herramienta de gestión de la construcción de Procore permite a los administradores repartir permisos por usuario. Almacena versiones anteriores de sus archivos, pero también cuenta con protecciones que comparten consistentemente los mismos borradores de archivos para que los usuarios no cometan el error de editar las versiones incorrectas.
Mejor aún, funciona con la mayoría de las principales plataformas móviles y de escritorio, lo que es una buena noticia para las empresas que usan iPads y otras tabletas como parte de su sistema de gestión.
Economical Solutions
Las formas en que un buen software de gestión de documentos de construcción puede ahorrar dinero para su negocio son muchas. Los más obvios incluyen la drástica reducción en la necesidad de suministros como tóner, papel, fotocopias y unidades físicas de archivo. Incluso más que eso, puede ahorrar varios miles de dólares al año en costos de mano de obra. En el extremo inferior, muchas empresas, no solo la construcción, informan que han ahorrado miles de dólares simplemente sin tener que dedicar tiempo a las tareas de archivo.
El software de administración de documentos también ahorra tiempo (y finalmente dinero) en la búsqueda de documentos perdidos. Se estima que la recreación de documentos mal archivados o extraviados puede costar tanto como $ 250 cada uno.
¿Cuántas veces has luchado para encontrar documentos perdidos este año hasta ahora?
The Bottom Line
El software de administración de documentos de construcción le presenta una forma efectiva de ahorrar su dinero y tiempo para su negocio. Si no lo ha intentado, es el momento de dar el primer paso y verificar algunos de los recursos enumerados anteriormente.
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