Cómo ajustar correctamente las entradas de diario financiero

Los dos métodos para registrar la imagen financiera de una empresa son la contabilidad de efectivo y la contabilidad de ejercicio. Las empresas que usan el método de efectivo registran los gastos e ingresos cuando se paga o se recibe dinero. El método de efectivo es el más simple de los dos; funciona de manera similar a un talonario de cheques personal. El método de acumulación iguala los ingresos y los gastos al período correcto mediante el uso de asientos en el diario para registrar ciertas actividades.

Esto brinda una imagen más precisa de cómo está funcionando la empresa, pero también consume más tiempo. La preparación y publicación de entradas de diario es una de las actividades que se deben realizar cuando se utiliza el método de acumulación. Si las entradas del diario se pasan por alto o se preparan incorrectamente, la exactitud de los estados financieros puede verse gravemente afectada.

Tipos de entradas de diario

Hay muchas situaciones diferentes que pueden requerir una entrada de diario de ajuste. Sin embargo, la mayoría se puede clasificar en una de seis categorías.
1. Gastos acumulados registre los gastos en los que ha incurrido pero que no ha pagado. Ejemplos de gastos acumulados incluyen:

• Bienes o servicios que ha recibido pero para los cuales el vendedor aún no ha enviado una factura
• Facturas de servicios públicos, tales como electricidad, teléfono, servicio de Internet o agua
• Impuestos u otras anual pagos
• Nómina, si los empleados tienen horas trabajadas en un período que no se pagará hasta el siguiente período

• Créditos pendientes, como un crédito de proveedor para productos devueltos

2. Los gastos diferidos o prepagos reflejan los gastos que ha pagado por los servicios que aún no se han entregado. Por ejemplo, una compañía puede hacer los pagos del seguro en sus vehículos por un año por adelantado, o puede remitir pagos de arrendamiento trimestrales en su edificio.

3. Los ajustes de inventario son un tipo común de entrada de diario. Por lo general, las entradas de diario están preparadas para alinear el costo de los bienes vendidos con el número de unidades vendidas durante el período. La mayoría de las compañías registran todas las compras en una cuenta de inventario que aparece en el balance y luego preparan un asiento en el diario para transferir el costo de las unidades realmente vendidas en el período a una cuenta que aparece en el estado de resultados.
4. Las transacciones que no son en efectivo reflejan actividades que no tienen impacto en el efectivo de la compañía. Algunos ejemplos de estos tipos de entradas de diario incluyen la amortización y la depreciación, las reservas configuradas para registrar el inventario dañado en el almacén o para asignar costos entre ubicaciones o departamentos.
5. Los ingresos o ingresos acumulados reflejan las transacciones por las cuales ha entregado los bienes o servicios pero no ha recibido el pago. En la mayoría de las empresas, las cuentas por cobrar reflejarán la mayor parte de esta categoría.Sin embargo, los ingresos acumulados también podrían incluir otros elementos, como los intereses devengados en un período que el banco no publicará hasta el siguiente período.
6. Los ingresos diferidos reflejan los pagos recibidos por los cuales el trabajo o bienes no han sido entregados. Por ejemplo, un cliente puede pagar por adelantado un pedido personalizado que tardará dos meses en completarse.

La necesidad de ajustar las entradas de diario

El propósito principal de ajustar las entradas de diario es hacer coincidir los ingresos y los gastos en el período en el que ocurrieron. Los siguientes ejemplos pueden ayudar a demostrar cómo este principio de coincidencia puede entregar estados financieros que sean más precisos.
• Los gastos se reconocen en el período adecuado. Supongamos que una empresa compra un contrato de servicio por cinco años para cubrir el mantenimiento preventivo de su sistema de calefacción. El contrato cuesta $ 5,000, que el vendedor requiere que la compañía pague por adelantado. Según el método de efectivo, la compañía registraría los $ 5,000 enteros en un período, los gastos se exagerarían y las ganancias serían subestimadas. Según el método de acumulación, solo $ 1, 000 se registra como un gasto cada año.
• Los ingresos se reconocen en el período adecuado. La mano de obra, los materiales y los costos generales para proporcionar un producto o servicio al cliente se combinan con los ingresos.

Para ilustrar, supongamos que un cliente paga $ 500,000 por adelantado para que una compañía fabrique un producto de acuerdo con sus especificaciones. Llevará dos años completar el pedido. La compañía compra los materiales necesarios, paga a sus empleados y cubre las utilidades, soporte informático y otros costos. Bajo el método de efectivo, la compañía aparentemente recibió una ganancia inesperada cuando recibió los $ 500,000, pero durante dos años, exagerará sus gastos, haciendo parecer que la compañía no está ganando tanto como lo está o posiblemente mostrando que el la compañía está perdiendo dinero

Cómo hacer una entrada de diario de ajuste

Las entradas de diario requieren una comprensión de cómo funcionan los sistemas de contabilidad. Siempre tendrán un impacto en al menos dos cuentas, y los débitos y créditos serán netos a cero. Las siguientes entradas de diario de muestra pueden ser útiles.
1. Una empresa recibe un envío de suministros de oficina el último día del período contable, pero la factura del proveedor no ha llegado. De acuerdo con la orden de compra, la factura debe ser de $ 200. El asiento del diario debitaría la cuenta de suministros de oficina por un monto de $ 200 y los gastos devengados por el crédito por $ 200.
2. Un cliente realiza una compra de $ 500 y la carga en su cuenta. Ella tiene 30 días para remitir el pago. El asiento del diario mostraría un débito a las cuentas por cobrar de $ 500 y un crédito a los ingresos de $ 500.
3. Después de recibir un envío de 10,000 artículos y publicar el costo de $ 100,000 en la cuenta de inventario, una compañía vende 1, 000 de los artículos durante el período. El asiento del diario sería cargar a la cuenta de costo de ventas por el valor de 1, 000 artículos, que es $ 10, 000, y acreditar la cuenta de inventario por $ 10, 000.
Un área que a menudo causa confusión al preparar las entradas de diario es que algunas cuentas normalmente tienen un saldo acreedor y otras normalmente tienen un saldo deudor. El tipo de cuenta determina su saldo normal.
• Los activos generalmente tienen saldos deudores. Los activos incluyen efectivo, cuentas por cobrar e inventario.
• Contra-activos son cuentas de saldo de crédito. Ejemplos de contraactuales son las reservas para cancelaciones de inventario y las provisiones para cuentas por cobrar dudosas.
• Los pasivos normalmente tienen saldos de crédito. Los pasivos incluyen gastos acumulados e impuestos no pagados.
• Las cuentas de ingresos generalmente muestran saldos de crédito. Las cuentas de ingresos incluyen ventas, intereses ganados y otros ingresos.
• Los gastos normalmente tienen saldos deudores. Los gastos pueden incluir el costo de los bienes vendidos, los salarios, los gastos operativos y los gastos generales.

Para crear una entrada de diario, siga estos pasos.

1. Considere qué cuentas se verán afectadas. Habrá un mínimo de dos cuentas, pero la entrada del diario podría involucrar mucho más.
2. Considere el propósito de la entrada en el diario para ayudar a determinar qué cuentas deben acreditarse y cuáles deben cargarse. Por ejemplo, al acumular un pasivo, la cuenta de pasivo debe ser un crédito, por lo que la cuenta o cuentas de compensación deben cargarse.
3. Prepare una entrada escrita o escrita para documentar la entrada del diario. Asegúrese de que el total de todos los débitos sea igual al total de todos los créditos.
4. Publica entradas de diario según sea necesario. Las entradas del diario deben publicarse antes de cerrar los libros del período o presentar estados financieros a los inversores o prestamistas, pero también puede ser beneficioso publicarlos antes de tomar decisiones o compromisos financieros importantes.
Ajustar las entradas de diario puede ser bastante complejo. Inicialmente, pueden parecer desalentadores para quienes no están en la profesión contable. Con la práctica, sin embargo, se vuelven mucho más fáciles de preparar y requieren menos tiempo para completarse.